Standort
Frankreich
Aktivitätsbereich
Transport & Verkehrswesen
ÜBER SNCF RESEAU
SNCF Réseau, eine staatliche Tochtergesellschaft der SNCF-Gruppe, betreibt die Eisenbahninfrastruktur in Frankreich. Das Unternehmen ist für die Aufrechterhaltung des nationalen Schienennetzes verantwortlich, investiert in die Modernisierung und Entwicklung des Eisenbahnsystems und verwaltet den Verkehr, um die Regelmäßigkeit des Dienstes sicherzustellen.
- 5 Millionen Passagiere pro Tag
- Täglich 15.000 Züge im Einsatz, davon 7.000 in Île-de-France (Großraum Paris)
- 30.000 km Strecken im ganzen Land
- 40% mehr Verkehr in den letzten 10 Jahren
AUSGANGSSITUATION
Angesichts der Notwendigkeit, in den 2010er Jahren ein massives Wachstum ihres Anlageportfolios zu kompensieren, wollte die SNCF Réseau die Transparenz und Kontrolle über ihre Investitions- und Netzwartungsprojekte verbessern.
Im Rahmen des digitalen und organisatorischen Transformationsprogramms “Nouvel’R” hat das Unternehmen eine umfassende Überarbeitung seines Projektmanagement-Ökosystems in Angriff genommen. Ziel waren konsistente Prozesse mit Schwerpunkt auf Datenqualität und Projektplanung.
Da SNCF Réseau Sciforma schon im Jahr 2005 implementiert hatte, konnten sie die Software nutzen, um das Management von Projektportfolios zu optimieren und die digitale Transformation zu beschleunigen.
“Sciforma war das erste Tool, das erfolgreich mit dem neuen integrierten Datenrepository des Unternehmens verbunden wurde. Dies war eine große technische Herausforderung.”
OLIVIER DEBIEUVRE, Project Planning Manager
- Branche: Infrastruktur
- Hauptsitz: La Plaine Saint-Denis
- Umsatz: 6,3 Mrd. EUR (2019)
- Mitarbeiter: 53.000
- Website: https://www.sncf-reseau.com/en
HANDLUNGSBEDARF & HERAUSFORDERUNGEN
IMPLEMENTIERUNG DES NEUEN FRAMEWORKS FÜR PROJEKTMANAGEMENTPROZESSE
Das Unternehmen verfügte früher nicht über einen zentralen, standardisierten PPM-Prozess oder eine Go-to-Lösung für PPM. Sciforma wurde zusammen mit einer Reihe anderer Lösungen wie MS Project, Primavera und vor allem Excel verwendet, mit provisorischen Schnittstellen zwischen den Plattformen.
Der erste Schritt auf dem Weg zur Prozessstandardisierung war die Erstellung gemeinsamer Data-Marts in einem unternehmensweiten „Data Repository“. Als zentraler Hub für alle Daten auf Organisationsebene musste dieses Datenrepository mit allen Plattformen verbunden werden, die unternehmensweit Daten produzieren oder verbrauchen.
In der Zwischenzeit arbeitete das Unternehmen auch an der Definition eines neuen End-to-End-PPM-Prozesses. Ziel war es, das Management des Projektlebenszyklus und der Business Cases zu optimieren – eine Neuheit für SNCF Réseau.
An diesem Punkt musste das Unternehmen ein vernetztes PPM-Tool implementieren, um das neue Ökosystem zum Leben zu erwecken. Sie wollten eine Lösung, die robust genug ist, um das Unternehmen bei der Erreichung seiner Ziele im Bereich Data Governance und digitale Transformation zu unterstützen. Daher machte sich SNCF Réseau daran, Sciforma – das früher als Satellit des Finanz-ERP gedient hatte und kaum genutzt worden war- in ein tatsächliches PPM-System umzukonfigurieren. Eine Herausforderung während dieses Prozesses bestand darin, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, einen Blick auf die Plattform zu werfen und sie zu übernehmen.
BESSERE PLANUNG DES NETZWERKBETRIEBS
Das Unternehmen wollte sicherstellen, dass die verschiedenen Netzwerkwartungs- und -aktualisierungsarbeiten konsistent und optimal geplant wurden, um Störungen und Konflikte zu minimieren. Die Entscheidung, ein Projekt in ein Portfolio aufzunehmen, musste den Gesamtarbeitsplan und die Auswirkungen auf den Netzwerkbetrieb und den Verkehr berücksichtigen.
Darüber hinaus ist die SNCF Réseau als öffentlicher Dienstleister stark von Veränderungen im politischen, wirtschaftlichen und sozialen Umfeld betroffen, was häufige Anpassungen bei der Reihenfolge und Planung von Aktivitäten erforderlich macht. Sie brauchten daher ein Werkzeug, das flexibel genug ist, um sich an häufige Richtungswechsel anzupassen.
VERBESSERTE KONTROLLE ÜBER DEN PROJEKTLEBENSZYKLUS
Nicht selten wurden Priorisierungs- und Trade-Off-Entscheidungen ohne Rücksprache oder Ankündigung überarbeitet, was eine Kettenreaktion auf den Zyklus einzelner Projekte sowie auf den gesamten Zeitplan der Netzwerkaktivitäten und -vorgänge auslöste.
Das Unternehmen wollte daher das Management seiner Projekte straffen und standardisieren, um nicht nur sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg bleiben und die Erwartungen der Projektverantwortlichen erfüllen, sondern auch um eine vorzeitige Auslagerungsehr beschäftigter und kostspieliger strategischer Ressourcen zu vermeiden.
RIESIGE PORTFOLIOS VERWALTEN
Die Vielfalt der Aktivitäten des Unternehmens – Investitionen, Wartungsprojekte, Generalüberholungen – erforderte auch eine intelligente Planung und Verwaltung von Portfolios.
Da die Planungsabteilungen rund 4.000 Investitions- und Wartungsprojekte durchführen, benötigte das Unternehmen dringend die Datenkonsolidierungs- und Analysefunktionen, mit denen ein branchenübliches EPPM-Tool ausgestattet ist.
„Wie die meisten großen Unternehmen hatten wir bereits ein EPPM-Tool – Sciforma -, aber die frühere Konfiguration entsprach nicht unseren Anforderungen. Die Welle der Transformationen, die wir erlebten, gab uns die Gelegenheit, das Tool neu zu verwenden und seine Effizienz und Leistungsfähigkeit zu demonstrieren. Vor allem konnten wir aber seine Fähigkeit zeigen, die Erwartungen von Führungskräften und operativen Mitarbeitern zu erfüllen, die bis dahin nicht wirklich die Chance gehabt hatten, es zu nutzen.”
Olivier Debieuvre – Project Planning Manager
SCIFORMA LÖSUNG
WICHTIGE FUNKTIONEN
- Ressourcenmanagement,
- Kapazitätsmanagement,
- Projektplanung/Terminplanung
- PPM Reporting/Auswertungen
- Kollaboration/Arbeitsmanagement
- Portfolio-/Programmmanagement
- Automatisierte Übersichtspläne
- Datenaustausch mit dem SNCF Réseau Data Repository
TECHNISCHE ENTSCHEIDUNGEN
Cloud,
Sicherheit,
Integrationen (Excel, SharePoint usw.)
LEISTUNGEN
Implementierungs- und Integrationsdienstleistungen
ERWARTETE / REALISIERTE LEISTUNGEN UND NÄCHSTE SCHRITTE
UNTERSTÜTZUNG DES BETRIEBSPERSONALS SICHERN
Sobald Sciforma vom finanziellen ERP befreit war, was die PPM-Software beeinträchtigte und deren Verwendung einschränkte, konnte SNCF Réseau das Tool auf benutzerfreundlichere Einstellungen zurücksetzen und an die Anforderungen des Unternehmens anpassen.
Während die Lösung unter den vorherigen Einstellungen als unhandlich angesehen worden war, zeigte sie nun ihre Benutzerfreundlichkeit, ihre Reaktionsfähigkeit und ihren Gesamtwert für das Betriebspersonal. Sciforma bietet beispielsweise Projekt- und Terminplanvorlagen, mit denen Teams das Rad nicht neu erfinden müssen, wenn sie an wiederkehrenden Aktivitäten arbeiten. Durch den Beweis ihres Wertes gewann die Plattform bald das Vertrauen der Mitarbeiter zurück, die erkannten, dass sie nur einen Bruchteil des Potenzials dieses zentralen Tools erfahren hatten.
Von diesem Moment an realisierten die Benutzer, wie wichtig die Planung in Sciforma ist. Obwohl sie nicht in der Unternehmenskultur verankert waren, stieg die Anzahl der in Sciforma erstellten Pläne in 3 Jahren um 40%.
WESENTLICHE VERBESSERUNG DES INFORMATIONSAUSTAUSCHS UND DER ZUSAMMENARBEIT
Wo die Kombination verschiedener Tools und Prozesse zu Missverständnissen und Unstimmigkeiten geführt hatte, hat die Konsolidierung aller Planungsdaten und Aktivitäten in Sciforma klarere, genauere und besser abgestimmte Projektpläne ermöglicht.
Ohne einen standardisierten Prozess arbeiteten Projektmanager und Produktionsingenieure häufig in kleinen Gruppen, verfolgten unterschiedliche Ziele und tauschten Informationen nur dann aus, wenn dies zweckmäßig war.
Dank der Zentralisierung in Sciforma ist heute alles transparenter. Da die Daten automatisch in das gemeinsame Datenrepository übertragen werden, können alle Beteiligten, wo immer sie sich befinden, jederzeit auf die Informationen des jeweils anderen zugreifen. Die Konsolidierung im System zwingt alle dazu, transparent zu sein, da das System Datenaktualisierungen erfordert, während ein Genehmigungsworkflow die Zuverlässigkeit und Aktualität der Informationen gewährleistet. Auf diese Weise können sich alle Beteiligten nach der Bewertung eines Projektantrags zusammenschließen, um die Auswirkungen zu analysieren, gemeinsam den besten Weg zum Planen zu finden und sicherzustellen, dass die entsprechenden Kapazitäten vorhanden sind.
Die Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit und die neue Möglichkeit, auf Basis gemeinsamer Standards und konsistenter Informationen zu arbeiten, haben die Arbeitsleistung erheblich gesteigert.
ERHÖHTE PRODUKTIVITÄT DANK EINER SMARTEREN BERICHTERSTATTUNG
Datenzentralisierung und automatisierter Informationsaustausch haben den Teams außerdem viel Zeit gespart und den Wert, den Sciforma ihnen bietet, weiter gesteigert. Anstatt ihre Daten per E-Mail senden oder ihre Papierberichte verteilen zu müssen, können Teams einfach alles im Tool teilen.
Darüber hinaus hat die Implementierung eines bestimmten Scriptlets die Erstellung von Übersichtsplänen im Enterprise Data Repository automatisiert, wodurch Teams viel Zeit für planungs- und terminierungsbezogene Berechnungen sparen.
Aktivitäten wie das Erstellen von Kapazitätsplänen, das Durchführen von vierteljährlichen Daten- und Terminanalysen oder das Sortieren von Daten nach Portfolio und Domäne erforderten das Lesen und manuelle Konsolidieren von Tausenden von Terminplänen, was über einen Monat dauern konnte. Heute erhält das Unternehmen die Ergebnisse in zwei Stunden – das heißt im Handumdrehen. Insgesamt konnte SNCF Réseau den Zeitaufwand für Projektadministrationsaufgaben um 30% reduzieren! Diese Zeit wird jetzt genutzt, um Problembereiche zu diskutieren.
Die von Sciforma erstellten Reports und Zusammenfassungen bieten auch den Vorteil eines schnellen und zuverlässigen Zugriffs auf Daten. Dies ist der Schlüssel, um schnell auf Marktveränderungen oder neue Richtungen zu reagieren und sich diesen anzupassen. Schließlich bieten diese Berichte Analyse- und Überwachungsfunktionen nach Portfolio – eine weitere Neuheit für das Unternehmen.
EIN DIGITALER TRANSFORMATIONS BOOSTER
Das Release der neuen Konfiguration von Sciforma und der damit verbundenen Change Managementinitiativen (Schulungen, Workshops, Video-Tutorials) bot die Gelegenheit, Best Practices für Terminpläne, Vorgangsworkflows und mehr zu verbreiten. Auf diese Weise bietet das Tool einen Rahmen für die Verbesserung der PPM-Praktiken im gesamten Unternehmen.
„Wir sind davon überzeugt, dass unsere Bemühungen zur Rationalisierung des Projektzyklusmanagements der Schlüssel zur Steigerung der Arbeitsproduktivität und zur verbesserten Ausführung von Investitionsprojekten und Netzwerkwartungsaktivitäten sind. Und die Idee gewinnt im Unternehmen an Bedeutung.“
Olivier Debieuvre – Projektplanungsleiter
Insgesamt hat die Zentralisierung der Daten und der damit verbundenen Prozesse dazu beigetragen, die Bedeutung und den Mehrwert von Qualitätsdaten hervorzuheben. Da die Mitarbeiter die Daten, die den Wert und die Dynamik des Unternehmens unterstützen, produzieren und nutzen, werden sie dazu angeregt, die Informationsqualität aufrechtzuerhalten und zu verbessern.
Diese neue Wertschätzung von Daten ist entscheidend, da SNCF Réseau – wie der Rest der SNCF-Gruppe – bestrebt ist, die digitale Transformation zu beschleunigen.
Tatsächlich unterstützt die Geschäftsleitung die PPM-Digitalisierungs- und Standardisierungsinitiative nachdrücklich und öffentlich. Die ersten Erfolge und Errungenschaften, der Mehrwert von Sciforma-Berichten und -Metriken sowie das Engagement von IT- und PPM-Teams, die Digitalisierung zu ihrer obersten Priorität zu machen, haben dazu beigetragen, das Buy-in auf C-Ebene zu sichern – so sehr, dass Führungskräfte jetzt um mehr bitten! Dies wiederum spornt PPM-Führungskräfte dazu an, ihre Rolle als Haupttreiber der digitalen Transformation voll und ganz zu nutzen.
NÄCHSTE SCHRITTE
Während sich SNCF Réseau bisher auf die Erfassung und Nutzung von Daten konzentriert hat, planen sie jetzt, andere Softwarefunktionen einzuführen – indem sie die Berichterstellung intensivieren, Programmverwaltungsfunktionen verwenden und physische und EVM-basierte Fortschrittsverfolgung implementieren.
Das Unternehmen möchte auch den Kapazitätsmanagementprozess präzisieren und optimieren – sowohl organisatorisch als auch im Tool. Dies beinhaltet eine bessere Unterscheidung zwischen der Kapazitätsbewertung von Engineering- und Wartungsprojektteams einerseits und der Verwaltung von Produktions- und nominativen Ressourcenzuteilungen andererseits.
SNCF Réseau verwendet derzeit Version 6.1 von Sciforma. Momentan wird jedoch eine Ausschreibung für ein Upgrade auf Version 7.1 durchgeführt, um Prozesse, Methoden und Aktivitäten weiterzuentwickeln und zu transformieren. Ziel ist es, von einem vollwertigen strategischen Managementinstrument zu profitieren und Veränderungen besser zu antizipieren, um proaktiver reagieren zu können.
