Services Industriels de Genève choisit la solution PSNext de Sciforma pour l'ensemble de sa gestion de projets

Paris, le 4 mai 2011 Créée le 4 juin 1895, SIG (Services industriels de Genève) est une entreprise publique autonome genevoise. Son capital est réparti entre l'Etat de Genève, la ville de Genève et les communes. Son statut de régie autonome en fait une entreprise à part entière. Elle fournit et veille à la qualité de l'eau, du gaz, de l'électricité et de l'énergie thermique, valorise les déchets, traite les eaux usées et met à disposition un réseau de fibres optiques dans un contexte régional. La gestion de ces différentes activités nécessite une excellente organisation et une parfaite gestion des ressources en interne afin de mener à bien les différents projets en cours et à venir.

La création d'un nouveau bureau d'ingénieurs afin d'améliorer la collaboration et de centraliser les compétences

En 2007, SIG décida de réorchestrer ses ressources à travers la création d'une nouvelle entité nommée "IPRO", pour "Ingénierie Projet Réseau Ouvrage". L'objectif était de créer et de réunir au sein d'un même bureau les différents ingénieurs de SIG (hydraulique, électricité, thermique, architecture, génie civil, etc) afin de centraliser leurs compétences et augmenter les synergies.

"De part nos métiers techniques et nos différentes activités, des projets complexes étaient déjà gérés de bout-en-bout. Cependant, chacun de ces projets était géré différemment rendant difficile une vue d'ensemble et la mise en place des tableaux de reporting homogènes pour le management» précise Philippe Liechti, Responsable Solutions Clients IT chez SIG.
"Chacun s'organisait à sa façon dans son coin et les managers se retrouvaient souvent avec une information éparpillée dans une multitude de fichiers aux formats différents. Avec la libéralisation des marchés électrique et gazier, la pression s'est accrue sur SIG et ses projets, avec des exigences de plus en plus élevées en terme de gestion financière et de délais de livraison : la compétence technique seule ne suffit plus".

La nécessité d'un nouvel outil pour mieux gérer, organiser et fédérer : le choix de PSNext

La mise en place d'IPRO a donc été l'occasion d'adopter un nouvel outil de gestion de projets et de le tester au sein même de cette entité. L'objectif était de trouver une solution qui permettrait de fédérer les ingénieurs autour d'un même langage, d'utiliser des méthodes de travail communes et de pouvoir administrer et accéder aux ressources de l'entreprise à travers une base de données unique. L'une des plus fortes attentes était également de pouvoir générer rapidement des reporting homogènes et accessibles afin que tous les collaborateurs puissent en bénéficier. Cet outil ne serait donc pas uniquement dédié à la hiérarchie mais à l'ensemble des parties prenantes des projets (clients, membres des équipes projets, etc) afin de les aider à mieux gérer leur quotidien.

Mi-2007, les différentes solutions du marché furent étudiées par les collaborateurs de SIG. "Plusieurs outils ont été évalués, puis trois ont été installés et testés. L'évaluation a porté à la fois sur leurs TCOs et fonctionnalités respectifs" explique Philippe Liechti. "Au final c'est la solution de Sciforma, PSNext qui a été retenue. Elle se démarquait des autres de part sa convivialité, son interface simple et accessible mais également par son rapport qualité-prix très intéressant".

Un déploiement en seulement 7 mois

Le déploiement a commencé début 2008 au sein de la nouvelle entité IPRO qui compte une cinquantaine de collaborateurs. Afin d'impliquer les futurs utilisateurs et de bien s'imprégner de leurs besoins, SIG organise alors des ateliers avec l'accompagnement de consultants Sciforma. L'expérience de déploiement de PSNext dans d'autres entreprises a ainsi été mise à profit. Ces échanges permirent de :

En parallèle d'autres entités de SIG furent également conviées à des présentations afin qu'elles puissent à terme aussi mettre en œuvre PSNext.

La définition des différents processus dura 6 mois (changement non négligeable dans l'organisation du travail quotidien), par contre le paramétrage de l'outil ne dura que quelques semaines, compte tenu de la facilité de la souplesse de paramétrage offerte par l'outil.

"Dès le départ, nous avons pu nous appuyer sur l'équipe de Sciforma. Ils se sont toujours montrés à notre écoute et nous ont formés à PSNext en nous proposant un service sur mesure. Le paramétrage de l'outil s'est fait de façon très naturelle grâce une bonne réactivité et un bon suivi de nos besoins du côté de Sciforma" confie Philippe Liechti, Responsable solutions clients SI.
"L'adoption de PSNext s'est faite progressivement auprès des collaborateurs, en l'espace d'une année environ". Chacun y a vite trouvé un intérêt et surtout un confort permettant de mieux s'organiser au quotidien".

PSNext, un outil souple qui complète SAP

L'informatique de SIG repose sur un système SAP. En parallèle du déploiement de PSNext, les informaticiens de SIG ont donc développé, en collaboration avec SCIForma, des interfaces pour communiquer avec SAP afin d'y recueillir des informations complémentaires.
Un premier module a été créé afin de lier les informations dédiées à la finance et à la comptabilité. L'objectif était qu'un chef de projet puisse avoir une meilleure visibilité et une vue d'ensemble de ses projets, de leurs budgets et de leurs coûts.
Le deuxième module développé permet d'intégrer dans PSNext les informations liées aux ressources humaines elles aussi gérées dans SAP. Cette seconde interface permet au chef de projet d'avoir des ressources toujours à jour. Ces deux modules ont donc enrichi le nouvel outil et son intérêt au quotidien pour la direction et l'ensemble des collaborateurs.
PSNext, interfacé avec SAP, permet d'une part de mieux planifier et piloter les projets en cours et à venir, et d'autre part, de remplacer les innombrables fichiers Word, Excel, PowerPoint ou Microsoft Project que chacun utilisait.

Une cascade de bénéfices pour la direction et ses salariés

A la base, PSNext ne devait être utilisé que par la nouvelle entité IPRO mais les bénéfices furent suffisamment intéressants pour que d'autres entités de SIG l'adoptent à leur tour : En 2008, les collaborateurs de la DSI et du Bureau des projets l'ont mis en œuvre. En 2009 ce fut au tour de la Distribution électricité et du BTP qui y gèrent la planification de leurs chantiers respectifs.

Aujourd'hui, 130 collaborateurs de SIG utilisent PSNext et gèrent en moyenne un volume de 700 projets et chantiers par année.

Grâce à l'outil de Sciforma, la gestion des projets et des ressources est devenue beaucoup plus simple. Le fait d'avoir amélioré la planification a également permis une meilleure anticipation de certains problèmes et donc d'avoir le temps d'y faire face. Autre bénéfice, la collaboration entre les différentes entités a été renforcée grâce à une meilleure communication (un langage commun, un outil commun).

"Tout le monde y gagne en temps et en efficacité : Le langage, les phases projets et le reporting sont communs entre les projets, l'organisation est plus efficace et les informations concernant nos projets sont plus accessibles. Parmi les qualités de l'outil PSNext, nous avons particulièrement apprécié sa souplesse, pour le paramétrage et la possibilité de l'adapter à nos spécificités métier", explique Philippe Liechti. "Les salariés se sont aperçus qu'il était à présent plus simple de travailler ensemble et ils y ont pris goût".

Sciforma veille au bon fonctionnement de PSNext depuis 2008 à travers une assistance au support et une perpétuelle analyse des besoins des collaborateurs. Leur équipe continue de faire évoluer l'outil afin de continuer à répondre au plus près aux attentes des utilisateurs de SIG. En 2011, une vingtaine de nouveaux utilisateurs prendront en main l'outil. SIG souhaite également créer un club d'utilisateur de PSNext afin de mutualiser les expériences en interne et de favoriser l'échange de "best practices" concernant le management de projet.

A propos de SIG

SIG est une entreprise de droit public autonome, dont le capital de dotation de 100 MCHF est réparti entre l'Etat de Genève (55%), la ville de Genève (30%) et les communes genevoises (15%). Elle assure sa pérennité et son développement grâce au seul produit de ses ventes, sans l'aide d'aucune subvention des pouvoirs publics. Elle fournit l'eau, le gaz, l'électricité et l'énergie thermique, valorise les déchets, traite les eaux usées et met à disposition un réseau de fibres optiques. SIG s'est donnée pour objectif de réaliser ses activités avec une rentabilité suffisante pour préparer l'avenir et répondre.
http://www.sig-ge.ch