CCR industrialise sa gestion de projets avec Sciforma

Paris, le 31 octobre 2014 Le réassureur français a déployé Sciforma pour fiabiliser les processus de saisie des temps, de suivi budgétaire, de reporting et de prévision.

Structurer la gestion de projets en s’affranchissant d’Excel

Pour piloter en moyenne une cinquantaine de projets par an, CCR s’appuyait dans le passé sur une solution unique : MS Excel. Éprouvant des difficultés pour saisir les temps et les activités, et pour consolider les informations de différents projets afin de disposer d’une vision globale du portefeuille complet, la société recherchait une solution capable d’une part de gérer le suivi des activités de la Direction des systèmes d’information (DSI), d’autre part de piloter les dépenses, la facturation et le budget, et enfin d’assurer la diffusion de rapports qui aident le Comité de direction à réaliser ses arbitrages budgétaires, tout en disposant d’une vue instantanée sur les projets en cours.

« Si MS Excel nous a aidé pendant quelques années à gérer nos projets, nous avons été confrontés rapidement à ses limites, notamment en matière de consolidation. Chaque personne travaillant pour la DSI disposait de son propre fichier Excel qu’il fallait mettre à jour manuellement à chaque nouveau projet. Ces difficultés de consolidation limitait le reporting » témoigne Christophe Bouché, PMO et RSSI (c’est-à-dire responsable de la sécurité informatique) de CCR. « Parallèlement, il était difficile de vérifier avec Excel la cohérence des opérations de saisie et nous cherchions une solution proposant une fonction de vérification automatique. Au final, si nous gérions les heures et les temps passés assez précisément, nous n’avions pas de moyen de réaliser des prévisions et gérer nos budgets. »

Sciforma : facilité d’utilisation et rapidité de configuration

Après une étude des solutions du marché menée par des consultants externes, CCR en retient deux en short list. Si la première est au final jugée trop complexe et trop lourde par rapport à l’usage prévu, CCR fixe son choix sur l’offre de Sciforma : « Des deux solutions retenues répondant à notre cahier des charges, nous avons sélectionné Sciforma pour deux raisons majeures : sa facilité d’utilisation et sa rapidité de configuration. Avec une cinquantaine d’utilisateurs et environ le même nombre de projets, nos besoins étaient plutôt limités en termes de volumes. L’autre solution proposait une foule de fonctionnalités dont nous n’avions pas besoin (comme par exemple la refacturation). Après quelques tests sur des projets existants, nous avons pris conscience en outre qu’elle n’était pas suffisamment contraignante pour assurer la consolidation facilement. En revanche Sciforma pouvait nous aider à structurer nos processus tout en restant une solution légère et facile à prendre en main. Comme notre DSI avait, dans le passé, recouru à PSNext (l’ancêtre de Sciforma) avec succès, notre décision a coulé de source » précise Christophe Bouché.

Aujourd’hui, Sciforma est utilisé par 45 utilisateurs pour gérer une cinquantaine de projets et une soixantaine de ressources (personnes qui interviennent sur un projet mais n’utilisent pas forcément Sciforma pour saisir leurs temps). Au départ, la solution était exclusivement limitée au pilotage de projets informatiques : maintenance (projets reconduits chaque années) : réseau, messagerie, applications métiers, comptabilité etc. et nouvelles versions d’applications ou nouvelles applications (par exemple Solvabilité II). Les activités des personnels de maintenance sont gérées dans l’outil, mais sans granularité fine : les activités de support sont recensées, mais la gestion des tickets est assurée par une autre application. Certaines ressources ne saisissent pas leurs temps car font l’objet d’une contractualisation au forfait. Mais leurs projets sont tout de même référencés dans l’outil pour indiquer des besoins en compétences. Un module spécifique a fait l’objet d’un développement personnalisé pour gérer les dépenses (engagements et règlements). Il permet à l’équipe de vérifier que les budgets sont consommés dans les temps.

« Si la solution de Sciforma a été exclusivement utilisée dans le cadre de projets informatiques, une ouverture est actuellement en cours. Notre Direction des catastrophes naturelles et de la modélisation (études et recherches) avait besoin d’une solution pour gérer certains projets de modélisation des risques (inondation, tremblement de terre, terrorisme, etc.). Elle avait choisi une solution du marché, mais finalement la DSI va former ses collaborateurs à Sciforma qui offre un mode d’utilisation plus léger » explique Christophe Bouché.

En matière de gestion de portefeuilles de projets, Sciforma permet de gérer 3 dimensions des projets : d’une part la gestion budgétaire (généralement annuelle), d’autre part la discrimination maintenance/projet (« Run » et « Build ») et enfin, la gestion par service au sein de la DSI. Lorsque le projet est pluriannuel (par exemple : des opérations de maintenance récurrente), CCR a fait le choix de le recréer l’année suivante dans l’outil. D’autres possibilités sont offertes par l’outil, mais elles ne correspondaient pas au contexte de CCR.

Un suivi d’activités simple et efficace

Selon Christophe Bouché, la mise en œuvre de Sciforma a permis de structurer en douceur la gestion de projets au sein de CCR : « Nous disposons aujourd’hui de la possibilité de suivre les activités et la saisie des temps des personnels de la DSI ou des ressources qui travaillent pour elle, de manière simple et légère, mais surtout efficace. Nous éditons aisément des états réguliers sur le suivi des projets, le suivi budgétaire et l’affectation des ressources, qui nous aident à contrôler la bonne marche des projets et leur incidence sur notre gestion du personnel » affirme Christophe Bouché.

« Parallèlement, nous avons organisé le suivi des engagements financiers contractuels et la facturation au regard des budgets prévus ("reforecast") » poursuit Christophe Bouché. « Il est désormais facile de consolider l’ensemble de nos chiffres : tous les chefs de service ont ainsi une vision précise des charges et budgets de leurs projets, tout en gardant un œil sur l’état d’avancement et de la consommation de la charge sur les projets. Enfin, nous organisons avec beaucoup plus de facilité qu’auparavant la ventilation des charges des prestataires. »

Au final, CCR dispose désormais de tous les éléments pour fiabiliser sa gouvernance globale des projets : « Nous nous appuyons maintenant sur des indicateurs pérennes qui nous permettent de comparer les contrats d’une année sur l’autre. Le reporting nous aide à améliorer le processus budgétaire et les prévisions de consommation, ce qui nous offre une bonne visibilité sur ce que nous pouvons faire ou ne pas faire. Enfin, Sciforma nous offre une fonction de consolidation instantanée, ce qui nous change de la situation antérieure où nous devions construire de nombreux diagrammes de Gantt pour disposer d’une vision globale de nos projets. A la clé, nous gagnons en productivité, en fiabilité et en visibilité » conclut Christophe Bouché.

CCR en bref :

CCR (Caisse centrale de réassurance) est une entreprise de réassurance, chargée de concevoir, mettre en œuvre et gérer des instruments performants répondant à des besoins de couverture de risques exceptionnels, au service de ses clients et de l’intérêt général. Créée en 1946, elle figure actuellement parmi les 25 premiers réassureurs mondiaux. Société anonyme au capital de 60 millions d'euros, détenue par l'État français, elle emploie 274 personnes. En 2013, elle a réalisé un chiffre d'affaires de 1 256 millions d'euros et un résultat net de 192 millions d'euros. L'entreprise a son siège social à Paris et deux succursales au Canada et au Liban. CCR présente la particularité de proposer, avec la garantie de l’Etat, des couvertures parfois illimitées pour des branches spécifiques au marché français. Ces activités représentent actuellement 67% de son chiffre d'affaires.
http://www.ccr.fr