Interview mit Frau Le Neve, Guerin Systems, Planning und Quality Manager

Über Guerin Systems

Guerin Systems, Spezialist für Schüttgutverarbeitung, ist einer der führenden französischen Anbieter von automatisierten Anlagen für die Lebensmittel- und Kunststoffindustrie. Das Unternehmen bietet seinen Kunden schlüsselfertige Lösungen – von der Planung und Installation bis hin zur Benutzerschulung. Die meisten dieser Lösungen bestehen aus rostfreiem Stahl, um den Transport, die Dosierung und die Mischung von Lösungen zu gewährleisten, die im Allgemeinen aus Nahrungsmittelpulver bestehen.

Wir entwerfen alle Geräte, indem wir einen Teil selbst herstellen und den Rest erwerben. Ein Teil unserer Produktion wird daher in unseren Werkstätten vormontiert, dann auf dem Kundengelände installiert und schließlich mit echten Produkten getestet und integriert. Wir arbeiten an großen Projekten, sowohl was die Zeitdauer (ein bis zwei Jahre) als auch das Budget (200.000 Euro bis 5 oder 6 Millionen Euro) angeht. Unser Personal setzt sich aus drei verschiedenen Bereichen zusammen: Mechanik, Elektronik und Automation. Deshalb war es sehr wichtig für uns eine Projektmanagementlösung zu haben.

Herausforderungen an das Projektmanagement

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Projektmanagement vor Sciforma

Wir haben nie weniger als 12 Hauptpläne verwaltet: Ressourcenpläne, die zum Beispiel Gerätemontagezeiten darstellten und projektbasierte Pläne, die von unseren Geschäftsleitern verwaltet wurden. Solche Pläne wurden hauptsächlich verwendet um Informationen an unsere Kunden weiterzugeben.

Wir haben MS Project für Großprojekte und Excel für die Verfolgung anderer Projekte verwendet. Gleichzeitig haben wir sehr straffe Fertigungspläne in Form von Stunden gesteuert, was es uns ermöglicht hat, unsere Arbeitsauslastungen zu verfolgen. Allerdings waren diese Pläne nicht miteinander verknüpft, so dass wir manchmal vor ernsthaften Schwierigkeiten in Bezug auf Organisation und Kommunikation standen.

Darüber hinaus suchten wir nach einer Lösung, die es uns ermöglichen würde, unsere Unternehmensplanung generell zu verbessern. Aufgrund der vielen gleichzeitig stattfindenden Projekte war es nahezu unmöglich, solch einen Plan zu pflegen. Das Ergebnis war, dass wir schlicht keinen hatten.

Auf einmal hinderte diese fehlende Transparenz uns daran, Auslastungen zu planen und die Erfüllung unserer derzeitigen Anforderungen an die Informationserhebung wurde immer zeitaufwändiger.

Die Lösung: Sciforma PPM

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Im Jahr 2005 haben wir unsere Anforderungen für die Organisation unserer Grundtechniken analysiert. Wir haben einen Plan mit einer Liste von Anwendungen zusammengestellt. Daraufhin betrachteten wir verschiedene Lösungen und entschieden uns schließlich für Sciforma. Zunächst nutzten wir nur ein Pilotprojekt und benötigten daher eine begrenzte Anzahl von Lizenzen.

Vorteile

Mit einem beträchtlichen Anstieg des Umsatzes wurde klar, dass wir nicht mehr aus dem Gedächtnis arbeiten könnten. Darüber hinaus hatten wir Schwierigkeiten, sowohl intern als auch extern zu gewährleisten, dass Termine eingehalten wurden. Wir hatten keine Möglichkeit, unsere Kapazitäten für neue Projekte zu erkennen und konnten vor allem kaum voraussichtliche Verzögerungen bei der Auslieferung vorhersehen.

Zur Bewältigung unseres Wachstums und unserer Entwicklung, mussten wir die korrekten Informationen haben. Es war daher notwendig, uns mit einem Benchmark-Werkzeug auszustatten.

   

Problemlösung

Zuerst haben wir eine neue Position für einen Planning Manager erstellt. Anfangs war ich für die Qualität verantwortlich, musste aber auch an der Planung arbeiten. Die Stelle umfasste auch die Freigabe des IT-Budgets zum Erwerb einer Projektmanagement-Lösung.

Des Weiteren wollten wir auch die Ressourcen optimieren, mit anderen Worten, Abwesenheiten und Arbeitsauslastungen managen. Unsere Personalverwaltungssoftware verwaltete Abwesenheit, verknüpfte diese jedoch nicht mit anstehender Arbeit, geschweige denn mit zukünftiger Arbeitsauslastung. Es war daher schwierig, die nötigen Mittel für die Einhaltung unserer Termine zu planen.

Nach meiner Einschätzung, die ich dem Managementkomitee vorgelegt habe, wurde entschieden, das Planungsmanagement auf der Ebene des industriellen Managements von der Bestellung bis zur bestätigten Lieferung zu implementieren.

Anfangs waren Vertriebs-, Verwaltungs- und finanzielle Aktivitäten nicht in das Projektmanagement-Tool integriert. Um genau zu sein basierte diese Art von Projektorganisation darauf, an Projektmanager zu delegieren, die für Konten und die Organisation und Leitung von Meetings von Managementkomitees mit Business Managern verantwortlich waren.

Projekte im Unternehmen

Momentan verwalten wir ungefähr 30 Projekte. Also zwischen 30 und 50, wenn wir auch die Kundenbetreuung berücksichtigen. Dieser Teil umfasst kleine Projekte in Höhe von weniger als 70.000 Euro, die nicht mit Sciforma verfolgt werden (z. B. Ersatzteile oder unsere Wartungslösungen bei Wartungsverträgen).
Streng genommen geben wir ein generisches Projekt namens "Interventionsprojekt" in Sciforma ein und erstellen eine Zeile pro Intervention auf die wir das Personal zuweisen, um unsere Ressourcen zu managen.

   

Implementierung von Sciforma und Schulung der Mitarbeiter

Als wir im Oktober 2005 unser Schulungsprogramm für zwei Business Manager starteten, befanden wir uns noch in der Pilotphase. Die Idee war, sie früh einzubeziehen und ihnen zu helfen, ihre anstehenden Projekte einzugeben ohne frühere Projekte zu berücksichtigen. Die Idee war, sie früh einzubeziehen und ihnen zu helfen, ihre anstehenden Projekte einzugeben ohne frühere Projekte zu berücksichtigen.

Am Ende der Pilotphase im Februar 2006 boten wir einen 3-tägigen Verwaltungslehrgang an, der das Ziel hatte, die Lösung, ihre Funktionen und ihre Features perfekt zu beherrschen. So gelang es uns, einen internen Leitfaden zu schreiben und unsere Benutzeroberflächen detailliert zu dokumentieren.

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Wir haben diese Schulung dann erweitert, um auch andere Anwendertypen zu berücksichtigen. In Sciforma wurde eine Schulungsanfrage initiiert, der wir gezielt eine Reihe von Lizenzen zugewiesen hatten. Letztendlich konnten wir unsere Teams durch den Import unserer eigenen Projekte ausbilden und damit die idealen Schulungsbedingungen für uns schaffen.