BIOASTER Forscher arbeiten an innovativen und interdisziplinären Projekten im Bereich Mikrobiologie und Infektionskrankheiten. Die anspruchsvolle Projektmanagement-Organisation (PMO) baut auf Sciformas Projekt- und Portfoliomanagement-Lösung auf.

Über BIOASTER

BIOASTER ist ein angesehenes technologisches Forschungsinstitut (TRI) aus Frankreich. Es wurde 2012 gegründet und stützt sich auf ein neues Modell der Bereitstellung von technologischen Innovationen im Bereich Mikrobiologie und Infektionskrankheiten. BIOASTER führt ambitionierte und innovative Kooperationsprojekte mit und für öffentliche und private Partner zum Wohle der Patienten durch. Sieben miteinander verbundene Technologieeinheiten bilden die vier Programme Diagnostik, Impfstoffe, Antibiotika und Mikrobiota. Etwa 50 gemeinsame Projekte werden in den hochmodernen Einrichtungen in Lyon und Paris realisiert. Zu seinen Partnern gehören öffentliche und private Institute, Industrieunternehmen, KMU und Hochschulen.

Eine PMO mit Mission

Carol Leroy leitet die Projektmanagement-Organisation (PMO) von BIOASTER. Als sehr erfahrene und kompetente Projektmanagerin beaufsichtigt sie eine Abteilung, die eine zentrale Rolle in jedem Projekt spielt sowie Verbindungen und Raum für einen qualitativ hochwertigen und leicht zugänglichen Dialog herstellt.

Die PMO wird stark in den gesamten Lebenszyklus aller BIOASTER-Projekte einbezogen. Jedes Projekt hat einen Projektleiter, der zur Umsetzung des Projekts beiträgt. Sein Ziel ist es, die Fertigstellung der Projekte zu gewährleisten und die Zusammenarbeit während der Entwicklung und Umsetzung zu optimieren.

Die PMO agiert als Vermittler zwischen den verschiedenen Interessenvertretern und BIOASTER. Die Organisation profitiert von:

  • einem erfahrenen und qualifizierten Team, das im PRINCE2 Standard zertifiziert ist
  • einem gemeinsamen Referenzrahmen bestehend aus Best Practices und geeigneten Methoden für die Budgetierung, Planung, Qualitätssicherung, Rückverfolgung, Konformität der zu erbringenden Leistungen und Reporting
  • einer sicheren Webseite für jedes Projekt, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Beteiligten zu erleichtern

Eindeutig festgelegte Anforderungen

Nach ihrem Wechsel von Sanofi, einem BIOASTER-Gründer und einem der Top 5 Pharmaunternehmen weltweit, zu BIOASTER im Jahr 2013, erarbeitete Carole Leroy Anforderungen für eine Projekt- und Portfoliomanagement-Lösung.

Das PPM-Werkzeug wird in mehreren Phasen verwendet, beginnend mit der Bewertung und Auswahl von Projekten. Es muss folgende Bereiche abdecken:

  • Ideenfindung
  • Bewertung
  • Partnersuche und -auswahl
  • Entwicklung eines Business Cases (Ziele, Risiken und Opportunities)
  • Reife: detaillierte Ausarbeitung von Aufgaben, wissenschaftlichen Annahmen, Budget, Finanzmodell, geistiges Eigentum, etc.
  • GO/NO GO
  • Start
  • Umsetzung

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Sciforma: die richtige Lösung

„Sciforma ist das Werkzeug, das unsere Anforderungen am besten erfüllt“, sagte Leroy. Der Umfang, die Konfiguration und Anpassung, die Komplexität und die Kosten von Sciforma passten ausgezeichnet.

Auch die Beziehung zwischen BIOASTER und Sciforma war ein entscheidender Faktor. Die fachliche Kompetenz der Sciforma Berater was Innovationsprojekte und ihre Besonderheiten angeht, erleichterte die Implementierung und den Support. „Wir haben einander sehr schnell verstanden!“, bemerkte Leroy.

Stabile Ergebnisse

Sciforma ist jetzt das zentrale Werkzeug für das Projekt- und Portfoliomanagement, um alle Phasen der Planung, des Fortschritts und des Budget zu überwachen. Des Weiteren wird es verwendet, um wissenschaftliche Ressourcen bei der Beurteilung der Machbarkeit von vorgeschlagenen Projekten zu überwachen.

Sciforma deckt nicht nur die von Leroy angegebenen Anforderungen ab, sondern umfasst auch:

  • Workflow-Modellierung während der letzten Phasen der Planung und Projektabwicklung
  • interne Ressourcenverfolgung und Analyse von Zeitverbrauch im Vergleich zu Zuteilungen
  • Budgetmanagement, einschließlich Vertrieb und Konsolidierung von Ressourcen in Portfolios
  • Einbeziehung der Partnerkosten, damit die tatsächlichen Projektgesamtkosten nachvollziehbar sind und gemeldet werden

Klare Vorteile

Akzeptanz. Nach sechs Monaten führte Leroy eine Umfrage unter Projektmanagern von BIOASTER zur Nutzung der Sciforma-Lösung durch und fand eine sehr hohe Akzeptanz. Eine Folgebefragung am Ende des ersten Jahres ergab noch beeindruckendere Ergebnisse: alle Manager waren begeistert von dem Mehrwert der Sciforma-Lösung. Konkret sahen sie die Qualität der Daten und ihre Konsolidierung als äußert positiv. BIOASTER verwendet nun von Sciforma generierte Daten für ihre eigenen Präsentationen und die Mitarbeiter verstehen wie das Management die Lösung zur Entscheidungsfindung verwendet. „Für mich ist das der eigentliche Erfolg: die Tatsache, dass Leute es wirklich gerne nutzen ist fundamental“, erklärt Leroy.

Reporting. Da Projektbudgets direkt in die Sciforma-Lösung integriert sind, konnte BIOASTER sehr konkrete Einsparungen in Bezug auf die Berichtszeit beobachten. „Mit nur einem Klick zeigt uns Sciforma die jährliche Budgetverteilung für ein Portfolio von Projekten über mehrere Jahre hinweg“, sagt Leroy.

Kommunikation und Zusammenarbeit. Obwohl die Kommunikation in Projekten immer wichtig ist, ist sie bei BIOASTER sogar entscheidend. Akademische und industrielle Partner von verschiedenen Standorten arbeiten oft in Gemeinschaftsprojekten zusammen. Da diese Partner möglicherweise nicht die gleichen Interessen teilen oder die gleichen Einschränkungen haben, spielen die Projektmanager eine wichtige Rolle bei der Koordination und Zentralisierung. Sciforma ermöglicht es ihnen, schnell zuverlässige Daten zu teilen, sodass mehr Zeit für die Analyse und Kommunikation zur Verfügung steht.

Teammanagement. Daten, die im Rahmen der Sciforma-Lösung gewonnen werden, werden für die Ressourcenzuordnung und das Ressourcenmanagement sowie für die Priorisierung von Projekten und die Kapazitätsplanung verwendet. Es gibt sieben technologische Einheiten (biologische Sammlungen & Mikrobiologie; Genomik & Transkriptomik; Immunmonitoring; Expressionssysteme & Protein-Engineering; präklinische Modelle & Imaging; Datenmanagement & -analyse; und Metabolomics & Proteomics), die quer über alle Projekte eingreifen. Durch eine vorausschauende Allokation der Ressourcen kann BIOASTER genaue Kapazitätsplanungen vornehmen, Aufgaben und Projekte priorisieren und bei Bedarf Personal einstellen.

Ressourcenzuordnung. Die Sciforma-Lösung wird auf drei Ebenen zur Ressourcenzuweisung genutzt:

  • täglich/operativ
  • weltweit auf Konzernebene, um die Kapazitäten für neue Projekte zu definieren
  • Identifikation von Trends in Bezug auf Qualifikationen, benötigte Arten von Partnern und Punkte, an denen Partner hinzugezogen werden sollten

Flexibilität. In einer nächsten Phase will Leroy die Kapazitätsplanung mit Sciforma an die spezifischen Bedürfnisse jeder Einheit von BIOASTER anpassen. Die Flexibilität der Sciforma-Lösung ermöglicht es dann die Zeiterfassungsdaten beim Vergleich von Schätzungen und der tatsächlichen Ressourcennutzung wirksam einzusetzen.

Einen Mehrwert schaffen

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Der BIOASTER-Ansatz für Innovation stellt ein neues Modell in der Mikrobiologie dar. Da sich die Projektbasis erweitert, ist das Ziel, dass die Interdisziplinarität die Entstehung von neuen transversalen Projekten und die Entdeckung neuer Technologielösungen für globale Gesundheitsfragen erleichtert.

Auf der Suche nach neuen Synergien, verlangt BIOASTERs gemeinschaftliches und partnerbasiertes Modell nach Agilität. Die Sciforma-Lösung ist der Schlüssel zur Umsetzung eines strengen, aber doch agilen Prozesses, der Kreativität und einwandfrei operative Qualität gewährleistet. Perfekt angepasst an BIOASTERs Matrix-Organisation und Projektarbeitsmodus ist Sciforma das zentrale Instrument mit dem Projektmanager Verantwortung und Autonomie fördern und Möglichkeiten für Synergien identifizieren. Innovation durch Kooperation ist ein einfaches Ziel, aber die Umsetzung ist äußerst komplex. Mit der engen Integration von Sciforma in seine Projektmanagement-Prozesse findet BIOASTER neue Wege einige der drängendsten globalen Gesundheitsfragen zu lösen.

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