Vétoquinol passe en mode projet avec Sciforma

Paris, le 12 septembre 2014 Le spécialiste de la santé animale déploie Sciforma pour industrialiser la gestion de ses projets, tout en dégageant une vision globale et consolidée de l'ensemble de son portefeuille.

Une solide croissance multipliant les besoins en gestion de projets

Vétoquinol affiche une croissance solide et régulière, avec un résultat net 2013 en hausse de 4 ,5%. Si 83% de son chiffre d'affaires ont été réalisés à l'international en 2013, ce développement est assuré grâce à une politique ambitieuse de « croissance hybride rentable » associant croissance organique et croissance externe. Le groupe investit en outre massivement dans la R&D (il a consacré 20 M€ à la R&D en 2013, soit 6,7% de son chiffre d'affaires), ainsi que dans le marketing et dans son outil industriel. Au total, la contribution au chiffre d'affaires de ces investissements a progressé de 4 points pour atteindre 44% en 2013.

Ainsi, la Direction des systèmes d'information (DSI) cherchait à déployer une solution de gestion de projets qui puisse aisément être partagée par l'ensemble des agents afin de faciliter les échanges d'informations entre les différents services de la DSI – études, applicatif métier, support et exploitation. Après une étude approfondie du marché, son choix s'est porté sur PSNext 2.5 (aujourd'hui Sciforma), qui lui permet de gérer la totalité d'un projet informatique, depuis les études jusqu'à la maintenance, les évolutions et la planification.

Conséquence de ce rythme accéléré de croissance, Vétoquinol a vu le nombre de ses projets se multiplier depuis une dizaine d'années. A tel point que le Groupe a décidé d'instituer le mode projet dans le développement des produits et a été accompagné pour cela par le cabinet de consulting Manageos. En termes d'outil, Vétoquinol s'appuyait à l'origine sur MS Project.

« Si, il y a 10 ans, MS Project nous permettait de bénéficier des fonctionnalités de base de gestion de projets, à mesure que le nombre de projets a augmenté l'outil n'était plus adapté à nos besoins. Par exemple, il ne permettait pas de réaliser une consolidation multi-projets afin de dégager une vision globale de l'ensemble de notre portefeuille » témoigne Elodie Marc, Coordinatrice projets-produits, chez Vétoquinol. « Nous nous sommes mis en quête d'un outil spécifiquement dédié, permettant de suivre tout le cycle de vie de nos projets, tout en développant une grande variété de rapports à destination de différentes populations de l'entreprise. Après une étude approfondie du marché, nous avons choisi Sciforma, à l'époque PSN 8. Plus tard, nous avons migré vers les versions les plus récentes de Sciforma. »

Sciforma : une solution pour des utilisateurs autonomes

Plusieurs facteurs ont motivé le choix de Vétoquinol : « D'une part, la solution est parfaitement adaptée à la taille de notre entreprise. D'autre part, ses possibilités de paramétrage et l'accompagnement fourni par l'éditeur aident les utilisateurs à gagner en autonomie, ce qui est en parfaite harmonie avec notre propre stratégie. Enfin, la solution est beaucoup plus simple à utiliser que la plupart des autres outils du marché. Là encore, cette facilité d'utilisation et de prise en main rend les utilisateurs autonomes, sans obligation de suivre des formations approfondies » explique Elodie Marc. « Parallèlement, Sciforma facilite la consolidation de multiples projets et offre d'innombrables possibilités de reporting qui nous sont très utiles ».

Aujourd'hui Vétoquinol pilote plusieurs projets actifs, dont le cycle de vie atteint au minimum 4 ans ; la plupart durant entre 6 et 7 ans, certains atteignant même la dizaine d'années. Le développement d'un médicament est particulièrement long, notamment du fait du respect de nombreuses contraintes réglementaires (études, tests cliniques, procédures d'enregistrement, etc.). Le projet passe ensuite entre les mains d'un chef de produits, les opérations de ventes et de marketing étant pilotées à l'aide d'un autre outil.

Au-delà des possibilités de regroupement via des filtres (pré-projets, projets en cours, projets finalisés), Vétoquinol édite de nombreux rapports destinés à différentes fonctions de l'entreprise : « Nous réalisons un reporting projet classique à destination de notre direction, détaillant l'avancement des projets ainsi que les principaux jalons et dates clés. Les mêmes indicateurs sont analysés dans un reporting multi-projets permettant notamment de dégager une vue globale de la consommation de ressources sur l'année » détaille Elodie Marc. « En outre, nous suivons les coûts par projet et par activité, et ce sur deux dimensions : le réel et le prévisionnel. D'autres rapports assurent la consolidation des charges et détaillent les temps de chaque ressource, à des fins de contrôle. La Direction générale, les Directions métiers et le département de Développement Produits bénéficient d'un reporting spécifique, comme les chefs de projets et les PMO. »

Ces derniers (Vétoquinol dispose de 4 chefs de projets et de 2 PMO) utilisent Sciforma pour planifier leurs projets et les ressources qui interviennent sur les projets. Environ 150 personnes saisissent leurs temps directement dans l'outil. Les données ainsi générées sont exploitées directement par une quarantaine de personnes, mais ils sont beaucoup plus nombreux à recevoir des rapports. « Pour ma part, en tant que PMO, je suis la seule ressource habilitée à créer des rapports. Je suis également responsable de l'administration fonctionnelle, du paramétrage de la base, de la consolidation des projets, du suivi des charges de développement, et enfin du suivi des bonnes pratiques de gestion de projets, via un contrôle des saisies d'informations » précise Elodie Marc.

Une gestion de projets complète et extensible à la demande

Le principal bénéfice lié à l'exploitation de Sciforma mis en relief par Vétoquinol est lié à la grande flexibilité de l'outil : « J'apprécie beaucoup Sciforma car je peux faire pratiquement tout ce que je veux : l'outil me sert bien sûr à faire de la consolidation multi-projets, avec suivi de la consommation de ressources et de l'avancement des projets, mais également à suivre les coûts de chaque projet » affirme Elodie Marc. « Généralement, je sais répondre rapidement à toute demande de reporting ou de consolidation. Je ne me souviens pas avoir jamais répondu "ce n'est pas possible" ! Cette garantie de faisabilité est essentielle pour nous, car notre créativité n'est jamais bridée par les limites de l'outil ».

Parallèlement, Vétoquinol apprécie d'être accompagné par la même consultante Sciforma depuis 10 ans : « Elle connaît parfaitement les spécificités de nos activités, ainsi que l'historique des montées de version. Non seulement, elle sait nous conseiller efficacement dès que nous la sollicitons, mais elle se montre également proactive dès qu'elle le juge nécessaire. C'est pourquoi nous restons fidèles à Sciforma : la solution nous convient, l'accompagnement est de qualité et les perspectives d'évolution restent nombreuses » conclut Elodie Marc. « En résumé, autonomie, simplicité d'utilisation et de paramétrage et consolidation rapide multi-projets sont les 3 mots clés qui caractérisent notre utilisation de Sciforma. La souplesse de l'outil nous permet d'envisager tout développement et l'accompagnement de l'éditeur nous aide à matérialiser rapidement toute nouvelle idée. »

Elodie Marc, PMO de Vétoquinol

Après une formation initiale en Génie des procédés à l'Ecole de Mines d'Albi, Elodie a intégré Vétoquinol pour un stage de 6 mois. A l'issue de ce stage, elle a été embauchée pour devenir PMO, en charge notamment du paramétrage de la solution Sciforma et de la publication de rapports. Vétoquinol est une entreprise à taille humaine, Elodie apprécie la variété des activités auxquelles elle participe : « Ecouter mes collègues pour collecter leurs besoins, puis trouver des solutions rapidement est réellement ce qui me plait dans ce métier. »

Vétoquinol en bref :

Vétoquinol est un acteur international de référence de la santé animale, à destination des animaux de rente (bovins, porcs) et des animaux de compagnie (chiens, chats). Indépendant et «pure player», le Groupe innove, développe, fabrique et commercialise des médicaments vétérinaires et des produits non médicamenteux en Europe, aux Amériques et en Asie/Pacifique. Depuis sa création en 1933, Vétoquinol conjugue innovation et diversification géographique. Le renforcement du portefeuille produits et les acquisitions réalisées sur des territoires à fort potentiel assurent une croissance hybride au Groupe. 10ème laboratoire vétérinaire mondial, Vétoquinol emploie près de 2000 personnes, affiche un chiffre d'affaires 2013 de 299,7 M€ et est coté sur NYSE Euronext Paris depuis 2006.
http://www.vetoquinol.fr