Wie lässt sich ein Projektportfolio steuern?

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

  • Projektportfoliomanagement hilft, Projekte so durchzuführen, dass sie die strategischen Prioritäten und Ziele des Unternehmens unterstützen. Unternehmen jeglicher Art und Größe können Ihre Projektpipeline mit PPM-Prozessen priorisieren und ihre Aktivitäten darauf konzentrieren, messbaren Mehrwert zu generieren.
  • Für einen erfolgreichen Einstieg in PPM und dessen Einführung können Sie einem strukturierten Prozess folgen:
    • Sammeln Sie umfassende Daten zu Ihrer Projektpipeline und bewerten Sie den Umfang, den Status und das Nutzen-Risiko-Profil der verschiedenen Projekte;
    • Analysieren Sie die Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie, um den Status und die Ausbalancierung auf Portfoliolevel zu bewerten; korrigieren Sie den Kurs, um diese Übereinstimmung zu verbessern, und stellen Sie sicher, dass die betroffenen Stakeholder die Initiative verstehen und unterstützen;
    • Und schließlich: Passen Sie Ihren PPM-Prozess im Laufe der Zeit an.

 

Der Schlüssel zum erfolgreichen Management eines Projektportfolios

Projektportfoliomanagement (oft abgekürzt als PPM) befasst sich mit der Steuerung von Gruppen miteinander verbundener und voneinander abhängiger Projekte. PPM betrachtet mehrere abgeschlossene, laufende und geplante Projekte als ein Ganzes und legt dafür die optimale Abfolge, Zusammenstellung und Priorisierung fest. Die Verbindungen und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten, die sich Produktions- und Finanzressourcen sowie Mitarbeitende teilen, müssen gemanagt werden. PPM ist somit eine komplexe Aufgabe und erfordert leistungsfähige Prozesse. Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, was Sie für eine erfolgreiche Einführung von PPM und zur Maximierung der Rendite Ihrer Projekte wissen und beachten sollten. Wir erläutern die verschiedenen PPM-Konzepte und ihre spezifischen Vorteile, die wichtigsten Schritte zu ihrer Umsetzung und die für ein effizientes PPM verfügbaren Tools.

1-Definition des Begriffs Projektportfoliomanagement

Projektportfoliomanagement ist im Grunde die zentralisierte Verwaltung eines oder mehrerer Portfolios von Projekten zur Erreichung eines angestrebten Nutzens oder strategischer Ziele. Damit schließt PPM die Lücke zwischen der Ausführung und der Strategie und ermöglicht es Unternehmen, maximalen Nutzen aus ihren Projektaktivitäten zu ziehen.

Ziele des Projektoportfoliomanagements

Sinn und Zweck des PPM ist die Maximierung der Wertschöpfung aus Projekten für ein Unternehmen. Eines der Kernziele ist dabei die sinnvolle Auswahl von Projekten. Die Ressourcen des Unternehmens sollten in diejenigen Projekte investiert werden, die unter Berücksichtigung der spezifischen Ziele des Unternehmens die höchste Rendite versprechen. Ohne PPM werden Projekte oft planlos ausgewählt und priorisiert. Zu den weiteren Zielen von PPM zählen die Optimierung des Risikoprofils des Unternehmens und seiner Präsenz am Markt: Ein ideales Projektportfolio bietet eine angemessene Balance zwischen risikolosen und riskanteren Projekten und zwischen langwierigen und kurzfristig zu realisierenden Vorhaben. PPM überwacht auch die Implementierung der Projekte und stellt sicher, dass sie dem Unternehmen helfen, seine Pläne umzusetzen und seine Ziele zu erreichen.

Einige Anwendungsbeispiele für Projektportfoliomanagement

PPM-Methoden erweisen sich als sehr hilfreich bei der Auswahl von Projekten, in die ein Unternehmen investieren möchte. Der PPM-Prozess erleichtert fundierte Entscheidungen über trade-offs bei mehreren, miteinander konkurrierenden Projekten, indem er ihren potenziellen Nutzen und ihre Risiken in die Bewertung einbezieht.

Als methodischer und strukturierter Ansatz zur Abschätzung des Wertes einzelner Projekte objektiviert PPM Entscheidungen und schafft eine gemeinsame Vision und gemeinsame Ziele für verschiedene Stakeholder. Da er alle Beteiligten auf denselben Informationsstand bringt, verdeutlicht er auch Verantwortlichkeiten und und verbessert die Kommunikation und die enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Stakeholdern.

Zu erwartender Nutzen von Projektportfoliomanagement

Zu den Vorteilen, die Unternehmen nach eigener Einschätzung durch die Implementierung eines

Projektportfoliomanagements erzielen konnten, zählen:

  • Beseitigung von Ineffizienzen auf Portfoliolevel
  • Höhere Erfolgsraten bei Projekten
  • Verbesserte Entscheidungsfindung und konsistente Priorisierung strategischer Projekte
  • Bessere Kontrolle über Projekt- und Portfoliobudgets
  • Verbesserte Zuteilung kritischer Ressourcen
  • Effektiveres Change-Management und gesteigerte Agilität des Unternehmens

2-Erläuterung der Konzepte

Abgrenzung des Projektportfoliomanagements vom Projektmanagement

Obwohl Projektmanagement und Projektportfoliomanagement verwandt sind und teilweise dieselben Prozesse und Fähigkeiten nutzen, gibt es wichtige Unterschiede, die nicht übersehen werden sollten.

Projektmanagement konzentriert sich auf die erfolgreiche Implementierung einzelner Projekte. Projektmanager nutzen spezifische Techniken, Tools und Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass Projektaktivitäten den formulierten Anforderungen genügen und beispielsweise vereinbarte Projektumfänge, Fristen und Budgets eingehalten werden.

Projektportfoliomanagement stellt dagegen die Auswahl und Förderung von strategiekonformen Projekten in den Vordergrund. Das Hauptaugenmerk liegt dabei nicht auf den Details der Projektrealisierung sondern eher darauf, dass sämtliche Projektaktivitäten den Vorgaben und Zielen des Unternehmens gerecht werden. Es geht vor allem darum, zu entscheiden, welche Projekte realisiert werden sollten, wie sie in das Portfolio eingegliedert werden sollten und wie sich sicherstellen lässt, dass sie den angestrebten Nutzen und die gewünschten Ziele erreichen.

Unterschiede zwischen Programmen und Portfolios

Das Project Management Institute definiert ein Programm als “eine Gruppe miteinander verbundener Projekte, die koordiniert gemanagt werden, um Vorteile und Steuerungsmöglichkeiten zu realisieren, die mit einer separaten Verwaltung nicht zu erreichen wären”.

Mit anderen Worten: Ein Programm ist eine Sammlung von Projekten, die durchgeführt werden, um spezifische, taktische Ziele zu verfolgen oder um bestimmte Aktivitäten umzusetzen. So ist beispielsweise die Entwicklung eines neuen Flugzeugs ein Programm mit verschiedenen Projekten, je einem für jedes Feature oder System.

Man kann ein Programm erstellen, um spezifische Unternehmensziele zu erreichen, oder für sämtliche Arbeiten, die für einen einzelnen Kunden geleistet werden. Programmmanagement betrifft die Überwachung der verschiedenen Risiken und Fragestellungen, die im Laufe eines Programms auftreten können und das Management solcher Herausforderungen.

Portfolios liegen naturgemäß eher auf der strategischen Ebene. Ein Portfolio ist eine übergreifende Struktur. Es umfasst Projekte und Programme, die als Gruppe gemanagt werden, um die Strategie und die langfristigen Ziele des Unternehmens zu realisieren.

Ein Unternehmen kann nur ein Portfolio führen, in dem alle seine Projekte und Programme enthalten sind. Oder es kann verschiedene Portfolios für die Projektauswahl und für Entscheidungen über Investitionen erstellen und managen.

Wichtige Elemente des Projektportfoliomanagements

Der Projektportfoliomanager

Der Projektportfoliomanager ist zuständig für die übergeordnete Aufsicht über eines oder mehrere Portfolios. Projektportfoliomanager definieren und implementieren dedizierte Prozesse und Standards zur Steuerung von Portfolios, für die sie verantwortlich sind. Viele nutzen hochentwickelte Instrumente für die Finanzplanung, um ihre Portfolios mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Übereinstimmung zu bringen.

Im Gegensatz zu den meisten Projektmanagern übernehmen Projektportfoliomanager Verantwortlichkeiten, die weit über die Überwachung der Projektdurchführung und das tägliche Projektmanagement hinaus reichen. Ihr Arbeitsgebiet umfasst normalerweise den Aufbau von Verbindungen und die Zusammenarbeit mit verschiedenen, weiteren Stakeholdern im gesamten Unternehmen. Sie wirken zudem an der erfolgreichen Umsetzung der Unternehmensstrategie mit.

Projektportfoliomanager sind oft Teil eines Projektmanagementbüros (Project Management Office - PMO), das das Projektmanagement, das Programmmanagement und das Projektportfoliomanagement für das gesamte Unternehmen überwacht. Ein PMO kann wertvolle Unterstützung für Projektportfoliomanager leisten, indem es einen methodischen Rahmen setzt (beispielsweise durch die Definition unternehmensspezifischer, hybrider PPM-Prozesse), aber auch, indem es Ressourcen zur Verfügung stellt und Handlungsempfehlungen formuliert.

Projektportfoliomanagement-Software

Die Komplexität einer Reihe voneinander abhängiger Projekte erfolgreich zu managen, ist nahezu unmöglich ohne Unterstützung durch eine geeignete Projektportfoliomanagement-Software und entsprechende Tools. In der Branche bewährte Plattformen konsolidieren umfangreiche Projektdatensätze und liefern ein klares Bild der Projektstände und Ergebnisse auf Portfoliolevel. Solche Tools ermöglichen Bewertungen, welche Projekte nach Plan laufen und den erwarteten Nutzen generieren werden, und welche ein Eingreifen des Portfoliomanagers erfordern. Analytics-Fähigkeiten wie prädiktives Modellieren und die Unterstützung von Was-wäre-wenn-Szenarien erleichtern zusätzlich die Entscheidungsfindung. Um diejenige PPM-Lösung zu finden, die am besten zur Situation und zu den Zielen ihres Unternehmens passt, sollten Portfolio- oder PMO-Manager zunächst die Herausforderungen und Erwartungen ihres Unternehmens an PPM betrachten, die konkrete Anwendung einer Lösung definieren und dann die auf dem Markt erhältlichen Angebote vergleichen. Viele Anbieter werben mit Demonstrationen, Previews oder kostenlosen Tests. Sie zeigen Interessenten auf, was sie von den jeweiligen Tools erwarten können.

Definition und Implementierung eines effektiven Prozesses für das Projektportfoliomanagement

Erfolgreiches Projektportfoliomanagement erfordert Unterstützung durch einen soliden, gut durchdachten PPM-Prozess. Wie Sie den entwickeln, erläutert die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung.

1. Verstehen Sie die Strategien und erfassen Sie die Projekte

Am Anfang steht die Informationssammlung. Sie müssen ein klares Verständnis der Vorgaben, Ziele und Strategien Ihres Unternehmens entwickeln. Lesen Sie die Aussagen zur Vision und Mission sehr sorgfältig, beschaffen Sie sich Unterlagen, die die Details der wichtigsten strategischen Pläne erläutern, befragen Sie die Unternehmensleitung, um sicherzugehen, dass Sie die langfristige Ausrichtung und die für Ihr Unternehmen gültige Definition von Erfolg vollständig verstehen.

Sammeln Sie anschließend die wesentlichen Daten zu allen aktiven und möglichen Projekten und analysieren Sie, welche davon wie effektiv dazu beitragen, die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Dabei sollten Sie nicht nur den Zweck, den Umfang und den erwarteten strategischen Nutzen der Projekte betrachten, sondern auch ihren möglichen ROI, mögliche Risiken, den Ressourcenbedarf (getrennt nach kritischen und unkritischen Ressourcen) und die Qualität der jeweiligen Projektplanung.

2. Überprüfen Sie das Portfolio und dessen Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie

Nach der individuellen Evaluation aller Projekte in Ihrem Portfolio können Sie diese nach Kategorien wie ROI, Erfolgschancen, Transformation vs. Fortführung bestehender Prozesse, Risiko, Wert für das Unternehmen, etc. gruppieren. Die Klassifikation hängt letztlich von der Art und den Zielen Ihres Geschäfts ab. Damit können Sie besser verstehen, ob einige der Projekte aus Effizienzgründen zusammengefasst werden sollten, ob einige in ein anderes Portfolio verschoben werden sollten, oder ob es sinnvoller wäre, einige andere zu beenden. Außerdem können Sie so den Gesamtzustand und das Gesamtrisikoprofil Ihres Projektportfolios bewerten und seine Übereinstimmung mit Ihrer Unternehmensstrategie analysieren. Ziel des Ganzen ist es, herauszufinden, ob Sie Ihre kritischen Ressourcen für die Projekte einsetzen, die den größten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen, ob sich Projekte, die demnächst begonnen werden sollen, an der Unternehmensstrategie orientieren und ob das Portfolio insgesamt aus geschäftlicher und ökonomischer Sicht sinnvoll erscheint.

Sie sollten außerdem darauf achten, dass Ihr Portfolio gut ausbalanciert ist. Prüfen Sie Ihr Gesamtrisiko auf Portfoliolevel und berücksichtigen Sie dabei das gesamte Spektrum möglicher Risiken. Dazu zählen unter anderem finanzielle, technologische und Marktrisiken. Bewerten Sie die Mischung von Projekten in Ihrem Portfolio nach Art, Zeithorizont und der Wahrscheinlichkeit, dass sie sich auszahlen werden.

3. Managen und fördern Sie die Ausrichtung an der Unternehmensstrategie

Nachdem Sie jetzt ein klares Bild von der Zusammensetzung und dem Status Ihres Portfolios haben, ist es an der Zeit, Entscheidungen zu treffen und umzusetzen. Verteilen Sie Budgets und Ressourcen neu, setzen Sie neue Prioritäten, organisieren und planen Sie Projekte neu, um ihr Portfolio enger an der Strategie auszurichten und Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Dabei sollten Sie das angestrebte Risikoniveau stets im Blick behalten.

In dieser Phase sollten Sie außerdem in der Lage sein, Fragen zu beantworten, die Teammitglieder, Mitarbeitende und Entscheidungsträger ganz sicher stellen werden. Sie werden sich fragen, was PPM ist, wofür es gebraucht wird, welcher tiefere Sinn hinter den Veränderungen steckt, die Sie vornehmen, welche Kosten für das Unternehmen entstehen, inwieweit sie davon betroffen sein werden und was von ihnen erwartet wird. Ein dediziertes Projektportfoliomanagement-Team und Mitglieder der Unternehmensleitung, die bereit sind, als Meinungsführer und möglicherweise als Leitungsorgan zu fungieren, können Sie bei diesem Change-Management effektiv unterstützen. Außerdem sollten zu Ihrem Team Technikexperten gehören, die Ihnen bei der Implementierung Ihres digitalen PPM-Systems helfen.

4. Weiterentwicklung und Feintuning

Und schließlich werden Sie vermutlich Ihre Herangehensweise und Ihren Prozess im Lauf der Zeit anpassen müssen. Die Einführung von Projektportfoliomanagement in einem Unternehmen ist alles andere als einfach. Allein schon aufgrund der Anzahl von Variablen, die Sie berücksichtigen und koordinieren müssen, wird die erste Zeit wohl kaum ein Vergnügen werden. Sie sollten bereit sein, Ihren PPM-Prozess laufend anzupassen und nachzujustieren, basierend auf Feedback Ihrer Stakeholder und den Ergebnissen, die Ihr Portfolio nach der PPM-Einführung erzielt.

Einige Tipps

Der Einstieg in das Projektportfoliomanagement ist niemals einfach. Für den möglichen Nutzen lohnt sich der Aufwand aber in jedem Fall. Dennoch müssen Sie auch diverse Herausforderungen bewältigen. Dazu listen wir hier einige wichtige Punkte auf, die Sie keinesfalls außer Acht lassen sollten:

  • Es gibt Risiken. Diejenigen zu identifizieren, die Ihre Projekte aus der Bahn werfen könnten, ist von entscheidender Bedeutung. Qualifizieren und quantifizieren Sie die verschiedenen Arten von Risiken und entwickeln Sie klare Strategien, um sie zu entschärfen oder zu vermeiden.
  • Zögern Sie nicht, Projekte abzubrechen. Viele Projekt- und Portfolioleiter beenden nicht gern aktive Projekte. Dennoch ist es sinnvoll, Projekte zu pausieren oder einzustellen, die strategisch betrachtet nicht mehr sinnvoll erscheinen.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie auf alle benötigten Daten und Informationen zugreifen können. Richtige Entscheidungen können Sie nur anhand hochwertiger Daten treffen. Zugang zu präzisen und verlässlichen Daten ist daher eine unverzichtbare Voraussetzung für den Erfolg Ihrer Projektportfoliomanagementinitiative.
  • Beschaffen Sie passendes Equipment. Um den komplexen PPM-Prozess managen zu können, benötigen Sie ein geeignetes Tool. Achten Sie darauf, dass Sie das richtige für Ihr Unternehmen auswählen.
  • Denken Sie an das Change-Management. Die Teams ins Boot zu holen, ist eine Ihrer wichtigsten Aufgaben. Kommunizieren und erklären Sie die Veränderung. Verdeutlichen Sie allen Betroffenen den Nutzen und den Mehrwert, den Sie erzielen wollen. Versuchen Sie, den Prozess für Mitglieder der Projektteams zu vereinfachen, besonders zu Beginn. Zusätzliche Prozesse und Anforderungen können Sie später immer noch einführen, wenn sich Ihr Unternehmen besser auf PPM eingestellt hat und die Teams größer werden. Vergessen Sie nie, dass Veränderungen Zeit benötigen!

Dieser Überblick zeigt Ihnen, warum PPM wichtig ist und wie der Einführungsprozess in Ihrem Unternehmen ablaufen sollte. Natürlich kann er nicht alle Aspekte berücksichtigen. Und, da jedes Unternehmen einzigartig ist, sollte der oben in Grundzügen dargestellte Prozess an die Kultur und Organisation jedes Unternehmens angepasst werden. Sie können die vorgeschlagenen Methoden jederzeit modifizieren und PPM auf andere Art und Weise einführen. Das Ziel bleibt immer dasselbe: dauerhaften Mehrwert und Wettbewerbsvorteile für IHR Unternehmen in seinem Markt zu schaffen.

 

Mehr über Projektportfoliomanagement erfahren Sie hier:

Shi Jackson

Shi Jackson ist als Digital Marketing Manager für Sciforma in Deutschland zuständig. Ihre tägliche Arbeit ist durch operative Marketing-Tätigkeiten und das Optimieren der Strategie dahinter geprägt. Shis Hauptinteresse liegt in der Prozessoptimierung, digitalen Transformation und effektiven Kollaboration.