Aufbau eines Projektmanagementbüros in Ihrem Unternehmen

 

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Zusammenfassung der wichtigsten Punkte :

  • Der erfolgreiche Aufbau eines Projektmanagementbüros erfordert eine sorgfältige Planung.
  • Sie benötigen ein Netzwerk von Unterstützern im gesamten Unternehmen. Es hilft Ihnen, alle relevanten Stakeholder vom Wert Ihres Veränderungsprojekts zu überzeugen.
  • Von entscheidender Bedeutung ist es, dass Sie ein detailliertes Verständnis von den akuten Herausforderungen und den Erwartungen der verschiedenen Stakeholder gewinnen. Nur so können Sie sie erfolgversprechend angehen und damit auch die Bedeutung Ihres PMO unter Beweis stellen.
  • Die Konzentration auf schnelle Erfolge zu Beginn Ihrer Arbeit wird dazu beitragen, dass Ihr neues Projektmanagementbüro als Gewinn für das gesamte Unternehmen wahrgenommen wird. Langfristiger Erfolg erfordert aber eine schrittweise Weiterentwicklung Ihrer Planung basierend auf Feedback Ihrer Stakeholder.

 

So planen Sie eine erfolgreiche PMO-Implementierung

Sie haben eine weitreichende Entscheidung getroffen: Sie werden ein Projektmanagementbüro (Project Management Office - PMO) in Ihrem Unternehmen aufbauen. Sie wissen bereits, dass Sie mit einem PMO Ihr Projektportfoliomanagement entscheidend verbessern, Ihre Ressourcen effizienter nutzen und Ihre Projekte besser an Ihrer Unternehmensstrategie ausrichten können. Sie sind sich darüber im Klaren, dass sich Ihre Investitionen in Personal, Tools und Infrastruktur für Ihr PMO schnell auszahlen und auf Jahre hinaus werthaltig bleiben werden. Allerdings sind Sie unsicher, wie Sie Ihr Projektmanagementbüro am besten erfolgreich implementieren können. Welches sind die entscheidenden Schritte? Was sollten Sie in jedem Fall tun, was keinesfalls?

Da jedes PMO einzigartig ist, gibt es keine allgemeingültige Roadmap. Aber es gibt einige Leitlinien und Best Practices.

Erstellen Sie einen Plan … aber binden Sie sich nicht zu fest daran

Als Vorüberlegung wollen wir zunächst einen wichtigen Punkt betonen: Ohne eine gut durchdachte Roadmap können Sie kein Projektmanagementbüro aufbauen.

Denken Sie an eine Reise in ein weit entferntes, exotisches Land, über das sie wenig oder nichts wissen. Das vermittelt Ihnen eine gute Vorstellung von der Implementierung eines PMO. Selbst wenn Sie ein Abenteurer sind, müssen Sie eine solche Reise vorab planen. Einfach irgendwohin zu fliegen, ohne Rückflugticket und ohne zu wissen, was Sie erwartet oder was Sie dort tun wollen, ist vermutlich keine gute Idee. Sie würden wohl nicht nur die größten Attraktionen und Erlebnisse verpassen, Sie könnten zudem in komplizierte oder gar gefährliche Situationen geraten.

Nun lässt sich der Aufbau eines Projektmanagementbüros kaum mit einer Reise in den Regenwald vergleichen. Aber auch Ihr Vorhaben führt Sie in unbekanntes Terrain. Sie müssen einen Plan und eine Vorgehensweise festlegen, die Ihre Erwartungen an Ihr künftiges PMO widerspiegeln und klar die Richtung vorgeben, in die Sie sich bewegen müssen. Wenn Sie ausreichend Zeit in die sorgfältige Vorbereitung und Planung investieren, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen enorm.

Allerdings ist es ebenso wichtig, dass Sie in keine Richtung übertreiben. Perfektionistische PPM-Leiter geraten leicht in Versuchung, jedes Detail für die kommenden fünf Jahre vorauszuplanen und den Plan in Stein zu meißeln. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Sie eine vollständig neue Organisationseinheit von “0” an aufbauen wollen. Das erfordert umfangreiches Change-Management und vor allem Agilität und Konsens. Erstellen Sie also auf jeden Fall einen Plan, aber halten Sie ihn zunächst einfach und flexibel.

Sichern Sie Akzeptanz und schaffen Sie ein Netzwerk von Unterstützern

Den Aufbau eines Projektmanagementbüros bewältigen Sie nicht allein. Der eigentliche Grund für Ihr Vorhaben ist die angestrebte Optimierung Ihres Projektportfoliomanagements. Um hier etwas zu verbessern, müssen Sie Veränderungen schaffen. Das bedeutet, dass Sie den Status Quo unterbrechen müssen. Allerdings: Wenn Menschen eines fürchten, dann Veränderung. Um Zweifel auszuräumen, Widerstände zu überwinden und Akzeptanz zu gewinnen, benötigen Sie Unterstützung und aktive Mitarbeit eines ganzen Netzwerks von Förderern, Champions und Fürsprechern im gesamten Unternehmen.

Oft ist ein Top-down-Ansatz die beste Option. Schließlich benötigen Sie in jedem Fall die Finanzierung, Ressourcen und Werkzeuge für Ihr PMO. Identifizieren Sie hochrangige, einflussreiche Mitglieder Ihrer Geschäftsleitung, die den Bedarf für ein Projektmanagementbüro erkennen oder Einfluss auf den Erfolg Ihres Vorhabens haben, und versuchen Sie enge Beziehungen zu ihnen aufzubauen. Sie müssen mit diesen Meinungsführern zu einer gemeinsamen Beurteilung der Situation gelangen, den angestrebten Projekterfolg gleich definieren und für Ihr PMO eine den Erwartungen entsprechende Vision entwickeln. Teilen Sie Ihre ersten Ideen mit ihnen, überarbeiten Sie sie, passen Sie sie wenn nötig an und stellen Sie Ihre Annahmen zur Diskussion. Ihrer Förderer in der Unternehmensleitung werden immens hilfreich sein auf Ihrem Weg zur Einführung eines PMO. Sie werden Sie beraten, Sie anleiten, und Ihnen mit ihrem Gewicht, ihrer Schlagkraft und ihrem Netzwerk helfen, Hindernisse zu überwinden.

Neben diesen hochrangigen Förderern sollten Sie außerdem ein Netzwerk von Unterstützern im mittleren Management in verschiedenen Abteilungen, Funktionen und Unternehmensbereichen aufbauen. Auch das kann Ihnen helfen, den Nutzen Ihres neuen PMOs im gesamten Unternehmen besser zu vermitteln. Dazu sollten Sie zunächst eine Gruppe einflussreicher Stakeholder in verschiedenen Unternehmensbereichen identifizieren. Versuchen Sie, sie für Ihr Vorhaben zu gewinnen, erklären Sie Ihnen, wie Ihr Unternehmen von einem PMO profitieren wird und welche Ergebnisse Sie anstreben. Indem Sie den Rat und die Akzeptanz dieser Manager suchen, vermitteln Sie ihnen das Gefühl, dass sie am Erfolg Ihrer Initiative beteiligt werden. Lassen Sie sie wissen, wie Sie sie einbinden wollen und in welchen Abständen Sie sie mit Neuigkeiten und Updates auf dem Laufenden halten werden.

Enge Arbeitsbeziehungen des Personals Ihres Projektmanagementbüros mit einem Netzwerk aus wichtigen Partnern, Stakeholdern und Förderern werden für den Erfolg eine entscheidende Rolle spielen. Sie sollten deshalb den Fokus bei der Auswahl Ihrer PMO-Mitarbeiter auf Soft Skills und die Fähigkeit zur Zusammenarbeit legen. Die Leute, die Sie anwerben (extern oder aus Ihrem Unternehmen) sollten effizient mit Projektteams, mit Führungskräften aus anderen Abteilungen und gelegentlich auch mit der oberen Führungsebene und Kunden zusammenarbeiten können. Gartner stellt dazu fest: "Project managers within the PMO need a broad range of 'soft' skills in communication, conflict resolution, persuasion and facilitation."

Fragen Sie die Erwartungen im Unternehmen ab und berücksichtigen Sie sie

Ihr Projektmanagementbüro wird nach seiner Fähigkeit beurteilt werden, Verbesserungen für Ihr Unternehmen zu erzielen. Sie müssen daher sicherstellen, dass es den Herausforderungen und Erwartungen des Unternehmens gerecht wird. Sicher haben Sie dazu Ihre eigenen Überlegungen und Vorstellungen, insbesondere, wenn Sie sich die Zeit genommen haben, abgeschlossene und laufende Projekte zu verfolgen und zu analysieren. Dennoch ist es immer hilfreich, sich auch die Ideen aller anderen Beteiligten anzuhören.

Fragen Sie bei Unternehmens- und IT-Managern, Personalverantwortlichen und Mitgliedern von Projektteams nach, veranstalten Sie Meetings und erarbeiten Sie Fragen. Die helfen Ihnen, die momentane Situation und den Bedarf Ihrer Gesprächspartner sowie die Möglichkeiten zu verstehen, wie Ihr PMO sie unterstützen kann. Fragen Sie nach, wie zufrieden sie mit den derzeit genutzten Prozessen und Tools sind, was sie ändern würden, wenn sie die Gelegenheit hätten, wo ihre Prioritäten liegen, wo sie ihre drängendsten Anliegen und gravierendsten Schwachstellen sehen und ganz allgemein, was sie erwarten. Und identifizieren Sie diejenigen, die am dringendsten Hilfe benötigen.

Entscheidend ist, dass Sie offen und ehrlich kommunizieren. Versprechen Sie Ihren Stakeholdern nur dann, dass Sie etwas für sie tun können, wenn Sie völlig sicher sind, dass dies möglich ist mit den Ressourcen und Kompetenzen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Ähnlich wie eine Unternehmensleitung müssen Sie eine gemeinsame Vision davon entwickeln, was Ihr künftiges PMO leisten kann und wird.

Auf der Grundlage der konsolidierten Rückmeldungen und Ihrer eigenen Beobachtungen kommen Sie dann zu einer guten, realistischen Einschätzung der Lage. Damit können Sie die wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen, die die Arbeitsabläufe im Projektmanagement prägen. Ebenso können Sie abschätzen, wo Ihr Unternehmen im Projektportfoliomanagement steht, wie gut der derzeitige PPM-Prozess funktioniert - einschließlich der Stärken und Schwächen von Tools und Personal. So können Sie besser verstehen, was geändert werden sollte und kann.

Identifizieren Sie die entscheidenden PPM-Herausforderungen und Chancen und selektieren Sie sie. Höchste Priorität sollten diejenigen Bereiche genießen, die sofortige Maßnahmen erfordern und diejenigen Aufgaben, die kurzfristig gelöst werden können.

Mit dieser Bewertung können Sie dann ein von allen Beteiligten akzeptiertes und mit dem Unternehmen abgestimmtes Mandat für das aufzubauende Projektmanagementbüro formulieren.

Erstellen Sie eine Roadmap auf der Grundlage der gesammelten Erwartungen

Die Lücken, Erwartungen und Herausforderungen, die Sie in der Analyse der Ausgangslage identifiziert haben, können jetzt in einer “Einkaufsliste” zusammengefasst werden. Auf dieser Grundlage erstellen Sie dann eine Roadmap für die Implementierung Ihres Projektmanagementbüros.

Gleichen Sie jeden Punkt auf Ihrer priorisierten Liste mit den Möglichkeiten Ihres PMOs ab und entwerfen Sie damit einen kurzfristig umzusetzenden Aktionsplan. Dabei müssen Sie sicherstellen, dass die vorgeschlagenen Maßnahmen unter den gegebenen Umständen tatsächlich realisierbar sind. Ihr Entwurf sollte Meilensteine und Ziele für die wichtigsten PMO-Bereiche wie Prozesse, Ressourcen, Tools, Finanzmanagement, Zusammenarbeit etc. enthalten.

Als nächsten Schritt sollten Sie diese Roadmap schrittweise mit Ihren Sponsoren und vielleicht mit einigen wichtigen Stakeholdern ausarbeiten und bestätigen. Anschließend entwickeln Sie Informations- und Kommunikationsmaterial, mit dem Sie den endgültigen Plan im gesamten Unternehmen bekannt machen.

Wählen Sie den schnellsten Weg zum Erfolg

Es gibt einen einfachen Grund, warum Sie diejenigen Herausforderungen und Probleme zuerst angehen sollten, die sich schnell lösen lassen: Menschen bevorzugen meist konkrete, kurzfristige Vorteile gegenüber vagen, längerfristigen Verbesserungen. “Lieber ein Spatz in der Hand als eine Taube auf dem Dach” lautet ein gängiges Sprichwort.

Um Akzeptanz im Unternehmen zu erzielen, muss Ihr neu gegründetes Projektmanagementbüro Vertrauen schaffen, indem es Mehrwert generiert. Und das so schnell wie möglich.

Sie müssen also schnell erste Ergebnisse vorweisen können. Dazu sollten Sie Ihre ersten Bemühungen auf eine Handvoll Probleme konzentrieren, die Sie sofort in Angriff nehmen und gewinnbringend lösen können. Mit solchen schnellen Verbesserungen demonstrieren Sie, dass Ihr PMO effizient arbeitet und echten Mehrwert erzeugt. Ihre ersten Erfolge müssen Sie im gesamten Unternehmen bekannt machen. So zeigen Sie, dass Ihr Projektmanagementbüro etwas bewirkt und seine Zusagen einhält.

Nutzen Sie Feedback für kontinuierliche Verbesserungen

Selbst wenn Sie eine solide Grundlage für Ihr PMO geschaffen haben, wird vermutlich nicht alles auf Anhieb richtig funktionieren. Als funktionsübergreifende Organisationseinheit steht ein Projektmanagementbüro am Schnittpunkt zahlreicher Probleme, Funktionen und Erwartungen. Daher werden Sie das Optimum erst nach einigen Tests und Erfahrungen erreichen. In den Anfangszeiten werden Sie immer noch Widerstände überwinden müssen. Umfassende Zustimmung erzielen Sie erst nach mehrfachen Verbesserungen.

Sammeln Sie dazu Feedback und Diskussionsbeiträge Ihrer Förderer, Stakeholder, Kollegen und Mitarbeiter und entwickeln Sie auf dieser Grundlage Ihre Pläne für das PMO - oder genauer: seine Aufgaben und Zuständigkeiten, seinen Auftrag und seine Verantwortung, seine Vorgaben und Roadmaps etc. - schrittweise weiter. Damit übernehmen Sie Verantwortung für Veränderungen in Ihrem Unternehmen!

Vergessen Sie nicht, Fortschritte nach dem Start nachzuverfolgen

Sobald Ihr PMO den Betrieb aufgenommen hat, sollten Sie sich die Zeit nehmen und bewerten, was Sie bereits erreicht haben und wie Ihre Chancen stehen, die gesteckten Ziele zu erreichen.

Betrachten Sie nochmals Ihre ursprünglichen Annahmen und Pläne und prüfen Sie, welche davon der Realität standhalten. Versuchen Sie, wo immer das möglich ist, Fortschritte mit Kennzahlen zu messen, und entwickeln und verfeinern Sie Ihre Pläne immer weiter. Achten Sie darauf, dass Sie kommunizieren, was Sie tun und was Sie gemeinsam mit Ihren Stakeholdern erreicht haben. Sie müssen Ihre ersten Erfolge und Fortschritte bekannt machen, dürfen aber keinesfalls überzogene Behauptungen aufstellen.

Dank Ihrer offenen Interaktion mit den Stakeholdern und der ständigen Verbesserungen Ihrer Planungen für das PMO werden Sie schließlich einen Punkt erreichen, an dem Sie Ihr Projektmanagementbüro auf das nächste Level heben können. Von da an können Sie eine langfristige Strategie zur Verbesserung der PPM-Prozesse und Methoden Ihres Unternehmens aktiv verfolgen.

Wenn Sie ein neues Projektmanagementbüro in Ihrem Unternehmen aufbauen, sollten Sie Ihr oberstes Ziel nie aus den Augen verlieren: Ihr Erfolg hängt davon ab, ob es Ihnen gelingt, sichtbaren Nutzen zu generieren. Entscheidend dabei ist, dass Sie die Erwartungen der Stakeholder verstehen und verarbeiten, um sie erfüllen und die Effizienz der neuen Organisationseinheit nachweisen zu können. Sie müssen verschiedene Zeitpläne gleichzeitig verfolgen: Ernten Sie die niedrig hängenden Früchte und liefern Sie schnell erste Ergebnisse. Damit zeigen Sie, dass Ihr PMO anpackt und Resultate erzielt. Gleichzeitig müssen Sie länger dauernde Prozesse umsetzen, um Ihre langfristige Planung Schritt für Schritt zu verbessern und zu verfeinern.

 

 

Weiterführende Informationen

 

7 ONGOING CHALLENGES FOR THE PMO

 

Benoît Boitard

Benoît ist seit 2020 stolzes Mitglied des Marketingteams von Sciforma. Durch zahlreiche Berufserfahrungen als Berater für digitale Strategien, sowohl in aufstrebenden Start-up-Unternehmen als auch in großen Unternehmen, besitzt er ein umfassendes Verständnis des Projektmanagements in sowohl traditionellen als auch agilen Arbeitsumgebungen.