プロジェクトの横断管理:Sciformaがフランス郵政公社の情報システム部門の中心に

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プロジェクト管理ソリューション開発の大手サイフォーマは、フランス郵政公社がプロジェクトの工程計画、リソース管理、ポートフォリオ管理にSciformaを採用したことを発表した。


プロジェクト管理ソリューションとしてSciformaの採用を決定した理由は?

Sciformaを選択するまで、各部門はそれぞれ異なったプロジェクト管理ツールを使っていました。したがって、事業全体の状況を見ることや情報システム部に必要なレポートを統一化することが難しく、プロジェクトとリソースを集中管理するシステムを導入することが求められていました。そこで市場にある製品を検討し、ベンチマークを行った結果、変化への対応力とコストの2つの点からサイフォーマの採用を決定しました。また、開発とITの両方のプロジェクトをカバーできるSciformaの柔軟性も高く評価されました。機能別(工程計画、タイムトラッキング、ポートフォリオ管理)、つまりグループ別に展開できることも利点で、これによりリスクを分散し、変更作業を簡単に進めることが可能でした。


Sciformaの実装手順と期間は?

情報システム部の一部の課は、すでに6年間Sciformaを使っていたため、6割程度に当たる360人の関係者が影響を受けました。細かい機能要求や導入手順を定義し、内部プロセスとの相互干渉を管理するためのワークショップにマネージャが参加し、ツール内で使用する用語もそこで決めていきました。システムの導入には、次のステップを踏みました。

ツールのパラメータ設定、インプリメンテーション、トレーニングは、インテグレーターのASI Informatique社の支援を受けて行いました。



仕事の方法はかわりましたか?

部門に関わるすべてのプロジェクトとアクティビティをツール内で識別し、トレースしています。これにより、部内のワークロードスケジュールを完璧に把握することができます。プロジェクト・マネージャは、プロジェクトの工程にチームを割り当てることで、客観的にリソース不足や能力不足を見つけられます。これにより、プロジェクト管理業務が非常に合理化されました。

長期にわたって同じサイフォーマのコンサルタントがサポートしてくれていることに感謝しているユーザーも居ます。仕事の特徴や経緯を完全に理解しているので、こちらから相談するとすぐに効果的なアドバイスをくれるだけでなく、必要に応じて積極的に提案もしてくれます。実務にあったソリューション、将来の発展性に加え、質の高いコンサルティングもSciformaを使い続ける理由の1つです。自律性、シンプルな操作とパラメータ設定、複数のプロジェクトを素早く統合、これがSciformaの3つの特徴です。新機能の開発が可能なツールの柔軟性と販売元による綿密なサポートのおかげで、新しいアイデアも実現可能です。



トレーニングのフォローアップは?

サポートチームが、主にプロジェクト・マネージャを対象とした個人指導を行っています。新しく入ったスタッフにもトレーニングを行っています。


導入期間中に問題は発生しましたか?

この導入プロジェクトは、組織上部の主導で実行されました。当初は無反応だった人たちも、すぐに情報システム部門の統一されたプロジェクト工程計画ツールに興味を示しました。ツールをニーズに合わせて調整するためのパイロット委員会が結成され、ワークショップが開催されました。特にプロジェクトの開始時期には頻繁に会合が持たれました。回数は減りましたが、今でも定期的に実施され、我々のニーズの変化にSciformaが対応できるかを話し合っています。


Sciformaがもたらした具体的な成果は?

まず、プロジェクト管理ツールの合理化という第一の目標を達成しました。この機会を利用して、ポートフォリオ管理(アクションプラン管理)作業とメソッドの標準化を進めました。共通のツールを使うことで均質なダッシュボードが生成できるようになりました。まだ改善の余地はありますが、見える化も大幅に進みました。



Sciformaの大きな利点は?

何よりも、シンプルなパラメータ設定による対応力です。ソリューションを実際のニーズに合わせて調整することは不可避ですので、これが必然的な利点です。次に、ビューやレポートを自由に作成できることです。複数プロジェクトの統合も重要な機能です。サイフォーマはプロジェクト・マネージャの要求(プロジェクトの実行管理とレポート機能)を満足させるだけでなく、ポートフォリオのレポート(プロジェクトと予算)を顧客に提出するアカウント責任者の要求も満足させてくれます。幹部用のダッシュボードも役立ちます。導入から3ヶ月でタイムシートの提出率は99% (情報システム部門の650名のスタッフ対象)に達し、勤務時間の82%がすでにツールで計画されています。



Sciformaで管理しているプロジェクトの数は?

5000以上の実行プロジェクト(プロジェクトと継続業務)が登録されています。この数の多さは、プロジェクトを細分化したためです。期間が300日を超えるプロジェクトは少数で、30程度しかありません。規模に係わらず、小さなプロジェクトやアクション、デマンドに至るまですべてのプロジェクトをSciformaで管理しています。情報システム部の活動が可視化され、より適切な長期アクションプランを作成できるようになりました。



次のステップは?

短期的にはバージョンアップです。データの連結と復元には注意が必要です。来年にはプロジェクトの横断管理を予定しています。プロジェクト間のリンク機能を想定しています。最適化と自動化は完了したわけではありません。より綿密な能力管理システムを要求している課もあります。