Die 7 Sünden des Unternehmensmanagements

Projektmanager einer Organisation wissen, dass die größten Herausforderungen bei der termingerechten Ausführung eines Projekts innerhalb des Budgets darin bestehen, den Kunden zu beeindrucken und sicherzustellen, dass das Team gut zusammenarbeitet (und nicht bis zur Erschöpfung überarbeitet wird). Selbst in den besten Unternehmen kann das Projektmanagement jedoch eine äußerst formlose Angelegenheit sein, die durch vage Ziele untermauert wird und unter einer Kommunikation leidet, die von unten nach oben geht und/oder einer nicht gerade optimalen Führung unterliegt – und das, wenn man Glück hat!

Wie Sie sicher wissen, führt eine konsistente Leistungsbilanz für herausragende Ergebnisse dazu, dass sich Ihre Organisation von anderen abhebt und geschäftliche Erfolge erzielt (sowie Ihren guten Ruf schützt). Wenn Sie möchten, dass Ihr nächstes Projekt so erfolgreich wie möglich ist, sollten Sie die folgenden PM-Sünden vermeiden:

 

1. Mangel an genauen Messungen

Wirtschaftsführer Peter Drucker ist bekannt für sein Zitat: „Was man nicht messen kann, kann man nicht verbessern.“ Wenn Sie sich nicht um die Finanzen kümmern, das Budget auf wöchentlicher Basis verwalten oder den Kunden rechtzeitig über Änderungen informieren, können Sie ziemlich schnell in Schwierigkeiten geraten. Die Nachverfolgung von Änderungen – wie z. B. zusätzliche Funktionen oder Anforderungen der Funktionalität, die klar erläutert werden – ist der Grundstein für ein effektives Projektmanagement. Intelligente Systeme können bestimmen, wie sich diese Anforderung auf das Budget und den Zeitplan auswirkt, und somit bei der Abzeichnung helfen.

Transparenz über den gesamten Projektumfang versetzt Sie in die Lage, Probleme klar zu erkennen, bevor sie möglicherweise Ihren Tag, Monat oder Ihre Karriere ruinieren. Übrigens ist der Mangel an korrekten Daten die Hauptursache für das Scheitern von Projekten, obwohl die Lösung leicht in guter Projektmanagement-Software zu finden ist.

 

2. Fehlende standardisierte Prozesse

Ein weiterer Fehler, den Unternehmen machen, besteht darin, keinen einheitlichen Standardansatz zu verwenden. Dies erschwert es erheblich, den Erfolg zu messen, wenn Sie nicht feststellen können, welche Prozesse und Methoden funktionieren und welche einer vollständigen Überarbeitung bedürfen.

Wenn es eine Grundlage in Form von Standards gibt, kann ein Großteil der Projektunsicherheiten beseitigt werden. Auch hier kann Ihnen Software (wie beispielsweise Sciforma!) dabei helfen, wiederholbare Prozesse für Scoping, Zeitplanung, Zuweisung von Ressourcen und Kommunikation mit Stakeholdern zu schaffen. Ein Standardansatz legt Grundregeln und Erwartungen für das Projektteam fest und bietet Projektmanagern, Funktionsleitern und Betriebspersonal eine gemeinsame Sprache, die die Kommunikation erleichtert und sicherstellt, dass sich alle einander verstehen. Manager können schnell feststellen, welche Aufgaben reibungslos verlaufen (oder auch nicht). Dies ist wiederum viel einfacher, wenn alle Projekte denselben Prozessen, Ansätzen und Leistungsmetriken folgen.

 

3. Das richtige Projekt, aber das falsche Team

Eine angemessene Projektbesetzung ist von entscheidender Bedeutung und alle Planungen in der Welt können einen unzureichenden Talentpool nicht überwinden. Wer hat nicht schon einmal erlebt, dass ein Projekt gescheitert ist, bei dem der Manager einfach aufgrund seiner Verfügbarkeit und nicht aufgrund seiner Fähigkeiten ausgewählt wurde? Meiner Erfahrung nach konzentriert sich der größte Teil der Bemühungen, ein Projekt zusammenzuführen, darauf, die richtigen physischen und finanziellen Ressourcen zu finden – und nicht auf den idealen Projektmanager.

Projektmanager sollten aber ebenso gut ausgewählt werden wie Berater, Auftragnehmer und Outsourcer. Aus irgendeinem Grund werden diese Mitarbeiter häufig bei der Bewertung ihrer Fähigkeiten ausgeschlossen, obwohl sie einen Großteil der Arbeit erledigen. Glücklicherweise kann eine Projektmanagement-Software auch Transparenz und Einblick in die Fähigkeiten und Arbeitsbelastungen aller Beteiligten bieten – und wenn die Projektmanager erst einmal die Stärken und Zeitpläne der Teammitglieder kennen, ist es viel einfacher herauszufinden, wie sie die verfügbaren Ressourcen auf die Vielzahl von Mitarbeitern und Bereiche verteilen können.

 

4. Schlechte Risikobewertung

Obwohl es bei Projekten immer wieder zu Problemen kommt, werden die meisten Manager (überraschenderweise) immer noch überrascht – und Projekte geraten am häufigsten aus der Bahn, wenn das PM-Team Ressourcen umleitet, um ein Chaos zu bereinigen, mit dem es nicht gerechnet hat.

Die Lösung? Eine frühzeitige und gründliche Risikobewertung als Teil Ihrer Projektplanung. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, was passieren könnte, sodass das Projekt verlangsamt oder zum Scheitern gebracht werden könnte, das Budget überschritten wird oder Sie daran gehindert werden, die erwarteten Anforderungen zu erfüllen. Berücksichtigen Sie dabei auch unerwartete Ereignisse wie Straßensperrungen, Gewerkschaftsstreiks, Grippeepidemien oder sogar Unwetter und überlegen Sie, wie Sie diese Risiken mindern können.

Verwenden Sie abschließend einen Indikator wie die „15-15-Regel“, um die Erfolgswahrscheinlichkeit vorherzusagen. Die 15-15-Regel besagt, dass ein Projekt, das mehr als 15 Prozent über dem Budget oder 15 Prozent über dem Zeitplan liegt, wahrscheinlich niemals die Zeit oder die Kosten erwirtschaftet, die notwendig sind, um als realisierbar angesehen zu werden.

 

5. Mangel an angemessener Planung

So gut wie alle Projekte werden durch drei Faktoren eingeschränkt: Zeit, Kosten und Umfang. Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen diese drei Kriterien im Gleichgewicht bleiben. Wenn Sie jemals an einem Projekt beteiligt waren, das auf eine Katastrophe zusteuert, war wahrscheinlich einer dieser Faktoren nicht im Gleichgewicht.

Sie wissen wahrscheinlich, dass der beste Weg, um dieses Gleichgewicht zu gewährleisten, darin besteht, einen Zeitplan mit einer Liste aller Aktivitäten zu erstellen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Fügen Sie dann die Fälligkeitstermine für diese Aktivitäten hinzu, die auf dem Abgabetermin für das Projekt basieren. Projektmanagementsoftware kann bei der Erstellung von Zeitplänen für Scoping, Anforderungsermittlung, Tests und Implementierung helfen. Wenn Teammitglieder nicht wissen, was wann fällig ist, ist es eine Herausforderung, ein Projekt abzuschließen, wenn Zeit, Kosten und Umfang nicht miteinander vereinbar sind.

 

6. Zusammenbruch in der Kommunikation

Erscheinen Stakeholder nicht zu Besprechungen, schenken sie nur vage Aufmerksamkeit oder melden sich kaum zu Wort? Mangelndes Interesse am Projekterfolg resultiert aus einem Mangel an echter Zustimmung, möglicherweise verursacht durch Missverständnisse zwischen den Abteilungen was den Projektumfang und eventuelle Besonderheiten angeht. Möglicherweise wurden einzelne Personen oder ganze Teams unter Druck gesetzt oder dazu gedrängt, dem Projekt zuzustimmen, ohne das dies wirklich der Fall war.

Daher ist es wichtig, während der Projektplanungsphase Zeit im Vorfeld zu verbringen, um zu überlegen, wo sich der Widerstand gegen ein Projekt manifestieren wird – und um Wege zu finden, wie man diesem begegnen kann. Vergewissern Sie sich, dass alle wirklich damit einverstanden waren, was das Projekt leisten soll, und bestätigen Sie, dass alle die gleichen Ziele verfolgen, selbst inmitten widersprüchlicher Agenden. Identifizieren Sie die Stakeholder, deren Arbeitsplätze von den neuen internen Fähigkeiten betroffen sein könnten, und planen Sie, wie Sie eventuelle Änderungen an ihren Prozessen und Arbeitsabläufen kommunizieren und verwalten werden.

Ein Projekt gedeiht in einem positiven Umfeld. Indem Sie die Kommunikation dem Publikum anpassen (z. B. versteht Ihre Vertriebsabteilung den Tech-Talk der IT-Abteilung?), können Sie die aktive Teilnahme, aktives Feedback und eine angeregte Anwenderbasis steigern.

 

7. Mangelnde Führung

Die besten Projektmanager sind diejenigen, die stets pünktlich und innerhalb des Budgets arbeiten und Projekte liefern, die die Erwartungen der Stakeholder entweder erfüllen oder sogar übertreffen. Gute Projektmanager sind in der Lage, Probleme, die die Termine, Budgets und Benutzerakzeptanz gefährden können, vorherzusehen und zu vermeiden. Sie wissen, wie man Besprechungen führt, Risiken verwaltet und mit einer Vielzahl unterschiedlicher Stakeholder umgeht – mit Geschäftsleuten, die Funktionalität wünschen, mit IT-Personal, die sich für die Sicherheit interessieren, und mit Finanzfachleuten, die sich Sorgen um das Budget machen. Gute Projektmanager müssen außerdem über technisches Fachwissen verfügen, egal welche Technologie eingesetzt wird.

Bei jedem Projekt gibt es jedoch Einbrüche und Gewinne – und Sie brauchen geeignetes Werkzeug, um diese zu berücksichtigen. Wie werden Sie damit umgehen, wenn ein Projekt anfängt, schlecht zu laufen? Es ist allzu leicht, eine Kultur zu entwickeln, in der schlechte Nachrichten nur langsam nach oben gelangen, aber wenn man kein Umfeld schafft, in dem unangenehme Realitäten akzeptiert werden, wird dem Management wichtige Informationen vorenthalten.

Wenn Sie sich beim Projektmanagement nicht um die Finanzen kümmern, das Budget auf wöchentlicher Basis verwalten und den Kunden über Änderungen informieren, können Sie ziemlich schnell in Schwierigkeiten geraten. Der Schlüssel zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts liegt jedoch darin, die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen zu finden – und sie mit erstklassiger Software zu unterstützen, die den Rest, von der Planung über die Einführung und hoffentlich bis zum anhaltenden, wiederholten Erfolg, erledigt.

 

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Maurya Rieder

Maurya is the Director of the Sciforma Australasian office located in Sydney. She is passionate about helping companies manage their portfolio of projects as well as their resources in an empowering way. Main interests: PPM, change management, & team collaboration. Please send thoughts / ideas to mrieder@sciforma.com