Wie lässt sich ein Projektportfoliomanagement implementieren?

Die erfolgreiche Einführung eines Projektportfoliomanagement-Systems in Ihrem Unternehmen

Jedes Unternehmen, das Projekte durchführt, wird früher oder später die Notwendigkeit erkennen oder sich sogar gezwungen sehen, ein Projektmanagement-System zu implementieren. Mit immer komplexeren Projektaktivitäten wächst auch der Druck, Bedarf und Ressourcen zu priorisieren, Konflikte zwischen Aktivitäten zu identifizieren und präzisere Arbeits- und Ressourcenpläne zu erstellen. Projektportfoliomanagement schafft mehr Transparenz bei allen Aktivitäten in Projekten und Portfolios und zeigt auf, inwieweit sie im Einklang stehen mit den strategischen Zielen eines Unternehmens.

Allerdings ist der Aufwand für die Einführung eine Projektportfoliomanagement-Systems oft höher als erwartet. Neben technischen Herausforderungen beinhaltet er auch Veränderungen im Unternehmen, die sich auf Prozesse, Strukturen und die Unternehmenskultur auswirken.

DE - 1. Sinn und Zweck von Projektportfoliomanagement

Das Project Management Institute definiert Projektportfoliomanagement als “zentrales Management eines oder mehrerer Portfolios, das einen effizienten Prozess für Entscheidung über Portfolios, Projekte, Programme und den Betrieb ermöglicht.

Ein strukturierter PPM-Ansatz wird meist dann notwendig, wenn Unternehmen zunehmend Schwierigkeiten haben, ständig wachsende Anforderungen an Projekte mit begrenzten Kapazitäten und Budgets zu erfüllen.

Verschiedene Unternehmensbereiche und Stakeholder bestehen darauf, dieses oder jenes Projekt vorrangig zu bearbeiten. Leitende Mitarbeiter im Projektmanagement niegen dann oft dazu, Zusagen zu machen, die sie nicht halten können. Aufgrund fehlender Ressourcen sammelt sich so ein Rückstau von nicht oder nicht vollständig bearbeiteten Projekten an. Es entstehen erhebliche Verzögerungen und Planüberschreitungen bei strategischen Projekten, die letztlich die Fähigkeiten des Unternehmens beeinträchtigen, ihre Kunden zu bedienen und ihre Mission zu erfüllen.

An diesem Punkt schaffen viele Unternehmen Kompetenzen für ein solides Projektportfoliomanagement zur Stabilisierung des Projektmanagements und um verlässliche Projektergebnisse zu erzielen.

PPM leistet einen Beitrag dazu, dass Projekte exakt den Mehrwert erzielen, den das Unternehmen benötigt, um seine strategischen Ziele zu erreichen., Zudem kann es damit Arbeit effektiver und effizienter priorisieren und den Einsatz seiner Ressourcen optimieren.

Analysieren Sie Ihre aktuelle Situation, bevor Sie PPM implementieren

Der erste Schritt ist eine Analyse der Arbeitsabläufe, Systeme und Tools, die Sie derzeit im Projekt- und Portfoliomanagement einsetzen. Auf dieser Grundlage können Sie dann Ihre Anforderungen formulieren.

Erstellen Sie eine objektive Momentaufnahme Ihrer derzeitigen Arbeitssituation. Sie wird Ihnen zeigen, wo Optimierungsbedarf besteht. In einem zweiten Schritt sehen Sie sich dann die erkannten Probleme im Detail an und identifizieren ihre wahrscheinlichen Ursachen. Auf diese Weise finden Sie am besten effektive Lösungen.

Viele der Unternehmen, die PPM einführen wollen, um Defizite in der Arbeitspriorisierung und in der Verteilung begrenzter Ressourcen zu beheben, kämpfen mit den folgenden Schwierigkeiten:

  • Ohne einen formal definierten Rahmen oder System übernimmt niemand die Verantwortung für die Betreuung von funktionsübergreifenden Projekten während ihrer gesamten Laufzeit.
  • Verschiedene Funktionen und Gruppen nutzen verschiedene Tools und Prozesse, um Projektanfragen zu erfassen, zu analysieren und nachzuverfolgen. Und diese voneinander getrennten Prozesse sind nicht immer klar definiert.
  • Ressourcen und Budgets für Projekte können auf der Ebene von Arbeitsgebieten beobachtet und gesteuert werden. Es fehlt aber eine Überwachung auf der Ebene der Unternehmensleitung. In der Folge kommt es immer wieder zu Überbuchungen in Zeitplänen und zu Konflikten.
  • Daten werden inkonsistent und planlos erfasst. Daraus abgeleitete Informationen sind unvollständig, ungenau, redundant oder überholt.
  • Aufgrund fehlender oder schlechter Kommunikation zwischen Funktionen sagen verschiedene Teams die Fertigstellung von Projekten zu, ohne dass zuvor geklärt wurde, ob die notwendigen Kapazitäten zur Verfügung stehen.

Diese Zusammenfassung beschreibt einige der wichtigsten Probleme, zu deren Lösung Unternehmen Projektportfoliomanagement einführen. Allerdings steht jedes Unternehmen vor spezifischen Herausforderungen und Aufgaben, die für eine erfolgreiche PPM-Implementierung erfasst und analysiert werden sollten. Ein klares Bild der anzugehenden Herausforderungen und Leistungsdefizite schafft die Voraussetzungen für die erfolgreiche Einführung eines PPM-Prozesses und -Systems mit sichtbaren Effekten und messbaren Verbesserungen.

Rahmen und Ziele des neuen PPM-Prozesses definieren

Nach der Analyse Ihrer derzeitigen Situation sollten Sie Ihre Ziele zumindest grob abstecken können. Quantifizieren Sie die Leistungsdefizite in jedem Bereich, in dem sich Verbesserungspotenzial zeigt, anhand von Vergleichszahlen aus dem Wettbewerb. Außerdem sollten Sie prüfen, in welchem Umfang Ihr neuer PPM-Prozess diese Verbesserungen ermöglichen wird. Wichtig ist, dass Ihre Erwartungen realistisch bleiben. Auch PPM hat seine Grenzen. Es ist kein Allheilmittel für sämtliche Probleme im Unternehmen. Selbst das beste PPM-System kann beispielsweise keine Probleme lösen, die aus einer schlecht gewählten strategischen Positionierung entstehen. Es ist entscheidend, dass Sie verstehen, was Ihre PPM-Initiative tatsächlich erreichen kann. Andernfalls werden Sie sowohl den tatsächlichen als auch den wahrgenommenen Wert Ihrer Bemühungen mit nicht einlösbaren Versprechen und unrealistischen Zielen schmälern.

Sobald Sie eine klare Vorstellung Ihrer Ziele haben, müssen Sie einen Weg finden, sie zu erreichen. Mit anderen Worten: Legen Sie einen Rahmen für die neu zu entwickelnde Methodik fest. Werden Sie sich darüber klar, ob der PPM-Prozess an andere Systeme im Unternehmen (z. B. Finanzmanagement oder Personalplanung) angebunden werden soll. Definieren Sie die wichtigsten, kurzfristigen Aufgaben für Ihr PPM auf der Grundlage Ihrer drängendsten Bedarfe und Prioritäten und eine längerfristig angelegte Roadmap mit mittel- und langfristig zu erreichenden Meilensteinen. Benennen Sie eine verantwortliche Person, die den Prozess anführt, um die höchstmögliche Akzeptanz und Wirkung zu erzielen. Beschreiben Sie, wessen Fähigkeiten und welche Tools für eine erfolgreiche Implementierung und für das notwendige, begleitende Change-Management benötigt werden. Und vergessen Sie nicht, dass mit der PPM-Einführung viele Menschen im gesamten Unternehmen etablierte Gewohnheiten und Arbeitsweisen werden aufgeben müssen.

Sie müssen von der Bedeutung Ihres Vorhabens überzeugt werden und benötigen Hilfe beim Erlernen der im System angelegten, neuen Arbeitsabläufe.

Die Ergebnisse Ihrer Analyse und das vorgeschlagene PPM-Modell sollten in einem Business Case zusammengefasst und den Stakeholdern in der Unternehmensleitung und im Unternehmen vorgestellt werden. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis der aktuellen Herausforderungen und eine gemeinsame Vision der angestrebten Ergebnisse zu schaffen, um Ihrem Plan die notwendige Zustimmung und Unterstützung zu sichern.

Den Plan in die Tat umsetzen

Nachdem Sie die Zustimmung für Ihren Plan erhalten und Erwartungen geklärt haben, ist es Zeit, Nägel mit Köpfen zu machen und das PPM-System einzuführen.

Eine Klare PPM-Methodik und ein integriertes Governance-Modell

Die PPM-Methodik, die Sie entwickeln und einführen, sollte einen klaren und verlässlichen Rahmen vorgeben. Sie sollte Beurteilungskriterien für den Wert von Projekten, bemessen nach Projektdauer, notwendiger Investition, Komplexität, Zahl der betroffenen Abteilungen etc. und gleichzeitig eine Methode zur Priorisierung von Vorhaben und zu ihrer Eingliederung in ein spezifisches Portfolio enthalten. Außerdem sollte sie einen methodischen Ansatz mit klaren Steuerungsprozessen für Workflows, Genehmigungen und Freigabekriterien für die Projektplanung, den Projektstart, die Durchführung und die Fertigstellung vorgeben. Und schließlich sollten Sie auch daran denken, ein System zur Überprüfung des erzielten Nutzens einzurichten.

Nach der Festlegung der Kriterien für die Auswahl und Priorisierung empfiehlt sich eine praktische Überprüfung. Sie können beispielsweise Projektmanager bitten, das System anhand einer Auswahl repräsentativer, bereits abgeschlossener Projekte zu testen, indem sie die nach den Kriterien erstellten Bewertungen mit den tatsächlich erzielten Ergebnissen vergleichen. Der Vergleich wird Ihnen zeigen, ob Ihr System und Ihre Annahmen der Praxis gerecht werden und wo Anpassungen notwendig sind.

Außerdem brauchen Sie eine Governance für das Portfoliomanagement, die Ihre Methodik aktiv unterstützt. Viele Unternehmen schaffen eine solche Governance-Struktur recht einfach mit einem Portfoliomanagement-Gremium. Ihm gehören Mitglieder der Unternehmensleitung und leitende PPM-Mitarbeiter an, die beteiligt waren an der Entwicklung einer Strategie und eines Prozesses zur Beschreibung der Vorteile, die mit dem neuen System realisiert werden sollen. Das Governance-Gremium unterstützt die Festlegung verschiedener Kategorien von Projekten, die zur Unternehmensstrategie passen, und wird jeder Kategorie die benötigten Budgets zuordnen. Es wird die Verantwortung tragen für die Verteilung der für die Umsetzung getroffener Entscheidungen erforderlichen Ressourcen. Und es wird Maßnahmen ergreifen, um Probleme und Risiken zu entschärfen, die die Realisierung des angestrebten Nutzens der Projekte in Frage stellen könnten.

Ergänzend zu diesem übergeordneten PPM-Governance-Gremium können Sie untergeordnete Governance-Strukturen schaffen, die spezifische PPM-Aspekte oder -Bereiche betreuen - beispielsweise, um sicherzustellen, dass einzelne Projekte im Einklang mit der Strategie stehen und ordnungsgemäß durchgeführt werden. Diese niedriger angesiedelten Gremien können verschiedene Projektsponsoren, Programm- und Portfoliomanager und Repräsentanten unterschiedlicher Geschäftsbereiche zusammenbringen. Mit der mehrstufigen Governance-Überwachung lassen sich Entscheidungen auf Portfolio-Level besser operativ umsetzen. Sie können damit Ihre Aktivitäten besser auswählen und priorisieren, sie bestmöglich zeitlich und inhaltlich planen und auf den Bedarf und die Kapazitäten Ihres Unternehmens abstimmen.

Konzentration auf Ressourcenmanagement-Systeme und Prozesse

Eine wesentliche Aufgabe des Governance-Gremiums ist die fortlaufende Analyse des Portfolios und der Projektpipeline. Damit begutachtet und unterstützt es die aus dem bestehenden Portfolio durchzuführenden Vorhaben und stattet sie mit den notwendigen Budgets aus. Um Budgets und Ressourcen effektiv investieren zu können, muss das Gremium Knowhow für Investments verfügen.

Mit Hilfe standardisierter Prozesse und Vorlagen zur Erstellung und Bewertung von Business Cases können Sie eine fundierte Analyse von Projektideen und -anfragen durchführen, in die Sie auch den erzielbaren Nutzen, Schätzungen zum Einsatz von Ressourcen und mögliche Risiken mit einkalkulieren. Bei der Auswahl und Priorisierung von Projekten sollte sich die Wertanalyse nicht nur auf finanzielle Faktoren beziehen. Auch Aspekte wie regulatorische Compliance, Markenimage, Nachhaltigkeit und die gesellschaftliche Verantwortung des Unternehmens sollten mit betrachtet werden.

Ihr PPM-System sollte auch konsistente und realistische Abschätzungen der einzusetzenden Ressourcen ermöglichen und Mechanismen zur Optimierung der Zuteilung von Ressourcen zu verschiedenen Projekten, Programmen und Portfolios bereitstellen. Mit den meisten PPM-Softwareplattformen können Sie Kapazitäten entsprechend den Anforderungen eines Business Cases oder auch nach Attributen der verschiedenen Ressourcen (Rollen, Fähigkeiten usw.) planen als auch deren Einsatz in Relation zu den Vorausberechnungen überwachen.

Sie benötigen ein System für das ganzheitliche Management Ihrer Ressourcen für alle zu bearbeitenden Projekte. Nur damit lässt sich eine Konkurrenz der Projekte um Ressourcen vermeiden. Zudem sollte dieses Ressourcenmanagement-System an die Systeme für die Arbeitszeitplanung und -erfassung angepasst und angebunden sein. Sie gewinnen damit ein besseres Verständnis des gesamten Ressourcenbedarfs und können mögliche Einschränkungen besser erkennen und geeignete Maßnahmen ergreifen. Umgekehrt können Ihre Portfoliomanager das System nutzen, um die Inhalte und Prioritätslevel einzelner Vorhaben an die verfügbaren Ressourcen anzupassen.

Die Bedeutung eines PPM-Informationssystems für die Konsolidierung und Nutzung von Daten

Sie müssen in der Lage sein, detaillierte Analysen für die Auswahl und Priorisierung von Projekten, für Investitionsentscheidungen und für eine optimale Zuteilung der Ressourcen durchzuführen. Dazu bedarf es der Unterstützung durch ein robustes Projektportfoliomanagement-Informationssystems. PPM-Tools bieten eine einzige Plattform, auf der Sie alle projektbezogenen Daten (einschließlich Finanzdaten, Zeitpläne, Informationen zu Ressourcen etc.) für mehrere Portfolios verarbeiten können. Sie müssen auch Sicherheitsvorkehrungen und Audit-Trail-Mechanismen bereitstellen, die die Integrität und Validität der Daten gewährleisten. Solche Plattformen ermöglichen auch die Automatisierung einer Reihe von sich wiederholenden Aufgaben, so dass Sie die benötigten Daten auf Knopfdruck erhalten und der administrative Aufwand für Projektmanager und Projektbeteiligte sinkt.

Ein professionelles Software-Tool wird auch die Verbindungen zwischen Projekten, Portfolios und strategischer Ausrichtung anzeigen, große Datenmengen mit Advanced Analytics und finanzieller Modellierung verarbeiten und Sie mit Simulationen unterstützen. PPM-Tools liefern die wertvollen Insights, die das Reporting erleichtern und den Verantwortlichen fundierte Entscheidungen für das laufende Management der Portfolios ermöglichen.

Den Wandel managen

Die Einführung von Projektportfoliomanagement in Ihrem Unternehmen wird existierende Arbeitsweisen tiefgreifend verändern. Sie wird sich umfassend auf die tägliche Routine Ihrer Mitarbeiter auswirken. Sie müssen diese Veränderungen managen, um gute Ergebnisse zu erzielen. Dieses Change-Management erreichen Sie, indem Sie Informationen formalisieren und verteilen und damit eine klare Vision dessen kommunizieren, was Sie erreichen und welchen Nutzen Sie damit erzielen wollen. Erläutern Sie, wie die PPM-Mitarbeiter - die an vorderster Front stehen - von Ihrem Vorhaben profitieren werden. Sie müssen deren Unterstützung gewinnen, um Ihren PPM-Prozess vernünftig implementieren zu können.

Ebenso müssen die angestrebten Verhaltensänderungen so klar wie möglich erklären. Erstellen und verteilen Sie Kommunikations- und Trainingsmaterial, dessen Inhalte auf den identifizierten Bedarf, die geäußerten Erwartungen und die Rollen Ihrer verschiedenen Anwendergruppen zugeschnitten sind. Richten Sie auch weitere, ergänzende Ressourcen für Training und Support ein: Tutorials, Arbeitshilfen, ein Hilfe-Center, News Feeds, Workshops, Lunch-and-learns und so weiter. Machen Sie Ihre Agenda und das bisher Erreichte im Vergleich zu den Meilensteinen und Zielen bekannt. So beziehen Sie die Beteiligten ein und sichern sich ihr Engagement für den Erfolg Ihrer PPM-Implementierung.

Weiterentwicklung Ihres PPM-Systems, Ihres Prozesses und Ihrer Modelle

Auch nach der erfolgreichen Implementierung und Einführung von PPM in Ihrem Unternehmen sind Sie noch nicht am Ziel. Ein Unternehmen ist ein lebender Organismus, der sich mit der Zeit verändert und entwickelt. Dies geschieht auf Druck von außen (aus dem Markt, von Verbrauchern oder Behörden) und als Reaktion auf interne Kräfteverschiebungen. Der PPM-Prozess muss diesen Veränderungen folgen, ihnen gerecht werden und sich ihnen anpassen, um relevant und effektiv zu bleiben.

Insbesondere das Management von Portfolios erfordert in unserer digitalen Zeit noch stärkeren Zusammenhalt und noch engere Zusammenarbeit in Teams. Mit zunehmender Komplexität des wirtschaftlichen Umfeldes beziehen Projekte und Portfolios immer mehr und unterschiedliche Stakeholder mit ein. Entsprechend müssen die Projekt-Praktiker und PPM-Verantwortlichen mit neuen Partnern aus der IT und dem Geschäftsbetrieb des Unternehmens kommunizieren und zusammenarbeiten. Eine effektive Kollaboration kann nur gelingen, wenn sämtliche Silos aufgebrochen werden, die einen umfassenden Überblick über wechselseitige Abhängigkeiten und Risiken in verschiedensten Arbeitsabläufen und Bereichen blockieren.

Tatsächlich konnte Gartner zeigen, dass eine Wertoptimierung aller größeren Vorhaben in einem Unternehmen nur mit Hilfe eines integrierten Portfoliomanagements gelingen kann: “Integriertes Portfoliomanagement und Governance spielen eine wichtige Rolle, weil Unternehmen mit gut geführten IT-Portfolios leistungsfähiger sind und die Rendite ihrer eingesetzten Assets um 30% steigern konnten.”

Allgemeiner gesprochen sollten PPM-Verantwortliche ihren Führungsstil und ihre Kompetenzen kontinuierlich weiterentwickeln, um den stetigen Wandel unserer Arbeit zu unterstützen. Der Wettbewerb in Zeiten der Digitalisierung erfordert agilere Managementmodelle, die schnellere Reaktionen auf Veränderungen ermöglichen. Ohne sie stünde die Fähigkeit von Unternehmen, Kosten, Risiken und Werte zu optimieren und strategische Vorteile schneller zu erreichen, auf dem Spiel.

Die erfolgreiche Einführung von PPM-Praktiken in einem projektbasiert arbeitenden Unternehmen erfordert einen methodischen Ansatz und einen tragfähigen Prozess. Sie müssen eine Standardmethodik entwickeln und einsetzen, eine Governance-Struktur und Managementprozesse, die Ihren Geschäftsbetrieb und zu treffende Entscheidungen erleichtern. Das Ziel? Ihr Unternehmen in die Lage zu versetzen, noch mehr Nutzen aus seinen Investitionen in Portfolios und Projekte zu ziehen.

Der Schlüssel zum Erfolg einer anspruchsvollen PPM-Initiative liegt darin, den Prozess den spezifischen Herausforderungen und Konstellationen in Ihrem Unternehmen anzupassen. Dazu bedarf es einiger Anstrengungen im Vorfeld. Sie führen allerdings zu wesentlich besseren Ergebnissen, als Sie mit einer Ihrem Unternehmen ohne Rücksicht auf spezifische Erfolgsfaktoren aufgezwungenen Lösung erreichen könnten.

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

Mit Projektportfoliomanagement können Sie verschiedene, miteinander verknüpfte Initiativen, die orchestriert und priorisiert werden müssen, zentral managen.

Am Beginn Ihrer PPM-Implementierung sollte eine Analyse für ein umfassendes Verständnis Ihrer derzeitigen Situation stehen. Definieren Sie auf dieser Grundlage eine Reihe von Zielen und Meilensteinen und schließlich einen Aktionsplan. Den Plan stellen Sie den wichtigsten Stakeholdern vor und lassen ihn von ihnen bewerten.

Zu den entscheidenden Etappen in Ihrer Roadmap zur Implementierung zählen die Festlegung einer Methodik und der Aufbau einer Governance-Struktur, die Standardisierung von Managementsystemen für den optimierten Einsatz von Ressourcen und Budgets, die Installation geeigneter Tools und das Change-Management.

 

Weitere Informationen über Projektportfoliomanagement:

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Shi Jackson

Shi Jackson ist als Digital Marketing Manager für Sciforma in Deutschland zuständig. Ihre tägliche Arbeit ist durch operative Marketing-Tätigkeiten und das Optimieren der Strategie dahinter geprägt. Shis Hauptinteresse liegt in der Prozessoptimierung, digitalen Transformation und effektiven Kollaboration.