Nach der Gesundheitsreform von Quebec hat das CIUSSS das Jewish General Hospital erfolgreich integriert und eine Lösung zur Nachverfolgung und Optimierung von Portfoliobudgets und -zeitplänen für Hunderte neue Projekte implementiert

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Über Montreals Jewish General Hospital

Montreals Jewish General Hospital (JGH) ist eine 637-Bett-Einrichtung, die im Jahre 1934 gegründet wurde. Im Verbund mit der McGill University hat es den ausgezeichneten Ruf, Patienten aus der ganzen Region unabhängig von Rasse, Religion, Sprache oder ethnischem Hintergrund zu behandeln. Es ist eines von zwei offiziell zweisprachigen Krankenhäusern, die sowohl die französische, als auch die englischsprachige Gemeinschaft behandeln.

Aufgrund einer wesentlichen Änderung im Gesundheitssystem von Quebec war JGH gezwungen, schnell Schnittstellen mit 30 anderen Einrichtungen zu etablieren. Dies war eine grundlegende Wende. Bis zu diesem Zeitpunkt hatten die Projektmanager des Krankenhauses eine Vielzahl von Lösungen, einschließlich Microsoft Word, Excel und Project sowie firmeneigene Finanzsoftware verwendet. Angesichts der neuen Anforderung plötzlich Hunderte von Projekten sehr schnell und unter engen Budgetrestriktionen umzusetzen, benötigte das JGH, das nun Teil des CIUSSS ist, eine Lösung, die schnell und weit ausgelegte Anfragen zentralisieren und Projektportfolios bearbeiten kann – alles zu einem vernünftigen Preis. Außerdem war es sehr wichtig, dass sowohl englischsprachige als auch französische Anwender es verwenden können.

Hintergrundinformationen

Das Gesundheitswesen in Kanada wird öffentlich von jeder Provinz verwaltet. Im Jahr 2015 hat die Provinz Quebec die so genannte Bill 10 verabschiedet, die eine umfassende Überarbeitung des Systems fordert. Die ganze Provinz wurde in eine neue Reihe von medizinischen Regionen aufgeteilt, die Universitätszentren für Gesundheit und soziale Dienste einbinden. Diese Regionen werden CIUSSS (Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux) genannt. Die JGH gehört zur CIUSSS Zentralwesten Montreal.

Da die CIUSSS für alle lokalen Gesundheits- und sozialen Dienste (einschließlich psychischer Gesundheit) zuständig sind, mussten Anbieter eine Vielzahl von Kooperationen und Partnerschaften realisieren. Für die JGH bedeutete das, schnell Partnerschaften mit Kliniken, Apotheken, Einrichtungen der primären Gesundheitsversorgung, Gemeinschaften und medizinischen Gruppen sowie mit anderen Krankenhäusern und Partnern wie etwa Schulen einzugehen.

Die Lösung: Sciforma

Das CIUSSS hat mit Beratern zusammengearbeitet, um die richtige Lösung zu finden. „Es gibt eine Vielzahl von Werkzeugen mit denen man Projekte verwalten kann“, stellt Julie Vaillant, der Planungs-, Projekt- und Strategiekoordinator des Krankenhauses fest. „Das ist der einfache Teil. Aber ein Werkzeug zu finden, mit dem man Portfolios von Projekten sowie die Projekte selbst verwalten kann, ist nicht so leicht – vor allem angesichts unseres Budgets. Sciforma erfüllt all unsere Anforderungen und mehr.”

Tatsächlich stellte das CIUSSS fest, dass Sciforma all ihren Ansprüchen gerecht wurde. Insbesondere folgende Vorteile wurden von ihnen aufgeführt:

  • Als „Out-of-the-Box”-Lösung konnte Sciforma schnell und kostengünstig umgesetzt werden. Das Krankenhaus zahlt nur für die Funktionen, die sie verwenden.
  • Die Sciforma-Lösung ist 100% konfigurierbar, d.h. sie kann genau an ihre Anforderungen angepasst werden.

Aufgrund der Eile und dem organisatorischen Umbruch, mit denen sich das JGH konfrontiert sah als es dem CIUSSS beitrat, vertrauten die Projektmanager des Krankenhauses auf die Beratung und Unterstützung von Sciforma. Ein Kick-Off-Meeting bildete die Grundlage für eine reibungslose Umsetzung. Die grundlegende Konfigurations- und Implementierungsphase erfolgte innerhalb weniger Wochen. Im Laufe der Zeit, nachdem sie ihre Prozesse angepasst und optimiert hatten, entschieden sie sich dafür, weitere Funktionen von Sciforma hinzuzufügen.

Vorteile

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Anpassungsfähigkeit. Die Sciforma Lösung ist flexibel in Bezug auf die Zugangsverwaltung und die Wahl der Methoden. Zum Beispiel:

  • Die Mitglieder des Projektteams haben ihre eigenen Portale – eine gebrauchsfertige Funktion mit Formularen für die Eingabe von Ideen und Projektanfragen.
  • Der Zugang ist personalisiert, sodass jeder Benutzer nur das sieht, was er sehen muss.
  • Das CIUSSS hat sich dazu entschieden, das Werkzeug in Englisch zu konfigurieren, aber Benutzer können zwischen einer französischen oder einer englischen Schnittstelle wählen.
  • Begriffe, die sich in den Gesundheitssektoren unterscheiden, werden angepasst.
  • Projektmanager können ihre eigenen Methoden implementieren.
  • Der Lesezugriff ist kostenlos.

Konsolidierung. Das JGH verwaltet nun über 350 Projekte mit Sciforma. Die Funktionen des Balkenplans sind wesentlich leistungsstärker und viel einfacher zu bedienen als die vielen Lösungen, die das JGH zuvor verwendet hat.

Konten und Budgets. Die Sciforma-Lösung integriert intelligentes Budgetmanagement für 25 CIUSSS Konten. Projekte und Portfolios sind mit den Konten verbunden, sodass immer deutlich ist, was in einem bestimmen Budget verfügbar ist. Performance Zeitpläne können simuliert und Projektprioritäten festgelegt werden.

Performance. Projektmanager verwenden Sciforma-Werkzeuge, um ihre eigenen Projekte autonom zu verwalten. Sie geben Planungsdaten in den Balkenplan ein, sodass sie immer einen detaillierten Überblick darüber haben, wie sich ein Projekt entwickelt und wie eng sie Zeitpläne und Kosten verfolgen.

Integrierte Dashboards. Dashboards sind in Sciforma integriert und beinhalten bereits vorformatierte Informationen. Berichte werden automatisch erstellt.

Ausgezeichnete Prognose

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Wie kürzlich in der Monatszeitschrift des JGHs festgestellt wurde: „Bill 10 strebt nach einem nahtlosen und integrierten Kontinuum an Pflege, breiterem Zugang, eine reduzierte Fragmentierung und doppelte Pflege sowie eine größere Verlässlichkeit durch die Umstrukturierung des öffentlichen Gesundheitssystems von Quebec. Als weiteren Vorteil schätzt die Regierung, dass durch den Wegfall eines großen Teils der Bürokratie, die Veränderungen zu Kosteneinsparungen von ungefähr $220 Millionen pro Jahr führen.” Der Beitritt zum CIUSSS stellte eine große Herausforderung dar, aber mit der Lösung von Sciforma ist die Prognose ausgezeichnet.