Vétoquinol setzt Sciforma ein, um sein Projektmanagement zu optimieren und einen umfassenden und zusammenhängenden Überblick über das gesamte Portfolio zu erlangen.

ÜberVétoquinol

Vétoquinol ist ein bekannter internationaler Akteur in der Tiermedizin für Nutztiere (Rinder und Schweine) und Haustiere (Hunde und Katzen). Als unabhängiger Pure Player entwickelt, produziert und vermarktet die Gruppe Tierarzneimittel und nicht-medizinische Produkte in Europa, Amerika und im asiatisch-pazifischen Raum. Seit seiner Gründung im Jahr 1933 kombiniert Vétoquinol Innovation mit geographischer Diversifikation. Die Stärkung des Produktportfolios und die Akquisition in Regionen mit hohem Potential führten zu einem großen Wachstum der Gruppe. Als 10. tiermedizinisches Labor weltweit, beschäftigt Vétoquinol knapp 2.000 Mitarbeiter, erzielte im Jahr 2013 einen Umsatz von 299.7 Millionen Euro und steht seit 2006 auf dem NYSE Euronext Paris.

Solides Geschäftswachstum erhöht die Anforderungen an das Projektmanagement

Im Jahr 2013 verzeichnete Vétoquinol ein solides und stetiges Wachstum mit einem Nettoertrag von 4.5%, wobei 83% des Umsatzes aus internationalen Tätigkeiten resultierte. Diese Entwicklung wurde durch eine ambitionierte Strategie – „hybrides profitables Wachstum“ – erreicht, die organisches und externes Wachstum miteinander kombiniert. Die Gruppe investierte stark sowohl in die Forschung und Entwicklung (2013 hat sie 20 Millionen Euro investiert, was 6,7% des Umsatzes ausmachte), als auch ins Marketing und in Produktionsstätten. Insgesamt stieg der Umsatzbeitrag dieser Investitionen im Jahr 2013 um 4 Punkte auf 44%.

Infolgedessen suchte das Information Systems Department (ISD) nach einer Projektmanagementlösung, die von allen Mitarbeitern einfach genutzt werden konnte, um den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Diensten des ISDs (Forschung, Geschäftsanwendungen, Support und Betrieb) zu erleichtern. Nach einer umfangreichen Marktanalyse fiel die Entscheidung für PSNext 2.5 (jetzt Sciforma), wodurch das gesamte IT-Projekt, von der Forschung über die Wartung und Entwicklung bis hin zur Planung, verwaltet werden kann.

Aufgrund der beschleunigten Wachstumsrate hat sich die Anzahl der Projekte in den letzten zehn Jahren vervielfacht – und zwar so stark, dass die Gruppe beschlossen hat, einen Projektmodus für die Produktentwicklung einzuführen. Dabei wurde sie von dem Beratungsunternehmen Manageos unterstützt.

In Sachen Werkzeug hat sich Vétoquinol ursprünglich auf MS Project verlassen. „Vor zehn Jahren konnten wir mit MS Project von den grundlegenden Funktionen des Projektmanagements profitieren. Da die Anzahl der Projekte jedoch zunahm, erfüllte das Tool nicht mehr unsere Anforderungen. Zum Beispiel konnte es nicht mehrere Projekte konsolidieren, um einen umfassenden Überblick über unser gesamtes Portfolio zu geben”, erklärt Elodie Marc, Produkt- & Projekt-Koordinator bei Vétoquinol. „Wir waren auf der Suche nach einem speziellen Werkzeug, das es uns ermöglicht, den gesamten Lebenszyklus unserer Projekte zu verfolgen und eine Vielfalt von Berichten für verschiedene Personen im Unternehmen zu entwickeln. Nach einer eingehenden Marktuntersuchung haben wir uns für Sciforma (damals noch PSN 8) entschieden. Später migrierten wir zu Sciformas neuster Version."

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Sciforma: Eine Lösung für autonome Anwender

Mehrere Faktoren beeinflussten die Wahl von Vétoquinol. „Zum einen passt sich die Lösung perfekt an die Größe unseres Unternehmens an. Zum anderen helfen die Einstellmöglichkeiten und die Betreuung durch den Hersteller den Nutzern dabei, ihre Autonomie zu erhöhen, was perfekt zu unserer eigenen Strategie passt. Schlussendlich ist diese Lösung viel einfacher zu bedienen, als die meisten anderen Tools auf dem Markt. In dieser Hinsicht mach die einfache Nutzung und Handhabung die Anwender autonom, ohne dass sie vorher umfassend geschult werden müssen”, erklärt Elodie Marc. “Gleichzeitig erleichtert Sciforma die Konsolidierung mehrerer Projekte und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Berichterstattung, die sehr hilfreich für uns sind.”

Heute wickelt Vétoquinol mehrere Projekte mit einem minimalen Lebenszyklus von 4 Jahren ab – die Mehrheit dauert zwischen 6 und 7 Jahren, wobei manche sogar bis ca. 10 Jahre andauern können. Die Entwicklung eines Medikaments dauert vor allem wegen der vielen regulatorischen Anforderungen so lange (Forschung, klinische Tests, Registrierungsverfahren, etc.). Anschließend geht das Projekt dann in die Hände des Produktmanagers über, wo die Vertriebs- und Marketingtätigkeiten durch ein anderes Werkzeug verwaltet werden.

Neben der Möglichkeit, Daten über Filter zu gruppieren (Vorprojekte, laufende Projekte und abgeschlossene Projekte), kann Vétoquinol zahlreiche Berichte speziell für die verschiedenen Funktionen des Unternehmens erstellen: „Wir bereiten einen klassischen Projektbericht für unser Management vor, der den Fortschritt des Projekts sowie die wesentlichen Meilensteine und Schlüsseldaten detailliert darstellt. Die gleichen Indikatoren werden in einem Multiprojekt-Bericht analysiert, der einen Überblick über die Ressourcennutzung über das ganze Jahr gibt”, erklärt Elodie Marc. „Darüber hinaus können wir die Kosten pro Projekt und pro Aktivität durch zwei Ansätze verfolgen: Ist und Plan. Andere Berichte sorgen für die Konsolidierung der Ausgaben und zeigen detailliert die Zeit für jede Ressource zur Kontrolle an. Sowohl das Management, die Geschäftsabteilung und die Produktentwicklung als auch die Projektmanager und das PMO profitieren von den maßgeschneiderten Berichten."

Die 4 Projektmanager und 2 PMOs von Vétoquinol verwenden Sciforma zur Planung iher Projekte und Ressourcen. Rund 150 Personen tragen ihre Stunden direkt in das Tool ein. Die hierdurch generierten Daten werden direkt von ca. 40 Personen genutzt und viele weitere erhalten Berichte. „In meiner Rolle als PMO bin ich die einzige Ressource, die autorisiert ist, Berichte zu erstellen. Ich bin außerdem verantwortlich für Verwaltungsaufgaben, Datenbankeinstellungen, die Projektkonsolidierung, die Überwachung der Entwicklungskosten sowie die Überwachung bewährter Verfahren im Projektmanagement durch die Überprüfung der erfassten Informationen”, gibt Elodie Marc an.

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Komplettes Projektmanagement auf Anfrage skalierbar

Der größte Nutzen von Sciforma für Vétoquinol ist die hohe Flexibilität des Werkzeugs. „Ich schätze Sciforma sehr, weil ich damit praktisch alles machen kann, was ich möchte – das Tool ermöglicht mir die Konsolidierung mehrerer Projekte und die Überwachung der Ressourcennutzung und des Projektfortschritts, aber ich kann auch die Kosten für jedes einzelne Projekt verfolgen", bestätigt Elodie Marc. „Im Allgemeinen kann ich schnell auf jede Anfrage für einen Bericht oder eine Konsolidierung reagieren. Ich kann mich nicht erinnern, jemals geantwortet zu haben: ‚Es ist nicht möglich‘! Diese Garantie ist für uns unerlässlich, da es bedeutet, dass unsere Kreativität niemals durch Grenzen des Werkzeugs eingeschränkt ist."

Vétoquinol schätzt es außerdem, seit 10 Jahren denselben Sciforma-Berater zu haben: „Sie kennt die Besonderheiten unserer Tätigkeiten sowie die Historie früherer Versionen perfekt. Sie weiß nicht nur, wie sie uns effektiv beraten kann, wenn wir sie darum bitten, sondern ist auch proaktiv, wenn sie es für nötig hält. Deshalb vertrauen wir Sciforma. Die Lösung passt zu uns, der Support ist qualitativ hochwertig und die Entwicklungsperspektiven sind beachtlich", fasst Elodie Marc zusammen. „Kurz gesagt: Autonomie, einfache Benutzung und schnelle Konsolidierung mehrerer Projekte sind die drei Hauptmerkmale, die unsere Verwendung von Sciforma auszeichnen. Die Anpassungsfähigkeit des Tools erlaubt es uns, alle Entwicklungsaspekte zu berücksichtigen und die Betreuung des Softwareherstellers hilft uns, neue Ideen schnell zu verwirklichen."