Sinn und Zweck eines Projektmanagementbüros

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Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

  • Der Aufbau eines Projektmanagementbüros ist eine hervorragende Möglichkeit, gezielt Probleme, Schwachstellen und Leistungsdefizite zu beheben, die Ihr Geschäft beeinträchtigen.
  • Ein Projektmanagementbüro etabliert wiederholbare und gut organisierte Prozesse im Projektmanagement und bringt damit mehr Sicherheit und Kontrolle in die Projektarbeit.
  • PMOs unterstützen die Erfassung und Bereitstellung von Qualitätsdaten, die akkurate Planung und Prognosen und fundierte Entscheidungen ermöglichen. Es trägt auch erheblich zur Kosteneffizienz und einer optimalen Budgetplanung bei.
  • Und schließlich verbessert ein Projektmanagementbüro die Auswahl von Projekten und sichert langfristige Wettbewerbsvorteile.

 

Die zahlreichen Vorteile eines PMO

“Wie würde mein Unternehmen vom Aufbau eines Projektmanagementbüros profitieren?” Aus Sicht der Unternehmensleitung ist das eine relevante Frage. Wenn Sie sich mit dem Thema beschäftigen, wissen Sie bereits, dass Projektmanagementbüros (project management offices - PMOs) dazu dienen, Projektaktivitäten im gesamten Unternehmen zu optimieren. Nicht ganz so nahe liegt aber eine Verknüpfung der Arbeit eines PMOs mit sicht- und messbaren Steigerungen des Unternehmenswertes oder des Geschäftsergebnisses. Dennoch wollen Sie mit dem Aufbau eines Projektmanagementbüros genau diese positiven Ergebnisse erzielen.

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Vorteile eines Projektmanagementbüros im Unternehmen.

1- Ein PMO löst Probleme und behebt Schwachstellen im Unternehmen

Ein Projektmanagementbüro wird oft als Reaktion auf spezifische Probleme, Fragen, Schwachstellen oder Leistungsdefizite aufgebaut, die ein Unternehmen beheben will und muss.

Ein entscheidendes Problem für viele Unternehmen ist beispielsweise die Verschwendung von Energie für Aufgaben, die keinen Mehrwert generieren. Das gilt für bis zu 90% der gesamten Projektarbeit. Daraus ergibt sich großes Potenzial für Produktivitätssteigerungen in der Projektbearbeitung. Das Problem, dass zahlreiche Aufgaben in Projekten keinen Mehrwert erzeugen – in anderen Worten, dass Ressourcen nicht produktiv gebunden werden – lässt sich darauf zurückführen, dass oft nicht formal geregelt ist, wie Informationen zentralisiert und verteilt werden können. Eine effiziente Lösung dafür ist die Konsolidierung aller projektbezogenen Informationen in einer zentralen Ablage. Damit entsteht die sprichwörtliche „eine Quelle der Wahrheit“. Außerdem sind die Daten so dauerhaft abrufbar und ihre Integrität wird gewährleistet. Mit einem Speicherort für sämtliche Projektdaten müssen Sie keine Zeit mehr für die Suche nach Informationen verschwenden. Es gibt keine verstreuten Excel-Spreadsheets mehr. Alles, was Ihr Unternehmen zur Verfolgung und Steuerung seiner Projekte benötigt, steht auf Knopfdruck und jederzeit aktuell zur Verfügung. Insgesamt kann ein PMO, ausgestattet mit den notwendigen Möglichkeiten, die Zeit, die Projektmanager für nicht produktive Aufgaben aufwenden, um bis zu 25% reduzieren. Die dadurch wieder verfügbare Kapazität können Ihre Teams für höherwertige Arbeiten nutzen.

Ein anderes, weit verbreitetes Problem in Unternehmen ist beispielsweise ein hoher Anteil von Projekten, die nicht den erwarteten Nutzen generieren. Die Ursachen dafür reichen von einem nicht idealen Auswahlprozess für Projekte bis zu mangelhafter Projektdurchführung. Auch überlange Projektlaufzeiten sind eine mögliche Ursache. Sie binden wichtige Ressourcen über ausgedehnte Zeiträume und verzögern die Fertigstellung neuer Produkte und Services.

Das Projektmanagementbüro muss diese anhaltenden und belastenden Probleme lösen und verhindern, dass sie Unternehmen ausbremsen und ihre Leistung beeinträchtigen.

Durch Überprüfungen und gegebenenfalls Optimierungen der Prozesse und Arbeitsweisen sowie durch besser strukturierte Herangehensweisen und effizientere Werkzeuge und Best Practices können PMOs spezifische Schwachstellen ihrer Unternehmen beheben.

2- Ein PMO schafft mehr Kontrolle über Projektaktivitäten

Projektmanagementbüros zielen darauf ab, Standardprozesse für ihr Arbeitsgebiet zu entwickeln und durchzusetzen, um die Arbeitsweisen von Projektteams zu vereinheitlichen. Diese Standards können die gesamte Bandbreite projektbezogener Aktivitäten und Aufgaben umfassen: Datensammlung, Erstellen von Berichten, Projektnachverfolgung und Kommunikation zwischen den Teams. Ein typisches Beispiel dafür sind Meilensteine in Projekten: Sich selbst überlassene Projektmanager werden höchstwahrscheinlich verschiedene Meilensteine definieren, um ihre verschiedenen Projekte zu planen, zu verfolgen und zu steuern. Möglicherweise benutzen sie auch verschiedene Bezeichnungen oder gleiche Begriffe mit unterschiedlichen Bedeutungen. Daraus können Missverständnisse entstehen, die sich negativ auf Projekte auswirken.

Wenn ein PMO Methoden und Arbeitsweisen umfassend standardisiert und alle Projektteams auf eine gemeinsame Sprache verpflichtet, können Sie davon ausgehen, dass keine Abweichungen oder Brüche in der Kommunikation Ihr Projektmanagement behindern werden. Ihr Projektmanagementbüro wird die Durchführung und die begleitenden Aktivitäten auf jeden Fall im Blick behalten und überwachen können. Damit ist sichergestellt, dass alles unter Kontrolle bleibt und jedes Teammitglied seine Aufgaben in der vorgegebenen Zeit bearbeitet, dass Best Practices in allen Projekten eingehalten werden und dass die Projekte ihre Ziele erreichen.

Projektmanagementbüros etablieren außerdem eine Leitungsstruktur für das Projektmanagement, die eindeutige Verantwortlichkeiten definiert und festlegt, wer wofür zuständig ist. Damit lassen sich unerwartete Probleme oder Ereignisse über eine klar festgelegte Weisungskette schneller lösen. Kurz gesagt: Mit einem PMO können Sie darauf vertrauen, dass die Bearbeitung von Projekten in Ihrem Unternehmen wie geschmiert läuft. Mitarbeiter kennen jederzeit ihre Aufgaben und die Möglichkeiten, sie zu bearbeiten. Und sie wissen, wie sie kleinere oder größere Probleme lösen oder eskalieren können, wer Entscheidungen trifft, usw.

3- Ein PMO erleichtert den Zugang zu Daten

Mehr Transparenz

Viele Unternehmen und deren Manager leiden unter mangelnder Datentransparenz und nicht sehr verlässlichen Berichten. Ohne die richtigen Prozesse und Tools werden die Datensammlung sowie die Erstellung und Verteilung von Berichten mühsam und zeitaufwändig und blockieren einen großen Teil der Kapazität von Projektmanagern. Zudem sind manuell erstellte Berichte nicht immer aktuell und präzise und können ganz unterschiedlich aufgebaut sein. Schließlich verwendet jeder Projektmanager die Tools und Darstellungen seiner Wahl und stellt verschiedene Informationen in den Vordergrund. Letztlich sind daher von verschiedenen Projektmanagern erstellte Berichte oft nicht vergleichbar.

Ein Projektmanagementbüro wird sicherstellen, dass alle verfügbaren Daten in einer einzigen Ablage zentralisiert, konsolidiert und automatisch in Echtzeit aktualisiert werden. Damit erhält das Unternehmen einen umfassenden Überblick über alle Projekte und Portfolios. Dank dieser Sichtbarkeit der Daten können PMOs das obere Management mit vollständigen und eindeutigen Informationen zu allen Aspekten der Projektbearbeitung unterstützten. Die Daten können direkt aus der Ablage verarbeitet oder exportiert werden. Damit lassen sich automatisch Berichte erstellen und wertvolle Zeit für Projektmanager einsparen. Entscheidungsträger erhalten konsistente und standardisierte Reports mit ansprechenden und überzeugenden Visualisierungen, die die Aufnahme der Informationen erleichtern.

Wertvolle Erkenntnisse

Dem PMO obliegt in gewisser Weise die Aufsicht über die Daten. Unterstützt durch professionelle Tools gewährleistet es die Qualität, Genauigkeit und Aktualität der Informationen, die in Berichten verarbeitet und ausgewertet werden. Digitale Systeme konsolidieren die Informationen und schließen Diskrepanzen aus. Sie speichern sie sicher und garantieren ihre Integrität. Anhand genauerer Daten für die Planung und zu Ressourcen, Zeitplänen und Budgets und mit detaillierten Analysen können Unternehmen optimale Entscheidungen treffen. Noch bessere Entscheidungsgrundlagen schaffen automatisch generierte Insights, in denen diese Daten in Beziehung zueinander gesetzt werden.

Bessere Prognosen

Simulationen, die auf der Grundlage dieser Daten durchgeführt werden können, ermöglichen genauere Prognosen und Planungen. Mit ihren professionellen Tools können Projektmanagementbüros zahlreiche was-wäre-wenn-Szenarien durchspielen und so den Einfluss jeder denkbaren Entscheidung über Zeitpläne, Ressourcen, Budgets, Meilensteine etc. simulieren. Das hilft Unternehmen, Projekte optimal zu steuern und nötigenfalls während der Durchführung nachzujustieren. Letztlich steigen damit die Erfolgsraten der Projekte und ihre Chancen, alle gesteckten Ziele zu erreichen.

4- Ein PMO sorgt für mehr Wirtschaftlichkeit

Einer der größten Vorzüge eines Projektmanagementbüros ist sein positiver Einfluss auf den Gewinn Ihres Unternehmens.

Kosteneinsparungen

Das PMO erhöht die Produktivität deutlich, indem es die Zusammenstellung von Dashboards und Berichten, die Erfassung von Arbeitszeiten, die komplette Projektüberwachung und andere, einfache aber umfangreiche Aktivitäten und Aufgaben automatisiert, die wenig Mehrwert generieren. Investitionen der Unternehmen in produktive Ressourcen werden damit profitabler. Weiteren Gewinn darüber hinaus versprechen Effizienzsteigerungen in der Ressourcenzuteilung. Die meisten PMOs nehmen sich auch um dieses Problems an. Ein Projektmanagementbüro wird die Prozesse und Tools für das Ressourcen- und Kapazitätsmanagement standardisieren. So können Unternehmen Kapazitätsbedarfe für alle Teams und Projekte besser vorhersagen und Konflikte beim Einsatz wichtiger Ressourcen vermeiden.

Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit

Die Feinabstimmung des Ressourcenmanagements verhindert eine zu hohe oder zu geringe Auslastung von wichtigen Mitarbeitern und stärkt die Gesamtproduktivität. Außerdem verkürzt sie die Projektlaufzeiten. Ihr Projektmanagementbüro trägt dazu bei, dass die richtigen Mitarbeiter mit den passenden Kompetenzen für die wichtigsten Projekte zur Verfügung und stehen und mit der höchstmöglichen Auslastung daran arbeiten. Letztlich kann Ihr Unternehmen so besser im Wettbewerb bestehen: Verzögerungen bei der Projektbearbeitung werden reduziert und die kürzere Time-to-Market wirkt sich positiv auf die Finanzen aber auch auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Ihre Position im Markt aus.

Verbesserte Einhaltung der Budgets

Mit mehr Transparenz, Planbarkeit und Kontrolle über alle Aspekte der Projektbearbeitung lassen sich auch Projektbudgets besser einhalten. Projektmanagementbüros implementieren feste Prozesse und Werkzeuge, mit denen Kosten kalkuliert und überwacht und realistische Budgets für Projekte und Portfolios erstellt werden können. Solche Tools warnen auch vor Problemen, die zu einem späteren Zeitpunkt auftreten können, zeigen auf, welche Anpassungen notwendig sind und ermöglichen frühzeitige Reaktionen. Das ist deutlich wirtschaftlicher als kurzfristig Probleme zu lösen, die erst im letzten Moment erkannt werden.

Ihr Unternehmen erzielt mit seinen Investitionen in ein PMO und die zur Unterstützung benötigten Tools Kosteneinsparungen, Produktivitätsgewinne, Umsatzsteigerungen durch höhere Wettbewerbsfähigkeit und Verbesserungen bei der Einhaltung der Budgets, insgesamt also messbaren Mehrwert.

5- Mit einem PMO machen Sie Ihr Unternehmen bereit für die Zukunft

Und nicht zuletzt zählen zu den Vorteilen eines PMOs mehr Agilität des Unternehmens, eine bessere Ausrichtung der Projekte an der Unternehmensstrategie und die Fähigkeit, neue Chancen zu nutzen.

Ein Projektmanagementbüro hilft bei der Lösung einer entscheidenden Aufgabe: die Auswahl zu realisierender Projekte. Projekte müssen die Strategie eines Unternehmens unterstützen, um Mehrwert zu schaffen. Sind die Unternehmensziele während des Auswahlprozesses nicht klar definiert, wird die Übereinstimmung mit der Strategie oft nicht erreicht. Solche Probleme bei der Projektauswahl führen oft zu Produktivitätseinbußen oder zum Scheitern der Vorhaben.

Da alle Unternehmen bestrebt sind, mehr mit weniger zu erreichen, verlassen sie sich auf ihre Projektmanagementbüros und deren sorgfältige Auswahl, wann welche Projekten realisiert werden sollen. Die PMOs sorgen dafür, dass die knappen Ressourcen den für das Unternehmen wertvollsten oder kritischsten Vorhaben zugeteilt werden. Sie übernehmen das Bedarfsmanagement und priorisieren die verschiedenen Initiativen. Und sie stellen sicher, dass die Projekte mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen und strategischen Nutzen erzielen. Ziel ist es, die Zahl der Projekte zu erhöhen, die Mehrwert schaffen, und die Zahl derer, die als Fehlschlag gewertet werden müssen, zu verringern.

Indem Ihr Projektmanagementbüro wichtige, strategische Vorhaben an- und durchführt, unterstützt es den Wandel in Ihrem Unternehmen und trägt maßgeblich zu positiven Unternehmensergebnissen bei. Es fördert für das gesamte Unternehmen bedeutsame Entwicklungen wie profitables Wachstum und langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Laut Gartner verfolgen mittlerweile 82% der CEOs Initiativen im Bereich digitale Transformation und Management. Im Jahr 2018 lag dieser Prozentsatz bei 62%.

Ein PMO liefert die Grundlagen für intelligentere Entscheidungen und leistet damit einen einen unschätzbaren Beitrag zur Steuerung von Unternehmen in Krisenzeiten.

Laut Statista verfügen 83% der Unternehmen weltweit über ein oder mehrere Projektmanagementbüros. Zudem erwarten 71% der im Projektbereich tätigen Mitarbeiter, dass PMOs in Zukunft noch weitere Leistungen erbringen werden. 72% gehen davon aus, dass Unternehmen den Wert ihrer PMOs künftig noch höher einschätzen werden.

Ein Projektmanagementbüro ist ein echter Werttreiber für Unternehmen und damit weit mehr als nur eine Funktion zur Steuerung von Projekten. Es ist bemerkenswert, wie viele unterschiedliche Unternehmensbereich davon profitieren. Um das volle Potenzial Ihres PMOs nutzen zu können, muss es allerdings den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden. Jedes PMO hat seinen individuellen Auftrag und Verantwortungsbereich und jedes erfüllt seine Aufgaben auf individuelle Art und Weise. Entsprechend sollten Sie darauf achten, dass Sie die Anforderungen und Erwartungen Ihres Unternehmens sorgfältig erfassen und Ihr PMO so gestalten, dass es die Entwicklung Ihres Unternehmens bestmöglich unterstützt.

 

Hier erfahren Sie mehr über die Rolle des PMOs:

 

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Benoît Boitard

Benoît ist seit 2020 stolzes Mitglied des Marketingteams von Sciforma. Durch zahlreiche Berufserfahrungen als Berater für digitale Strategien, sowohl in aufstrebenden Start-up-Unternehmen als auch in großen Unternehmen, besitzt er ein umfassendes Verständnis des Projektmanagements in sowohl traditionellen als auch agilen Arbeitsumgebungen.