Über SIG

SIG (Services Industriels de Genève) ist eine autonome Aktiengesellschaft, die am 4. Juni 1895 gegründet wurde. Das Kapital von 100 Millionen Schweizer Franken wird zwischen dem Land Genf (55%), der Stadt Genf (35%) und den Gemeinden (15%) geteilt. Der Fortbestand und die Entwicklung werden durch den Umsatz aus dem Vertrieb sichergestellt, da sie keine Beihilfen oder Subventionen von den Behörden erhält. Die Satzungen machen die SIG AG zu einem völlig separaten, autonomen Unternehmen. Sie liefert und überwacht die Qualität von Wasser, Gas, Elektrizität und Wärmeenergie, bereitet Abfall und Abwasser auf und liefert ein Glasfasernetz für die Region. Das Management dieser vielfältigen Aktivitäten erfordert eine ausgezeichnete Organisation und eine perfekte interne Verwaltung der Ressourcen, um den Erfolg von laufenden und zukünftigen Projekten zu gewährleisten. Das Ziel von SIG ist es, ausreichenden Gewinn zu generieren, um sich auf die Zukunft vorbereiten und auf das Wachstum seiner Märkte reagieren zu können.

Einrichtung eines neuen Ingenieurbüros zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Zentralisierung

Im Jahr 2007 beschloss SIG, ihre Ressourcen neu zu organisieren und eine neue Organisation namens "IPRO" zu gründen. Ziel war es, in einem Büro die verschiedenen Ingenieure der SIG (Hydraulik-, Elektro-, Wärme- und Bauingenieure sowie Architekten etc.) zusammenzubringen, um ihre Kompetenzen zu zentralisieren und die Synergien zu erhöhen. „Aufgrund unserer technischen Kompetenzen und unserer verschiedenen Aktivitäten wurden bereits komplexe Projekte von Anfang bis Ende verwaltet. Allerdings wurde jedes dieser Projekte unterschiedlich verwaltet, so dass es schwierig war, einen Überblick zu haben und homogene Reporting-Tabellen für das Management zu implementieren ", sagte Philippe Liechti, IT Customer Solutions Manager bei SIG. „Jeder organisierte Projekte auf eigene Faust im eigenen Bereich und die Manager stellten fest, dass Informationen in einer Vielzahl von Dateien in verschiedenen Formaten verstreut waren. Mit der Liberalisierung der Strom- und Gasmärkte stieg der Druck auf die SIG und ihre Projekte. Durch die verschärften Anforderungen an das Finanzmanagement und die Liefertermine war fachliche Kompetenz nicht mehr genug.“

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Notwendigkeit für ein neues Werkzeug für ein besseres Management, eine bessere Organisation und eine bessere Einheit

Die Implementierung von IPRO war daher die Möglichkeit, ein neues Projektmanagement-Werkzeug einzuführen und in der neuen Organisation zu testen. Ziel war es, eine Lösung zu finden, die es ermöglicht, die Ingenieure zu vereinen, gemeinsame Arbeitsmethoden zu nutzen und Unternehmensressourcen über eine einzige Datenbank zu verwalten und auf sie zugreifen zu können. Eine der größten Erwartungen war, schnell homogene, zugängliche Berichte generieren zu können, damit alle Mitwirkenden von ihnen profitieren konnten. Dieses Werkzeug wäre also nicht nur für das höhere Management gedacht, sondern würde von allen Projektbeteiligten verwendet werden (Kunden, Projektteam-mitgliedern usw.), um sie bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen.

Mitarbeiter der SIG prüften bis Mitte 2007 die verschiedenen Lösungen auf dem Markt. „Mehrere Werkzeuge wurden bewertet und drei davon wurden installiert und getestet. Die Bewertung umfasste ihren TCO und ihre Eigenschaften", erklärt Philippe Liechti. „Die Wahl fiel am Ende auf die Sciforma-Lösung. Sie stach durch ihre Benutzerfreundlichkeit, die einfache und zugängliche Benutzeroberfläche sowie das sehr gute Preis-Leistungsverhältnis hervor."

Bereitstellung in nur 7 Monaten

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Die Implementierung in der neuen IPRO Organisation begann Anfang 2008 mit rund fünfzig Mitarbeitern. SIG organisierte Workshops mit Sciforma Beratern, um die zukünftigen Anwender mit einzubeziehen und ihre Anforderungen in vollem Umfang zu verstehen. Ihre Erfahrungen mit der Einführung von Sciforma in anderen Unternehmen war von großem Vorteil. Dieser Austausch machte es möglich:

  • die organisatorischen Prozesse zu besprechen, die im Werkzeug umgesetzt werden sollen
  • die zahlreichen Funktionen des Werkzeugs detailliert darzustellen und diejenigen auszuwählen, die die Bedürfnisse von SIG erfüllen
  • die verschiedenen Konfigurationen zu definieren, die zu Sciforma hinzugefügt werden sollen (neue Felder, Prozesse, Reports, etc.)

Parallel dazu wurden weitere Abteilungen von SIG zur Präsentation eingeladen, damit auch sie Sciforma implementieren könnten.

Die Definition der verschiedenen Prozesse dauerte 6 Monate (keine kleine Veränderung der täglichen Arbeit in der Organisation). Im Gegensatz dazu hat die Konfiguration des Werkzeugs aufgrund seiner Flexibilität und der einfachen Anpassung nur einige Wochen gedauert.

„Wir konnten uns von Anfang an auf das Sciforma-Team verlassen. Sie waren immer bereit, uns zuzuhören und haben uns in Sciforma geschult, während sie uns einen maßgeschneiderten Service boten. Die Konfiguration des Werkzeugs erfolgte auf natürliche Weise, da Sciforma eine große Reaktionsfähigkeit hat und die Aufmerksamkeit auf unseren Bedürfnissen lag“, sagte Philippe Liechti, SIG Customer Solutions Manager. „Sciforma wurde von unseren Mitarbeitern schrittweise in einem Jahr eingeführt. Alle waren schnell daran interessiert und sie machten sich damit vertraut, was dabei half, ihre tägliche Arbeit besser zu organisieren."

Sciforma: ein flexibles Werkzeug, das SAP ergänzt

Das IT-System von SIG läuft auf einem SAP-System. Während der Implementierung von Sciforma entwickelten die SIG-Programmierer zusammen mit Sciforma eine Schnittstelle für die Kommunikation mit SAP und die Extrahierung von Zusatzinformationen.

Das erste Modul wurde erstellt, um auf Finanz- und Buchhaltungsinformationen zu verweisen. Ziel war es, Projektleitern eine bessere Sicht und einen Überblick über die Projekte, Budgets und Kosten zu bieten.

Ein zweites Modul ermöglichte es, personenbezogenen Informationen, die in SAP verwaltet wurden, in Sciforma zu integrieren. Diese zweite Schnittstelle erlaubt es einem Projektleiter, immer aktuelle Ressourcen zu haben. Diese beiden Module haben daher das neue Werkzeug und das alltägliche Interesse für das Management und alle Mitwirkenden des Unternehmens erweitert. Mit der Schnittstelle zu SAP ermöglicht Sciforma einerseits, eine bessere Planung und Verwaltung der aktuellen Projekte und andererseits können die allen bisher genutzten unzähligen Word-, Excel-, PowerPoint- und Microsoft Project-ersetzt werden.

Eine Masse an Vorteilen für das Management und die Mitarbeiter

Ursprünglich wurde die Verwendung von Sciforma nur für die neue Organisation IPRO geplant, aber die Vorteile waren so groß, dass auch andere Abteilungen von SIG das Werkzeug einführten: Im Jahr 2008 begannen die Mitarbeiter der IT-Abteilung und des Projektbüros damit zu arbeiten. 2009 führten die Stromversorgung und die Stadtwerke die Software ein, um die Planung ihrer jeweiligen Baustellen zu verwalten. Heute nutzen 130 Mitarbeiter von SIG Sciforma für die Verwaltung von durchschnittlich 700 Projekten und Baustellen im Jahr.

Dank des Sciforma-Werkzeugs ist das Projekt- und Ressourcenmanagement wesentlich einfacher geworden. Mit einer verbesserten Planung können einige Probleme viel besser vorhergesehen werden und Mitarbeiter haben mehr Zeit diese in Angriff zu nehmen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Organisationen enger geworden ist, weil die Kommunikation durch eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Werkzeug besser geworden ist. „Jeder hat davon profitiert, was Zeit und Effizienz angeht. Die Sprache, die Projektphasen und die Reports sind in allen Projekten gleich, die Organisation ist effektiver und Informationen zu unseren Projekten sind leichter zugänglich. Von allen Qualitäten von Sciforma, wissen wir die Flexibilität der Konfiguration und die einfache Anpassung an unsere besonderen Geschäftsbedürfnisse am meisten zu schätzen", erklärt Philippe Liechti. „Unsere Mitarbeiter haben festgestellt, dass es jetzt viel einfach ist, zusammenzuarbeiten und das finden sie sehr gut." Sciforma hat durch seinen Support und seine laufende Analyse der Mitarbeiterbedürfnisse dafür gesorgt, dass die Software seit 2008 ordnungsgemäß funktioniert. Ihr Team entwickelt das Werkzeug kontinuierlich weiter, um weiterhin auf die Anforderungen der Anwender bei SIG einzugehen. Im Jahr 2011 werden etwa 20 neue Anwender das Werkzeug einführen. SIG möchte außerdem eine Sciforma User Group gründen, in der Mitarbeiter ihre Erfahrungen teilen und Best Practices im Projektmanagement miteinander austauschen können.

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