Über Sepura

Sepura mit Sitz in Cambridge ist der führende netzwerkunabhängige Hersteller und Lieferant von tragbaren und mobilen Funkgeräten für Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst, Militär und Transportdienstleistungen. Durch verschlüsselte digitale Signale sind diese Funkgeräte sehr robust. Sie bieten eine breite Palette an Standard- und speziellen Funkanlagen und Zubehör sowie eine konkurrenzlose lokale Kundenbetreuung und Support. Im Oktober 2007 wurde der 35jährige Michael Schmitt aus Deutschland rekrutiert, um Programmmanager bei Sepura zu werden. Er hatte bereits elf Jahre Erfahrung im Projektmanagement und war seit 2005 an der Programmverwaltung beteiligt. Er nahm seine Arbeit als Programmmanager sehr ernst, aber nach ein paar Monaten erkannte er, dass das Unternehmen nicht die nötige Projektmanagement-Reife besaß, um die Geschäfte möglichst effizient durchzuführen.

Die Situation in der Vergangenheit

Sepura hat immer zwischen dreißig und vierzig laufende Forschungs- und Entwicklungsprojekte. Dazu kommen weitere zehn, die auf Genehmigung warten. Außerdem gibt es in der Regel etwa zehn laufende Betriebsprojekte. Diese Projekte wurden mit einer Mischung aus eigenständigen Microsoft Project-Plänen und Tabellenkalkulationen durchgeführt, die hauptsächlich für die Verwaltung von Projektkosten verwendet wurden. Auf Portfolioebene wurde das gesamte Management mit Kalkulationstabellen durchgeführt.

Aufgrund dieser unbefriedigenden Situation dauerte das Zusammenfassen von Planungs- und Kosteninformationen lange und erforderte viel manuelle Datenerfassung. Das Ergebnis war, dass die Projektdaten bei ihrer Veröffentlichung schon fast veraltet waren. Die Datenzuverlässigkeit war fragwürdig und wurde in der Tat auch von vielen hinterfragt. Es gab kein Bewusstsein für projektübergreifende Abhängigkeiten, kein Ressourcenpoolmanagement und es wurden keine Standardvorlagen verwendet. Nach Schmitts eigenen Worten war dieses System nicht für Projektportfoliomanagement geeignet.

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Die neue Organisation

Zu diesem Zeitpunkt begann ein neuer CEO in der Firma zu arbeiten und Schmitt ergriff die Gelegenheit, dem neuen Chef seine Pläne für einen Wechsel zu präsentieren. Ihm wurde die Rolle als Leiter des Programmmanagements übertragen, um diese Änderungen zu bewältigen und zu implementieren. Dazu wurde ein Programm, das integrierte Projektmanagement-Programm (IPMP), geschaffen. Andrew Thacker, einer der zwölf Projektleiter von Schmitt, erhielt die Aufgabe es zu verwalten.

Auf Unternehmensebene war eindeutig ein zuverlässiges PPM-Werkzeug erforderlich und so wurden alle gefragt, was sie sich von solch einem Werkzeug wünschten. Die Projektmanager benötigten es für die Terminplanung und das Ressourcenmanagement, die Ressourcenmanager wollten einen Überblick über die gesamte Portfolio-Ressourcen-Situation, die Finanz- und Portfoliomanager forderten leistungsfähige Reporting-, Datenkonsolidierungs- und Analysefunktionen. Außerdem wollten sie, dass Informationen in Dashboards dargestellt werden. Weitere Forderungen waren ein integriertes Zeiterfassungssystem und die Möglichkeit, mit anderen Enterprise-Softwareanwendungen zu integrieren.

Nach Prüfung eines Gartner-Berichts, wurde eine Liste von etwa zwanzig geeignet erscheinenden Anbietern von Software-Werkzeugen erstellt. Diese Liste enthielt u.a. Planview, Sciforma, Artemis, Primavera, Gensite, @task, Asta, Serena und Microsoft Software. Die Systeme von Planview und Sciforma wurden in die engere Wahl genommen, da sie die Anforderungen, das Preismodell und die von den Nutzern geforderten Fähigkeiten am besten zu erfüllen schienen. Obwohl Planview ein hervorragendes Produkt war, beide Produkte erschwinglich waren und die Anforderungen erfüllten, fiel die Wahl nach den Tests im Februar 2009 auf PSNext, die Software von Sciforma. Viele empfanden die Erstellung von Berichten in Sciforma einfacher, da weniger technische SQL-Kenntnisse erforderlich waren. PSNext wurde als das benutzerfreundlichere Produkt erlebt und daher ausgewählt. Phase 1 umfasste die F&E-Projekte.

Sciforma richtete eine Testumgebung ein auf der die Sepura-Mitarbeiter experimentieren konnten, bevor das System produktiv geht. In den ersten Tagen der Implementierung wurden fünfzehn Tage Sciforma-Beratung für die Konfiguration und für nicht-standardisierte Anforderungen genutzt. Nach der Implementierung von PSNext gab Sciforma den Ressourcenmanagern eine eintägige Schulung. Projektmanager und Administratoren erhielten jeweils zwei Tage. Alle anderen Benutzer wurden im eigenen Haus geschult.

Bei jedem Programmwechsel trifft man üblicherweise vereinzelt auch auf Widerstand. Doch da viele Mitarbeiter Teil des Veränderungsprozesses waren, während dem die Anforderungen gesammelt wurden, wurde es nicht wirklich als Programmwechsel wahrgenommen. Deswegen konnte die Einführung von PSNext ohne großen Widerstand von statten gehen. Einige Projektmanager fühlten sich zwar in ihrer Freiheit eingeschränkt, weil sie sich an Standardmethoden halten sollten, aber sie erkannten schnell, dass eine Standardisierung erhebliche Vorteile bot. Durch das Bewusstsein der Mitarbeiter für die geplanten Vorteile und weil ihr Feedback ernst genommen und mit einbezogen wurde, gab es insgesamt in allen Projektphasen kaum Widerstand.

Seit der Einführung von PSNext ist genügend Zeit vergangen, damit die Vorteile bewertet werden können. Alle F&E-Projekte werden mit PSNext verwaltet. Das Haushaltssystem wurde so eingerichtet, dass ein Projekt nur gefördert wird, wenn es von Anfang an in das System eingegeben wird. Durch PSNext gibt es auf allen Ebenen zuverlässigere, zeitgemäße und genaue Projekt-, Ressourcen- und Budgetpläne. Führungskräften gefällt die Transparenz der Gesamtprojektsituation, die es ihnen erlaubt, die Aktivitäten in der gesamten Organisation zu überwachen. Managementberichte sehen ähnlich aus wie früher. Allerdings sind sie viel genauer und sind jetzt innerhalb von wenigen Tagen verfügbar, während es vorher drei Wochen gedauert hat, um sie vorzubereiten. Es ist interessant, dass sich die Installation von PSNext ein großes Stück selbst bezahlt gemacht hat. Da das System nun die Projektabrechnung übernimmt, kann die zuvor dafür zuständige Person nun andere Arbeiten erledigen. Im operativen Geschäft geht nicht alles so schnell. Da diese Abteilungen nicht so ausgereift sind und sich an der Funktionalität orientieren, hinken sie ohne Nutzung eines formalisierten Projektmanagementsystems ein wenig hinterher. Allerdings wird beabsichtigt, alle operativen Projekte in den nächsten zwei Jahren auf die Software von Sciforma zu verlagern. Schmitt ist begeistert von PSNext, denn es hat dazu beigetragen, dass das Unternehmen seine Projektziele erreicht. Außerdem hat PSNext bei der Aggregation von Projekt- und Ressourcendaten geholfen, was das Management dieser viel effizienter macht. Es hat der Geschäftsführung auch dabei geholfen, Projekte zu priorisieren, damit es einfacher für sie ist, zu entscheiden, auf welche Projekte sie sich konzentrieren sollten.

Sepuras Ziele für die Zukunft

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„Das Sepura IPMP hat dem Unternehmen Anlass geben, über die Organisation seines Geschäfts nachzudenken. Es hat ihnen geholfen zu erkennen, was sie tun wollen, um diese Ambitionen zu verwirklichen und reifer zu werden. Ein Ziel, dass das Unternehmen noch erreichen will, ist die Verbesserung der strategischen Seite des Portfolio-managements. Sie wollen die Fähigkeit von Sciforma nutzen, Projekte und die strategischen Vorteile, die jedes Projekt liefert, zu vergleichen. Schmitt weiß, dass sein Programmwechsel Sepura mit einer Reihe von kulturellen Herausforderungen konfrontiert hat. Seit 2008 habe das Unternehmen bereits einen großen Schritt gemacht, doch es hat noch einen langen Weg vor sich,“ sagt Michael Schmitt.

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