Témoignage client Sciforma :EADS
Au sein de l’entité Program Management, je supervise l’architecture des données du Portfolio Management. Une de nos missions est de fournir des indicateurs à notre direction générale pour qu’elle puisse piloter les axes technologiques et des innovations en fonction de la stratégie de recherche du groupe.
En quoi la finesse des informations nécessaires à cet arbitrage est-elle déterminante ?
Dans l’aéronautique, nous développons un certain nombre d’axes de recherches, par exemple sur les composites. Nos experts identifient différentes pistes pour améliorer les produits et comme les budgets de recherche sont limités, nous sommes logiquement amenés à prioriser certains axes de recherche plutôt que d’autres.
Plus globalement, nous élaborons un certain nombre de scénarios qui intègrent des montants budgétaires, des maturités technologiques, des estimations de durée de réalisation en essayant de pondérer ces attributs par des coefficients évalués par les experts. C’est cet ensemble, consolidé sous forme de tableau de bord, qui fournit les éléments de décision à notre direction.
Combien de projets pilotez-vous grâce à PSNext au sein de l’équipe de Portfolio Management ?
Actuellement, nous gérons environ 200 projets. Mais je souhaiterais définir la notion de projet telle que nous la concevons chez EADS. A la base, il y a des activités de recherche, plus ou moins importantes en fonction du budget alloué. Ces activités sont regroupées selon un certain nombre de critères soit technologique, soit d’équipe, soit métier, soit d’objectif. Et les projets ne sont ni plus ni moins qu’une vue de l’activité de recherche.
Au niveau Portfolio Management, la vision de nos projets sont en fait qualifiés de « roadmaps ». Il s’agit d’un ensemble d’activités qui concourent à atteindre un certain niveau de maturité technologique dans un domaine particulier.
Le format « roadmap » nous offre la bonne granularité pour communiquer entre les équipes de recherche et l’équipe dirigeante qui s’appuie sur les tableaux de bord pour prendre ses décisions.
Notre équipe de Program Management est constituée de 7 Program Managers pour 200 « roadmaps » réparties en 24 sous-projets.
PSNext centralise actuellement ces 200 roadmaps. Pour autant utilisez-vous d’autres solutions en parallèle ?
Pour ma part, d’un point de vue technique, je suis persuadé que la solution PSNext est vraiment adaptée à nos besoins. Mais son déploiement au sein d’EADS est relativement lent et d’autres entités nationales du groupe sont équipées d’autres solutions.
Concrètement, au niveau du Portfolio Management, nous fonctionnons avec un processus conçu autour de PSNext d’une part, et de l’utilisation d’un espace collaboratif web « e-room » pour échanger des informations et nos rapports d’autre part.
Pouvez-vous détailler le fonctionnement des e-room et leur articulation avec PSNext ?
Les tableaux de bord et les remontées informations se font dans PSNext alors que l’e-room met à disposition une vision synthétique des roadmaps et nous donne le moyen partager des données entre les différents sites Innovation d’EADS.
Pour résumer, nous avons d’un côté notre outil PSNext qui est utilisé par l’équipe Program Management d’une dizaine de personnes et qui gère les fondamentaux de l’activité de recherche. Et de l’autre, notre portail collaboratif qui permet aux structures d’Innovation Work d’EADS, au niveau monde, d’accéder à l’information Portfolio Management.
Comment s’est passée la prise en main du logiciel PSNext ? Avez-vous reçu une formation ? Comment avez-vous formé les Program Managers?
Je suis informaticien de formation et j’ai l’habitude d’évaluer les logiciels d’abord sur papier. C’est ce que j’ai fait avec PSNext, avant de concevoir moi-même des prototypes. Pendant cette démarche d’auto-formation, j’ai sollicité l’équipe Sciforma pour approfondir certains points.
Cette solution de gestion de projet devant pouvoir être utilisée par n’importe quel membre de l’équipe, je suis parti d’un profil utilisateur connaissant le b-a-ba d’Excel pour maquetter un prototype très ergonomique et très simple. Une fois ce travail amont réalisé, la prise en main par les autres Program Managers a été d’une grande simplicité.
En faisant mon premier maquettage, j’étais conscient que je n’utilisais pas tout le potentiel de PSNext, mais je savais qu’il me serait possible de mieux l’exploiter par la suite.
Pour bien utiliser ce type d’outil, il est essentiel d’y centraliser des données souvent éclatées entre plusieurs sources. Une centralisation qui n’est pas toujours évidente à réaliser. PSNext est un outil simple à configurer et le rendu a été facilité par le fait que le prototype était vraiment adapté à nos besoins quotidiens.
Les reportings que vous transmettez à votre direction ont-ils évolués depuis l’installation de PSNext ?
Oui, en début de « phase de production », nous avons effectivement fait évoluer nos reportings qui aujourd’hui sont stabilisés, car nos besoins sont assez constants.
Par ailleurs, nous avons toujours su anticiper les demandes particulières au niveau du module reporting soit en natif soit par l’ajout d’un petit développement complémentaire.
Aujourd’hui, nous sommes donc à même de fournir les rapports que l’on nous demande très rapidement, le temps de réponse étant un élément clé.
Y a-t-il des fonctions que vous avez découvertes en utilisant régulièrement PSNext ?
Oui et non. Quand j’ai pris l’outil en main, j’avais déjà l’intuition qu’il avait les capacités nécessaires pour pouvoir s’adapter à nos besoins. Ma contrainte initiale était de faire la démonstration que PSNext couvrait bien nos besoins actuels et futurs et que nous devions investir dans ce progiciel.
Pour des raisons de temps et d’investissement, mon premier maquettage s’est concentré plus particulièrement autour du module projet sans utiliser les structures de données de PSNext qui permettent de générer les rapports.
Tant qu’il s’agissait de faire une démonstration de faisabilité, j’étais à l’aise avec le module projet, mais pour exploiter réellement nos données concrètes nous avons dû faire évoluer la solution.
Pour réaliser cette adaptation de PSNext à nos besoins spécifiques, je me suis beaucoup appuyé sur le support de Sciforma, qui avait parfois du mal à gérer rapidement mes demandes. Aujourd’hui, nous continuons à les solliciter mais moins fréquemment car nous sommes également montés en compétence.