Témoignage client Sciforma :Guérin Systems

GUERIN Systems, 150 personnes, en se spécialisant dans la manutention en poudres, est devenu leader français dans le secteur des équipements automatisés pour les industries de l’agro-alimentaire et du plastique. De la conception à l'installation en passant par la formation, l’entreprise apporte à ses clients des solutions "clés en main". Le siège de la société est basée au May-sur-èvre (49), ses filiales au Brésil et à Singapour, ses bureaux de représentation à Mexico, Jakarta, Shangai et Moscou.

Vous avez souhaité vous équiper d’une solution de gestion de projet : pourquoi ?

Pour répondre aux besoins de nos clients, nous leur proposons des installations clés en main. Conçues pour la plupart en inox, elles permettent d’assurer le transport, le dosage, et le « mélangeage » de recettes à base de poudres agroalimentaires, essentiellement.

Nous concevons l’ensemble des dispositifs, en fabriquons une partie, et achetons l’autre. Nous prémontons dans nos ateliers, avant d’installer sur le site du client, tester et mettre en route avec les produits réels. En termes de taille, nous travaillons sur des projets importants, autant par leur durée (de un à deux ans) que par leurs budgets (de 200 000 euros à 6 millions d’euros).

Nos projets font ainsi appel à des compétences pointues dans 3 domaines : la mécanique, l’électricité et l’automatisme. Il était donc très important pour nous de nous équiper d’une solution de gestion de projet qui permet la coordination de ces sous-projets.

Avant d’opter pour cette solution, comment gériez-vous votre activité ?

Nous ne gérions pas moins de 12 plannings principaux :

des plannings orientés ressources (par exemple : planning monteurs).
des plannings orientés projet, plutôt pilotés par nos chargés d’affaire, et qui ne géraient pas vraiment le suivi du projet en interne mais permettaient de communiquer des informations à nos clients.
des plannings de charge précis (en heures) pour l’atelier de fabrication mécanique.

Pour les projets les plus importants, nous utilisions MS Project et pour le reste, le suivi s’effectuait sous Excel. Cependant, ces plannings n’étaient pas interconnectés entre eux : nous rencontrions donc des difficultés d’organisation et de communication (interne et externe).

Par ailleurs, nous étions à la recherche d’une solution permettant de mieux gérer notre planning général d’entreprise, notamment pour consolider de façon globale la charge de travail d’un service. Compte tenu du nombre de projets menés en parallèle, il était quasi impossible de maintenir un tel document.

Résultat : nous n’en avions tout simplement pas. Ce manque de visibilité nous empêchait d’anticiper la charge de travail ou nos besoins en ressources extérieures (intérimaires…). Et les ressaisies d’informations devenaient de plus en plus consommatrices de temps.

Comment avez-vous choisi le logiciel de gestion de projets PSNext ?

En 2005, nous appuyant sur un audit de nos besoins d’améliorations en termes d’organisation associée à nos impératifs techniques, nous avons élaboré un cahier des charges comportant une liste de fonctionnalités. C’est sur cette base, associée à des présentations de différentes solutions, que nous avons arrêté notre choix sur la solution PSNext de Sciforma. Dans un premier temps, nous nous sommes engagés uniquement sur un pilote, et donc, sur un nombre limité de licences.

Pensiez-vous alors qu’une solution de gestion projet était l’une des clés de votre développement ?

Notre chiffre d’affaires ayant beaucoup progressé, il était devenu évident que nous ne pourrions plus compter sur notre mémoire. Par ailleurs, en interne comme en externe, nous rencontrions des difficultés à valider nos délais de réalisation auprès de nos clients : nous n’avions aucun moyen de connaître notre capacité d’absorption de nouveaux projets et surtout, peu de visibilité pour les alerter des décalages de livraison.

Pour gérer notre croissance et notre développement, nous avions impérativement besoin de détenir des informations justes. Il était donc nécessaire de nous équiper d’un outil de référence.

Comment avez-vous fait face à ces problèmes d’organisation ?

Tout d’abord, nous avons créé un nouveau poste chargé de la planification. Ce poste avait pour vocation première de mener à bien le projet (animation de groupes de travail et de comité de pilotage, réadction du cahier des charges, lien avec les éditeurs/intégrateurs…). Mais aussi de rester un poste pérenne sur le long terme avec une réunion hebdomadaire planning à mener et des alertes auprès de la Direction à formuler.

Initialement en charge de la Qualité, on m’a également demandé de travailler sur la planification. Cette nomination était associée au déblocage d’un budget informatique pour l’acquisition d’une solution de gestion de projet. Nous avions aussi en projet l’optimisation des ressources, c'est-à-dire la gestion des absences, versus les charges de travail. Notre outil de gestion des ressources humaines gérait en effet les absences, sans pour autant les connecter avec le travail à faire et encore moins établir les charges de travail prévisionnelles. Il nous était donc difficile de planifier les ressources nécessaires pour tenir nos délais de réalisation. Suite à l’état des lieux que j’ai présenté en comité de direction, la décision s’est portée sur la mise en place au sein de la direction industrielle, d’une gestion de planning, portant sur un périmètre allant de la commande jusqu’à l’accusé de réception de l’installation. Dans un premier temps, les activités commerciales, administratives et financières n’avaient pas vocation à être intégrées à l’outil de gestion de projet.

Aujourd’hui combien gérez-vous de projets simultanés dans la société ?

Une trentaine. En fait entre 30 et 50 si l’on intègre également les projets du service clients. Cette partie recouvre des petits projets en-dessous de 100 000 euros. Par contre, nous avons fait le choix de ne pas gérer dans PSNext la gestion des pièces détachées.

Pour la partie services associés (maintenance et audit), nous renseignons dans PSNext un projet générique intitulé « projet interventions de l’année 2008 » et nous créons une ligne par intervention, à laquelle nous affectons des personnes afin de piloter la partie ressources.

Pour conclure, comment avez-vous déployé PSNext et formé l’ensemble des collaborateurs à ce nouvel outil ?

En octobre 2005, nous étions encore dans la phase Pilote du projet lorsque nous avons lancé notre programme de formation auprès de deux premiers chargés d’affaires. L’idée était de les impliquer en amont et de les aider à renseigner l’ensemble de leurs futures affaires sans tenir compte des projets passés. Ainsi que d’adapter le paramétrage et les procédures aux remarques des premiers utilisateurs.

En février 2006, avec la fin de la phase Pilote, nous nous sommes formés sur 3 jours à un niveau administrateur, pour maîtriser parfaitement la solution et ses fonctionnalités. Nous avons ainsi pu rédiger un guide de procédures internes et documenter les interfaces en détail.

Nous avons ensuite élargi cette formation aux autres chargés d’affaires et aux autres typologies d’utilisateurs, en ouvrant dans PSNext une « instance de formation », à laquelle nous avions affectée spécifiquement un nombre de jetons. Au final, nous avons pu former nos équipes en important dans cet espace nos propres projets, et ainsi créer des conditions de formations privilégiées.