PMU parie sur Sciforma pour sa gestion de projets, de ressources et de portefeuilles

Paris, le 1er mars 2011 Sciforma, l'un des leaders mondiaux de l'édition de solutions de gestion de projets, annonce aujourd'hui que le PMU, utilise sa solution PSNext pour sa planification de projets, sa gestion des ressources et de portefeuilles. Ce partenariat, existant depuis 1993, a pris une dimension supplémentaire avec l'ouverture du marché des paris sportifs et du poker en juin dernier.

L'organisation, un facteur clé de succès à maîtriser au sein d'un marché métamorphosé

Opérateur global de paris hippiques, paris sportifs et de poker en ligne, le PMU compte en France 1 400 collaborateurs. Avec l'émergence des nouvelles technologies et axes de distributions (internet, smartphones…), le PMU a dû s'adapter à la métamorphose de son marché afin de pouvoir exploiter ces nouveaux axes de développement et toucher de nouveaux clients. L'organisation de cette conduite du changement entre les différentes directions métiers et la direction informatique a joué un rôle crucial dans l'évolution du métier de PMU.
Une métamorphose métier qui a nécessité un suivi minutieux des nombreux projets en cours au sein du PMU et pour accompagner cette évolution, l'entreprise a retenu les solutions PSN puis PSNext de Sciforma.

Un appel d'offre motivé par un besoin de plus grande transversalité

En 2000, environ 250 collaborateurs du PMU étaient équipés de la solution PSN 6 de Sciforma. Mais après plusieurs années d'utilisation, l'outil avait atteint ses limites. "PSN 6 n'était plus vraiment adapté à nos problématiques organisationnelles. Il manquait notamment de transversalité et de fonctionnalités pour générer des reportings exhaustifs sur la répartition des ressources humaines de l'entreprise", note Catherine Chauvin, Responsable du département Programmation stratégique et Projets.

Le PMU prit alors la décision d'organiser un nouvel appel d'offre afin de pouvoir comparer les nouveaux outils du marché. Les principaux critères de jugement étaient la rentabilité, l'ergonomie, l'adaptabilité et surtout la transversalité car cette solution était destinée à être déployée dans un grand nombre de services. Après plusieurs semaines de réflexion, le PMU a décidé de faire à nouveau confiance à Sciforma et à sa solution PSN 8 pour l'accompagner dans sa croissance.

Le passage à PSNext : une nouvelle étape déterminante pour la gestion de projets du PMU

Après plusieurs années d'utilisation, PSN 8 commença à montrer ses limites par rapport aux besoins des collaborateurs. "Les utilisateurs se plaignaient de certaines fonctionnalités manquantes et d'autres à perfectionner. Certains continuaient d'utiliser des tableaux Excel pour gérer un grand nombre de données. Les services avaient besoin d'avoir une meilleure visibilité sur les délais de leurs projets, les ressources humaines dont elles disposaient et surtout l'aménagement de l'ensemble de ces données à travers des plannings synthétiques et lisibles", commente Catherine Chauvin. Le besoin d'un nouvel outil est donc venu de l'ensemble des utilisateurs tant métiers qu'experts. Les différents services du PMU se sont donc à nouveau regroupés - pour rédiger un cahier des charges regroupant aussi bien les besoins du service informatique que ceux des chefs de projets métier. La direction choisit alors de transmettre directement le nouveau cahier des charges à Sciforma. L'éditeur ayant été en mesure de répondre correctement à la grande majorité des requêtes du cahier des charges grâce à sa nouvelle solution, PSNext, le PMU choisit alors de migrer vers cette version.

Une appropriation et un retour sur investissement rapide grâce à un bon accompagnement et une réelle adaptabilité

Afin d'assurer une bonne prise en main de l'outil et faire fédérer les futurs utilisateurs, une série d'ateliers ont été mis en place afin de paramétrer PSNext dans ses moindres détails pour qu'il réponde au mieux aux besoins des collaborateurs. L'ensemble des chefs de projets informatiques ont été formés à travers des séances communes organisées et une vingtaine de chefs de projets métier ont bénéficié d'une formation en direct.
"La période de déploiement et de prise en main n'a duré que 8 mois. Un laps de temps très court grâce au bon accompagnement de Sciforma qui s'est montré particulièrement à l'écoute des futurs utilisateurs de PSNext", commente Catherine Chauvin.

L'arrivée de PSNext a transformé la gestion de projets du PMU

Le fossé technologique existant entre PSN 8 et PSNext était en effet beaucoup plus important que lors des précédents changements de version. La bascule entre les deux versions a d'ailleurs été menée comme un véritable projet à part entière. Coté utilisateurs finaux, plusieurs fonctionnalités majeures ont grandement fait évoluer la gestion des projets au quotidien et la saisie des temps. Parmi les aspects les plus importants de cette nouvelle version : la notion de "livrable", permettant à chacun de sauvegarder et consulter des documents rattachés aux projets (guide méthodologique, process, modèles ...). PSNext offre également des rapports plus complets et un plus grand niveau de détail, permet d'envoyer des messages sur Outlook directement à partir de l'outil ou d'effectuer un reporting de la saisie des temps de travail de façon plus ergonomique et d'illustrer leurs projets à travers une codification couleur de leur choix. La solution de Sciforma assure également une meilleure évaluation des coûts d'immobilisation des projets grâce à la saisie des temps - effectuée directement dans l'outil : la traçabilité des chiffres transmis à la comptabilité permet d'optimiser l'amortissement global des projets étudiés. Mais PSNext a également transformé la planification et la gestion des ressources pour les directions métier et informatique. Grâce aux simulations de plan de charge, les managers sont en mesure d'arbitrer au mieux les éventuels conflits et de justifier une demande de ressource supplémentaire sur un projet, ou même de prévoir si l'équipe actuelle peut gérer le portefeuille de projets prévisionnel lors de l'exercice budgétaire suivant.

"Aujourd'hui, les processus de prévisions et de reporting dans PSNext nous permettent d'identifier des salariés chargés au-delà de leur disponibilité. Il est vital pour nous de bien savoir utiliser nos ressources, particulièrement quand elles sont rares et PSNext nous le permet. Il suffit de déplacer ou d'ajouter une donnée, un délai ou un collaborateur pour en voir tout de suite les conséquences. Nous avons particulièrement apprécié le fait de pouvoir évaluer le décalage entre le temps qui est prévu initialement et le temps passé réellement au final sur un projet", commente Catherine Chauvin.

PSNext est à la fois une source de soulagement et une assistance organisationnelle pour les collaborateurs dans la phase de démarrage d'un nouveau projet.

L'impact de PSNext dans le lancement des offres de paris sportifs et de poker

L'utilisation de PSNext a notamment contribué à l'optimisation de l'organisation du lancement des activités de paris sportifs et de poker, deux enjeux majeurs pour l'opérateur en cette année 2010. Pour mettre en place les nouvelles offres, les équipes du PMU devaient respecter des délais très courts afin d'être prêtes à temps pour l'ouverture du marché au mois de juin 2010. Le lancement de ces nouveaux segments nécessitait un niveau de détail très important dans les projets, une exigence à laquelle PSNext a pu répondre. La qualité de l'organisation et le travail en taskforce ont été les deux principaux facteurs clés de succès du PMU pour la réussite de ce lancement stratégique de l'enseigne.

PMU voit en PSNext un accompagnateur du changement

"PSNext nous apporte une vision plus claire des projets en cours et nous permet de planifier au mieux l'utilisation de nos ressources au sein de notre portefeuille de projets toujours très chargé. Aujourd'hui, plus d'un tiers des salariés du PMU sont concernés par l'outil et notre volonté est de diriger le curseur désormais vers la direction générale tout en optimisant la gestion des workflows et la gestion et l'ajustement permanent du portefeuille des projets et du portefeuille des études d'opportunités qui demandent une charge de travail considérable." conclut Catherine Chauvin.

A propos du PMU

Le PMU est un opérateur global de jeux en ligne sur les paris hippiques, les paris sportifs et le poker. Dans une année 2010 marquée par l'ouverture du marché des jeux en ligne en France le PMU enregistre une croissance de ses activités de 2,6% à 9,540 milliards d'euros de chiffre d'affaires. Le lancement des nouvelles activités en ligne (paris sportifs et poker) a permis au PMU de se positionner parmi les tous premiers opérateurs de paris sportifs avec une part de marché d'environ 10% sur le second semestre et de devenir un acteur clé du poker. PMU.fr a enregistré un chiffre d'affaires de 928 millions d'euros en forte progression de 39%. PMU.fr, avec plus de 500 000 clients, renforce ainsi sa position de 1er site de pari en France et s'impose comme l'une des principales marques de commerce électronique.
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