Gestion transverse de projets sur PSNext / Sciforma au sein de la DSI de La Poste

Paris, le 10 septembre 2012 Sciforma, l'un des leaders mondiaux de l'édition de solutions de gestion de projets, annonce aujourd'hui que La Poste utilise sa solution PSNext pour sa planification de projets, sa gestion des ressources et de portefeuilles.

Vous avez choisi la solution de gestion de projet PSNext. Comment s'est déroulé votre processus de décision ?

Avant d'opter pour PSNext, chaque direction avait son propre outillage de gestion de projet. Il était donc difficile d'avoir une vue d'ensemble de nos activités et de consolider des reportings pourtant nécessaires à la DSI. C'est pourquoi il nous a été demandé de mettre en place un système centralisé de gestion de projets et de ressources. Nous avons alors fait une pré-étude et un benchmarking des différentes solutions du marché et notre choix s'est porté sur PSNext pour deux principales raisons : sa capacité à gérer les changements et son coût. PSNext a été retenu aussi pour sa flexibilité, puisqu'il s'adapte aussi bien à des activités de développement que de production informatique. PSNext présente également l'avantage de pouvoir être déployé par fonctionnalité (planification de projet, saisie des temps, gestion de portefeuille, etc.) et donc par groupe de collaborateurs, segmentant ainsi les risques et facilitant la conduite du changement.

Comment s'est passée la mise en place de PSNext ?

Certaines branches d'organisation de la DSI Centrale utilisent cet outillage depuis plusieurs années (6 ans), le changement était impactant pour plus de 60% des collaborateurs (360). Des référents sur l'outil ont été nommés dans les directions. Ils ont participé à des groupes de travail qui avaient pour objectifs de définir les spécifications fonctionnelles, la démarche de déploiement et gérer les interdépendances avec les processus internes. Le déploiement a été réalisé en plusieurs étapes :

Des intégrateurs de la société ASI Informatique nous ont accompagnés pour le paramétrage de l'outil, sa mise en place ainsi que pour les formations.

En quoi cela a fait évoluer votre façon de travailler ?

Tous les projets ou activités des agents de la direction sont identifiés et tracés dans l'outil. Nous avons par conséquent une vue complète du plan de charge au niveau de la direction. Les chefs de projets planifient les équipes sur les projets, ce qui permet de mettre en exergue, et de façon objective, le manque de ressources sur un projet particulier ou l'absence d'une compétence. Cela rationalise le travail de gestion de projet.

Parallèlement, Vétoquinol apprécie d'être accompagné par la même consultante Sciforma depuis 10 ans : « Elle connaît parfaitement les spécificités de nos activités, ainsi que l'historique des montées de version. Non seulement, elle sait nous conseiller efficacement dès que nous la sollicitons, mais elle se montre également proactive dès qu'elle le juge nécessaire. C'est pourquoi nous restons fidèles à Sciforma : la solution nous convient, l'accompagnement est de qualité et les perspectives d'évolution restent nombreuses » conclut Elodie Marc. « En résumé, autonomie, simplicité d'utilisation et de paramétrage et consolidation rapide multi-projets sont les 3 mots clés qui caractérisent notre utilisation de Sciforma. La souplesse de l'outil nous permet d'envisager tout développement et l'accompagnement de l'éditeur nous aide à matérialiser rapidement toute nouvelle idée. »

Avez-vous mis en place un mode de suivi de formation avec vos équipes ?

Un accompagnement personnalisé, principalement à destination des chefs de projets, est toujours possible, elle est prise en charge par l'équipe support. Des séances de formation sont réalisées pour les nouveaux arrivants.

Avez-vous rencontré des freins à l'implémentation de la solution ?

Ce projet de déploiement a été mené avec une forte association de la ligne managériale. Il y a eu quelques réticences, mais elles furent vite levées, tout le monde trouvait intéressant d'avoir un outil de planification de projets commun à la DSI. Un comité de pilotage a été mis en place pour ajuster l'outil aux besoins, et les ateliers avec les référents ont été maintenus. Ces réunions étaient fréquentes au début du projet ; elles le sont moins maintenant, même si elles restent régulières, car nous veillons à l'adéquation des possibilités de PSNext avec l'évolution de nos besoins.

Qu'a apporté concrètement la mise en place de PSNext à votre entreprise ?

Nous avons atteint un premier objectif de rationalisation de l'outillage de gestion de projets. Nous avons profité de ce changement pour homogénéiser nos pratiques et méthodes de travail en ce qui concerne la gestion de portefeuilles (gestion de plan d'actions, gestion de projets, …). L'utilisation d'un outillage commun permet la génération d'un tableau de bord homogène. Nous avons aussi acquis une meilleure visibilité, même s'il nous reste des actions à mener pour améliorer notre fonctionnement.

Quels sont les avantages clés de PSNext ?

Tout d'abord la simplicité de son paramétrage. C'est un point essentiel car il est impératif d'adapter la solution aux besoins concrets de l'entreprise. Ensuite la possibilité de créer des vues et des rapports spécifiques. Enfin, la partie consolidation nous permet d'avoir une vue d'ensemble sur nos projets. PSNext répond non seulement aux besoins des chefs de projets (gestion opérationnelle des projets et reporting associé), mais aussi aux besoins des responsables de compte. Ceux-ci réalisent un reporting portefeuille (projet et budgétaire) qu'ils fournissent à leurs clients. PSNext alimente aussi le tableau de bord de la direction. Moins de trois mois après le déploiement nous avions un taux de saisie des feuilles de temps proche des 99% (650 collaborateurs composent la DSI), plus de 82% des activités sont planifiées.

Combien de projets sont référencés dans PSNext à ce jour ?

Plus de 5000 projets d'imputation (projets et activités récurrentes) sont présents dans la base. Ce nombre important est dû à la segmentation des projets en sous-projets par direction. Peu de projets vont au-delà des 300 jours (en durée) : une trentaine tout au plus. L'outil gère parfaitement les projets quelle que soit leur taille ; et nous a permis d'identifier tous les petits projets et toutes les petites actions ou demandes MOA. Nous avons maintenant une meilleure visibilité sur toute l'activité de la DSI, ce qui permet une construction du plan d'actions des années à venir plus pertinente.

Vos prochaines étapes avec PSNext ?

A court terme la première action sera la migration vers Sciforma 4. Nous allons nous concentrer sur la consolidation des données et leurs restitutions. L'année prochaine nous mettrons en place un processus de gestion transverse de projets. La fonctionnalité de liaison inter-projets est envisagée. Nous avons encore des travaux d'optimisation et d'automatisation à faire. Certains responsables de départements souhaitent mettre en place un système de gestion des compétences. C'est une fonctionnalité permettant de gérer les besoins grâce à une base de données qui référence des compétences plutôt que des noms. Cela permettra au responsable des ressources d'identifier une compétence particulière. Mettre en place cette base de données est notre objectif pour l'année en cours.