Viele Schneebälle - ein Schneemann

Im Mai 2013 machte sich 1&1, der große deutsche Internetprovider mit Stammsitz in Montabaur, auf die Suche nach einer professionellen Lösung für das Projekt- und Portfoliomanagement im Unternehmensbereich Finance. Das Auswahlverfahren führte zu einer Shortlist mit drei Anbietern. Im August fiel die Entscheidung für die PPM-Lösung von Sciforma, und im Dezember 2013 war die erste Phase des Rollouts abgeschlossen. Seitdem hat 1&1 immer mehr Funktionen, die mit Sciforma möglich sind, kontinuierlich im Finance-Bereich integriert. Im September 2014 wurde die letzte, dritte Phase der Implementierung abgeschlossen.

Sciforma setzt sich durch

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An die neue Software-Lösung für Projekte im Finance-Bereich gab es drei wesentliche Anforderungen: Die Lösung sollte das Projektmanagement, das Projektportfoliomanagement inklusive Berichtswesen und das Ressourcenmanagement abdecken. Am Ende war es eine ganze Reihe von Gründen, die den Ausschlag für Sciforma gab. So bietet Sciforma schon im Standard viel von der funktionalen Abdeckung, die 1&1 benötigte. Auch die individuelle Konfigurierbarkeit der Lösung ohne Programmieraufwand war ein Vorteil. Der Finance-Bereich von 1&1 konnte seine workflowbasierten Abläufe in Sciforma abbilden, und auch die E-Mail-Kommunikation findet über das Tool statt. Die Kosten-Nutzen-Relation sprach ebenso für Sciforma wie die Benutzerfreundlichkeit. Bei den Präsentationen der drei Anbieter auf der Shortlist war die Usability bei Sciforma klar am besten: Sciforma erzielte nach den Präsentationen bei 1&1 insgesamt die höchste Punktzahl. Positiv war schließlich auch noch, dass es sich bei Sciforma um einen Anbieter aus Deutschland handelt: Der deutsche PPM-Spezialist Sciforma GmbH hat seinen Sitz in Taunusstein. Er gehört zur Sciforma Gruppe, die ihren Hauptsitz in den USA und weitere europäische Standorte in Frankreich, England, Spanien und der Schweiz hat.

Schnelle Konfigurationspakete

Aus Sicht von 1&1 erwiesen sich auch die sogenannten Sciforma Extensions als positiv. Die Extensions sind Konfigurationspakete zur Sciforma Software, die schlüsselfertige Lösungen für typische Aufgabenstellungen und Abläufe enthalten, beispielsweise Prozesse wie Ideen- und Portfoliomanagement, Projektbeantragung und -genehmigung sowie Ressourcenbeantragung und -genehmigung.

Alle Projektmanagementmethoden

Durch die vorgefertigten Bausteine verkürzt sich der Aufwand für das finale Customizing und die Feinanpassung an die speziellen Anforderungen eines Unternehmens auf rund ein Drittel. Aber auch nahezu alle Projektmanagement-Methoden sind als Sciforma Konfigurationspakete verfügbar. So können Unternehmen jederzeit die von ihnen gewünschte Projektmanagement-Methodik out-of-the-box implementieren: ob PMI, Agile, Critical Chain oder Prince2.

Rollout in drei Phasen

Der Finance-Bereich ist bei 1&1 eine Querschnittfunktion. Von seinen rund 200 Mitarbeitern sind permanent rund 80 anteilig auch in Projekten tätig. In der Regel werden die bis zu 40 parallel stattfindenden Projekte mit Prince2 gemanagt. Die Implementierung von Sciforma hatte 1&1 in drei große Phasen gegliedert. In der Iteration 1 standen Portfoliomanagement und Genehmi- gungsprozess im Fokus. Hier ging es darum, den dispositiven Steuerungscharakter von Sciforma zu nutzen. In der Iteration 2 setzte 1&1 – weitestgehend in Eigenregie – die Projektmanagement- und Controlling-Features sowie eine Plan-Ist-Analyse um. Sciforma selbst hat in dieser zweiten Phase das Ressourcen-Anforderungsmanagement realisiert. In der Iteration 3 ging es um Risikomanagement, Change Requests und die Schnittstellen zur bestehenden Ist-Stunden-Erfassung sowie um Management-Berichte.

Genau beschriebene Prozesse

Die Prozesse vor Beginn der Sciforma-Anpassung und Implementierung genau zu beschreiben, hat sich für 1&1 ausgezahlt. An den Workflows, die der FinanceBereich definiert hatte, um sie in Sciforma abbilden zu können, musste nach einem Jahr mit dem Tool noch nichts geändert werden. Auch mit dem Vorgehen, die neue Lösung in Stufen auszurollen, verfolgte 1&1 einen klaren Zweck. Es ging darum, einige Fachbereiche, die von dem Tool betroffen waren, auf den Umgang mit einem umfassenden Projekt- und Portfoliomanagement vorzubereiten. Die Idee dahinter: Erst einmal mit kleinen Schneebällen werfen und das Tool sukzessive ausrollen. So konnte die Organisation zunächst sinnvoll vorbereitet und das Tool dann nach und nach eingeführt werden.

Implementierung durch Power User

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Den Löwenanteil der Konfiguration und Implementierung haben zwei Power User im Finance Program Management von 1&1 selbst bewältigt. Nur für komplexere Aufgaben mussten von Sciforma-Mitarbeitern Anpassungen gemacht werden, wovon weniger als zehn Prozent der Funktionalität betroffen waren. Den Ansatz von Sciforma – der Hersteller zeigt und der Anwender setzt um – betrachtet man bei 1&1 als besonders gelungen. Auch wenn dieses Vorgehen für das Anwenderunternehmen anfangs anstrengender sein mag, zahlt sich die so gewonnene Autarkie später aus. Am Ende ist es 1&1 eindrucksvoll gelungen aus vielen kleinen Schneebällen einen soliden, bedarfsgerechten Schneemann zu bauen.