Tailor-made für Versicherer

Die Hannover Rück ist der drittgrößte Rückversicherer der Welt: Der Versicherer der Versicherer hat ein Prämienvolumen von rund 14 Milliarden Euro. Die Hannover Rück betreibt alle Sparten der Schaden- und Personen-Rückversicherung und ist mit circa 2.300 Mitarbeitern auf allen Kontinenten vertreten. 2011 wurde deutlich, dass die bisherige technische Lösung zur Planung und Steuerung von Projekten den gestiegenen, weltweiten Anforderungen nicht mehr gerecht wurde. 2012 fiel in einem mehrstufigen Auswahlverfahren die Entscheidung für die prozessorientierte Projekt- und Portfoliomanagementlösung von Sciforma.

Flexibles Reporting

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Als sich die Hannover Rück auf die Suche machte, war klar: Die neue Lösung sollte anwenderfreundlich und einheitlich sein und alles aus einer Hand bieten: Einzel- und Multiprojektfunktionalitäten genauso wie eine Plankomponente. Sehr wichtig war auch die Flexibilität für ein aussagekräftiges Reporting, um das Projektportfolio nachhaltig steuern zu können. Auf einen ersten „Beauty Contest“, eine Grundevaluierung mit sechs Anbietern, folgte eine Phase, in der sich die Hannover Rück drei Lösungen genauer ansah. Die Wahl fiel auf Sciforma. Denn Sciforma bot die entscheidenden Projektfunktionalitäten im Standard, hat einen sehr prozessorientierten Ansatz für das Projektmanagement und kann individuelle Prozesse durch einfaches Customizing abbilden.

Anpassung durch einfaches Customizing

Das Ziel der Implementierung war eine grundsätzliche Vereinheitlichung im Projekt- und Portfoliomanagement – eine Standardlösung über das ganze Unternehmen hinweg. Auch sollten alle für die Projektsteuerung wesentlichen Datenquellen letztlich in einem System zusammengeführt werden. Die Berater der Sciforma GmbH hatten dabei die Aufgabe, die Schnittstellen einzurichten und auch das Datenmodell von Sciforma auf den Bedarf der Hannover Rück hin anzupassen. Auch wenn der Rückversicherer so nah wie möglich am Standard bleiben wollte, gab es doch sehr präzise spezifizierte Arbeitsabläufe, die die neue Lösung abzubilden hatte. Mithilfe der Sciforma-Berater gelang es, nahezu alle Wünsche der Hannover Rück durch ein einfaches Customizing zu erfüllen.

Präzise Projektmanagement-Workflows

So wurden in Sciforma beispielsweise Workflows hinterlegt, die einen Anwender durch die Abschnitte des Projektlebenszyklus führen. Projektideen etwa lassen sich auch dann schon einreichen, wenn der detaillierte Projektantrag erst im folgenden Jahr gestellt werden soll. So wird auch nachverfolgbar, wie sich Anforderungen und Kosten im Zeitablauf entwickelt haben. Es herrscht immer Transparenz: von Idee und Antrag über Projektdurchführung inklusive aller Projektänderungen bis hin zum Projektabschluss.

Schnittstellen zu SAP

Schon in der Projektplanungsphase werden heute tagesaktuelle Daten über eine Schnittstelle zwischen SAP und Sciforma ausgetauscht und Plan-Kosten aus Sciforma an SAP übergeben. Und über eine Schnittstelle mit dem Human Resources-Modul von SAP werden benötigte Mitarbeiterressourcen in Sciforma angelegt, für ein Controlling der internen Kapazitäten (z.B. für die interne Leistungsverrechnung). Beide Schnittstellen helfen der Hannover Rück, ein optimales und leistbares Projektportfolio zu definieren.

Rollenspezifische Oberflächen

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In der Zentrale in Hannover ist Sciforma heute über alle Abteilungen hinweg im Einsatz. Eine zentrale Projektplanungsabteilung der Hannover Rück Gruppe, vergleichbar einem PMO, nutzt das Tool besonders intensiv. Der strategische Ansatz war, kein überdimensioniertes Projektmanagement-Tool in die Organisation zu gießen, sondern durch eine einfache und möglichst selbsterklärende Lösung für die notwendige Akzeptanz zu sorgen. Die Oberflächen für Rückmelder sind darum sehr schlank – während ein Projektmanager mit der Lösung natürlich viel mehr machen kann.

Positive Ergebnisse

Die Mitarbeiter beurteilen die neue Sciforma-Lösung mit ihren integrierten Prozessen als deutlich einfacher als die alten Tools, mit einem viel besseren Look and Feel und einer wirklich intuitiven Bedienbarkeit. Auch die Basis für ein erweitertes Portfoliomanagement ist Bestandteil der Lösung. So haben Portfoliomanager jetzt eine zentrale und vereinfachte Sicht auf alle Projekte und können beispielsweise Ressourcenbe- und -auslastungen innerhalb kürzester Zeit beliebig ermitteln. Gleiches gilt für das Kostencontrolling. Per Report, mit einem Klick, ist es möglich, für ein Projekt, für ein Programm oder für das gesamte Projektportfolio tagesaktuelle Projektkosten zu erheben – ein signifikanter Vorteil, der die Qualität von Entscheidungen deutlich erhöht.