Faurecia optimise la collaboration de ses équipes et la gestion de projets à travers le monde grâce à Sciforma et à sa solution PSNext

Paris, le 12 septembre 2014 Sciforma, l'un des leaders mondiaux de l'édition de solutions de gestion de projets, annonce aujourd'hui que la division Systèmes d'Intérieur de Faurecia, acteur incontournable du marché de l'équipement automobile, utilise sa solution PSNext pour la gestion de ses projets et l'optimisation de l'utilisation de ressources à travers le monde. La division "Systèmes d'Intérieur", qui regroupe 21.000 collaborateurs et compte pour 22% du chiffre d'affaires de Faurecia, a depuis 2009 standardisé l'ensemble de ses projets et repensé toute son organisation autour de la plate-forme de l'éditeur.

Une transformation nécessaire pour survivre à la crise et conserver son leadership face à la concurrence

La crise économique et financière survenue à l'automne 2008 a ébranlé tout particulièrement le secteur automobile, déjà secoué par la mondialisation grandissante. Afin de survivre à cette période de trouble économique et de s'adapter à l'évolution du secteur, la division Systèmes d'Intérieur (qui conçoit et fabrique l'ensemble de l'habitacle des véhicules à l'exception des sièges) de Faurecia a lancé un programme afin d'améliorer de façon notable la gestion et l'organisation de projets.

"Les équipes projet de Faurecia et plus particulièrement celles de la division Systèmes d'Intérieur sont réparties aux quatre coins du globe. Les profonds changements qu'a subi le secteur automobile font qu'aujourd‘hui, une voiture destiné au marché européen peut aujourd'hui tout à fait être conçue sur un autre continent, avec les conséquences logistiques et humaines que cela implique. Jusqu'à la crise, nous n'avions pas réellement de base solide et unifiée nous permettant d'optimiser réellement la gestion des coûts, des plannings, des ressources et la collaboration de nos équipes réparties dans le monde entier. La nécessité d'acquérir un outil de gestion de projet était devenue évidente, à tel point que la direction des programmes qui chapeaute notre activité en avait fait un objectif stratégique de développement." déclare David Duval, Senior Program Manager chez Faurecia, en charge du Projet PSNext.

Faurecia a étudié les différentes offres du marché et a arrêté son choix sur PSNext, la plate-forme éditée par Sciforma, et s'est attaché les services de l'intégrateur ASI qui connaissait parfaitement la solution pour l'accompagner dans cette mutation.

"Nous avons fait le choix de PSNext pour plusieurs raisons même si notre business driver essentiel était le temps. Il nous fallait nous adapter rapidement aux exigences nouvelles de nos clients en raison de l'effondrement du marché qui s'est accéléré avec la crise économique de 2008. Sur la base de notre cahier des charges, PSNext apparaissait comme la solution la plus simple et la plus rapide à implémenter tout en ayant la richesse fonctionnelle et la flexibilité permettant d'envisager son déploiement à grande échelle en s'assurant un fort niveau de satisfaction et d'adoption par les utilisateurs." ajoute David Duval.

Une implémentation où la prise en compte des besoins des utilisateurs fonctionnels a été centrale

Après un Proof-of-Concept concluant proposé conjointement par ASI et Sciforma, Faurecia a procédé par itérations successives en incluant petit à petit de nouveaux scénarios possibles, afin de personnaliser l'outil aux besoins de l'ensemble de ses utilisateurs. Le top management de la division a surveillé de près l'avancée du projet et a veillé à ce que les besoins des fonctionnels soient entendus, puisque la bonne santé de la division passait par la réussite et l'acceptation de PSNext par les utilisateurs finaux. La direction des programmes a d'ailleurs insisté pour que PSNext soit déployé par des anciens opérationnels (et pas une décision provenant uniquement du service IT) afin de s'assurer du succès de l'opération.

"La force d'ASI a été de savoir se mettre à la place de l'utilisateur final. Les processus internes ont été bien assimilés grâce à de nombreux workshops et que nous avons mis en place. Ils ont permis à l'intégrateur de comprendre tous nos besoins en interne pour parvenir à une meilleure collaboration et synchronisation des forces vives de Faurecia quelque soit leur situation géographique. La parfaite corrélation entre la compréhension de nos besoins, les compétences de l'intégrateur et la performance de l'outil a probablement été l'un des principaux facteurs clés de succès du projet." complète David Duval.

Après le POC, la formation des premières équipes sur l'outil a débuté en juillet 2009. Le projet a réellement démarré trois mois plus tard, pour s'achever en février 2010, date à laquelle a été livrée la version finale. S'en est suivi une phase de tests pilotes de deux à trois mois avec un projet témoin mené dans chaque région du monde, permettant d'intégrer au fur et à mesure les commentaires et les modifications souhaitées par les équipes à travers le globe inhérentes à leurs différences d'habitude de travail. La difficulté résidait toutefois dans le fait d'intégrer en restant dans le cadre d'un contexte de standardisation au niveau mondial, avec le besoin de renforcer la culture globale d'entreprise, élément indispensable à la bonne marche d'une structure par essence pluri-culturelle comme Faurecia. Parfaitement fonctionnel depuis juillet 2010, PSNext compte aujourd'hui plus de 1500 utilisateurs formés en interne au sein de la division Systèmes d'Intérieur de Faurecia.

Une conduite du changement nécessaire et menée en parfaite harmonie avec le top management

Bien évidemment, un projet d'une telle envergure a du s'accompagner d'une politique de conduite du changement menée à tous les étages, et sous le regard attentif du top management. La plupart des utilisateurs, qui ne "planifiaient" ses tâches que via un tableur Excel ont été satisfaits de voir un outil simple et efficace permettant d'organiser leurs tâches quotidiennes. La conduite du changement a été menée par un comité de pilotage comprenant le DSI Groupe et le Vice-Président des Programmes de la division qui communiquaient avec des utilisateurs clés sur le terrain (1 par région) pour permettre une bonne communication autour des avancées du projet dans les différentes zones géographiques, et faire remonter les éventuels problèmes.

"Aujourd'hui, le projet est supervisé par une équipe de quatre personnes à laquelle il convient d'ajouter plusieurs relais sur le terrain qui prêchent la bonne parole au niveau local et qui nous font part des éventuels besoins dans telle ou telle zone. PSNext est toujours supervisé en Europe et l'intégration des attentes des fonctionnelles dans l'outil demeure toujours une priorité un an après que le projet soit devenu le standard de la business unit." ajoute Laurent Labbe, administrateur de la solution PSNext et en charge de l'amélioration continue du logiciel chez Faurecia Systèmes d'Intérieur.

Plusieurs modules de PSNext sont aujourd'hui utilisés : les fonctionnalités de planification, de collaboration, de reporting, de gestion et planification des ressources, mais aussi la gestion des conflits. Aujourd'hui, un conflit qui n'est pas rentré dans l'outil n'a pas d'existence concrète au sein de la structure. PSNext a aussi permis de moderniser les processus de gestion de projet existants tout en les rendant plus clairs en implémentant directement leur périmètre méthodologique dans l‘outil. La planification des heures dépensées sur chaque projet dans le monde est elle en cours d'intégration.

Des bénéfices tangibles en termes d'organisation, de réactivité et de transparence

L'intégration de PSNext au sein de Faurecia Systèmes d'Intérieur est aujourd'hui un succès. Un nombre grandissant d'utilisateurs s'en sert de façon naturelle et systématique, la plus-value de l'outil en termes de standardisation, de coordination, de collaboration et de centralisation des informations importantes étant désormais évidente pour une grande majorité d'entre eux. La gestion des conflits est également un outil très apprécié en interne, car il permet de faire remonter facilement les problèmes jusqu'à la direction de la division. Outre ces bénéfices pour les fonctionnels, c'est toute la business unit Systèmes d'Intérieur qui profite de PSNext.

"Faurecia s'est sorti avec les honneurs de la crise, a pu décrocher plusieurs gros nouveaux contrats en 2010, et PSNext y a contribué. Grâce à l'outil de Sciforma et son adéquation à nos besoins, nous sommes plus réactifs et plus flexibles face à un client qui nous annoncerait le lancement d'un nouveau modèle. Les managers ont une meilleure lisibilité des éventuels soucis rencontrés par leurs équipes. Les budgets sont plus transparents, et la répartition des équipes sur les différents sites pour coller au mieux aux attentes de nos clients plus simple à appréhender. PSNext a permis de moderniser la façon dont Faurecia considérait une opportunité commerciale et un projet client en rendant la division plus réactive malgré sa taille conséquente." ajoute Laurent Labbe.

S'il reste encore aujourd'hui un travail d'accompagnement auprès des opérationnels afin de faire de la planification un réflexe individuel et collectif, la division Systèmes d'Intérieur de Faurecia aurait aujourd'hui du mal à être parfaitement fonctionnelle sans un outil comme PSNext. La version 4.0, présentée au printemps 2011 pour la première fois (baptisée Sciforma 4.0) attire également l'attention de Faurecia car elle intègre des fonctionnalités souhaitées par les utilisateurs finaux et des extensions d'outils déjà utilisés par les utilisateurs finaux.

La solution reste nouvelle à l'échelle du groupe (en production depuis un peu plus d'un an) mais les résultats très positifs récoltés par la division Systèmes d'Intérieur ont éveillé l'intérêt des trois autres business units du Groupe Faurecia. Plusieurs présentations en interne ont été effectuées afin de démontrer les atouts de l'utilisation de PSNext au management des autres entités et à la fin des cycles actuels (2 à 3 ans pour un cycle, la présence sur le marché d'une voiture), celles-ci réfléchiront à basculer également vers la solution de Sciforma.

A propos de Faurecia

Faurecia est le N°6 mondial de l'équipement automobile dans quatre activités clés: sièges d'automobile, technologies de contrôle des émissions, systèmes d'intérieur et extérieurs d'automobile. Le Groupe a réalisé en 2010 un chiffre d'affaires de 13,8 milliards d'euros. Il emploie 75.000 personnes dans 33 pays sur 238 sites et 38 centres de R&D. Faurecia est coté sur le marché NYSE Euronext de Paris.
http://www.faurecia.fr