Haben Sie die richtigen Tools für Ihr PMO?

 Abbildung des Sciforma-Blog-Artikels "Haben Sie die richtigen Tools für Ihr PMO?"

Tools sind ein wesentlicher Bestandteil für den Erfolg eines Projekt Management Office, müssen jedoch zur Organisation passen und darauf abgestimmt sein. Finden Sie schnell heraus, ob Ihr PMO über die richtigen Tools verfügt, um Ihr Projektportfolio effizient und produktiv zu verwalten.

 

Warum sollten Sie ein PPM-Tool für Ihr PMO verwenden?

Nicht die richtigen Tools zu haben - entweder weil Sie erstmals eins benötigen oder weil Ihre aktuellen Tools nicht mehr ausreichen oder weil Sie einfach nicht haben, was Sie wirklich brauchen - ist der Grund für viele PMO-Horrorgeschichten. Zeitverschwendung, Ressourcen, mangelnde Motivation, Informationszuverlässigkeit, Projektversagen und viele unerwünschte Auswirkungen auf ein schlechtes Projekt Portfolio Management (sei es aufgrund von Hunderten von Excel-Tabellen oder mangelnder Workflow-Automatisierung oder Kommunikation).

Der Sinn von PMO-Tools besteht darin, PMO-Führungskräften, Projektmanagern, Analysten und allen Beteiligten im PMO zu helfen, die Arbeiten mit Effizienz und Genauigkeit zu erledigen. Sie helfen beispielsweise bei der Automatisierung alltäglicher Aufgaben oder bei der vereinfachten Visualisierung zahlreicher Informationen. Mit einem PPM-Tool kann Ihr PMO die Arbeit erledigen und den ROI positiv beeinflussen.

 

Was sind die Konsequenzen des „nicht so richtigen“ Tools?

Ein PPM-Tool verwenden, ja, aber welches? Unter den vielen Tools auf dem Markt konzentrieren sich einige auf einen bestimmten Bereich des Projektmanagements, während breit angelegte PPM-Tools die Möglichkeit bieten, alle Bereiche durch die Kombination verschiedener Funktionen abzudecken.

Wenn Sie das falsche Tool verwenden, hat dies die gleichen Konsequenzen wie wenn Sie es überhaupt nicht verwenden. Software, die nicht auf die Bedürfnisse des Unternehmens und des Teams zugeschnitten ist, bleibt einfach im Schrank liegen: Mangel an Funktionalität, übermäßig komplizierte Software ... Ebenso kann sich ein auf institutioneller Ebene etabliertes Werkzeug für eine Abteilung als nützlich erweisen, nicht jedoch für die andere. Viele Faktoren können daher zur Blockierung des Tools führen, ohne dass Ihre anfänglichen Probleme behoben werden.

 

Wie wähle ich das richtige PMO-Tool aus?

Es gibt eine formelle Strategie, um zu identifizieren, welches Tool für Sie am besten geeignet ist. Denn es gibt durchaus viele verschiedene Werkzeuge auf dem Markt, aber nicht alle sind auch für Ihr Unternehmen geeignet. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie das PMO-Tool finden, implementieren und fördern, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Wenn Sie unser E-Book „Haben Sie die richtigen Tools für Ihr PMO?“ herunterladen, werden Sie einen konkreten Aktionsplan finden, der Ihnen dabei helfen soll, die richtige Wahl zu treffen. Unabhängig von der Form, Größe, Struktur oder dem Reifegrad des PMOs können Sie mit dem in diesem E-Book beschriebenen Ansatz sicherstellen, dass Ihr PMO zum jetzigen Zeitpunkt über das richtige Toolset verfügt.

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Camélia Docquin

Camélia is Sciforma’s Marketing Manager for Europe and enjoys learning different perspectives of the current business environment and project management challenges that enterprises and individuals face daily. Main interests include : innovation, digital transformation, and strategy execution.