Öffentlicher Personennahverkehr - Interview mit Maxime LaRoche, Project Portfolio Advisor

Über Societe de Transport de Montreal (STM)

STM ist ein staatliches Unternehmen für den öffentlichen Personennahverkehr. STM steht im Mittelpunkt der wirtschaftlichen Entwicklung von Montréal. Als öffentliches Transitunternehmen ist STM ein wichtiger Bestandteil des Wirtschaftswachstums in Montréal, das zur Lebensqualität der Bürger beiträgt und die städtische Umwelt schützt. Das Unternehmen entwickelt und betreibt ein integriertes Transitnetzwerk, das einen schnellen, zuverlässigen, sicheren und komfortablen Transport bietet. Wir haben 4 U-Bahnlinien, 68 Haltestellen und 202 Buslinien.

Welche Anforderungen hatten Sie an ein Projekt- und Portfoliomanagement-Werkzeug?

„Wir wollten eine einfach zu bedienende Software zur Zentralisierung aller Projektportfoliodaten in unserer Organisation.“

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Welche Probleme wollten Sie durch den Erwerb eines Projekt- und Portfoliomanagement-Werkzeugs lösen?

„Mit dem PPM-Werkzeug konnten wir einen langfristigen strategischen Plan erstellen, die relevanten Initiativen in Portfolios aufschlüsseln und die Projekte nach definierten Metriken bewerten. Dadurch wiederum erhielten wir ein genaues und realistisches Bild von allen laufenden Projekten und der Projektpipeline.”

Warum fiel die Entscheidung auf Sciforma?

„Wir haben uns für Sciforma entschieden, weil es uns einen Einblick in alle unsere Projekte gegeben hat, einschließlich Budget, Projektbewertung und -durchführung. Verfolgung in Echtzeit und Reports. Das hat uns geholfen, unsere Produktivität zu verbessern und innovative Lösungen zu initiieren.”

Wer profitiert in Ihrem Unternehmen am meisten von Sciforma?

„Wir haben früher alle unsere Projektinformationen in Excel-Tabellen oder in Access gespeichert. Es war schwierig, einen vollständigen Überblick über das Portfolio und die Projekte über einen längeren Zeitraum hinweg zu haben. Wir konnten die jährlichen Ausgaben nicht vorhersagen. Es war wirklich schwer, Szenarien auf Grundlage der verfügbaren finanziellen Ressourcen zu erstellen und das Budget für jedes Portfolio pro Jahr zu verfolgen. Was die Dokumente zu den entsprechenden Projekten angeht, hatten wir manchmal 30 verschiedene Versionen. Daher war die Versionskontrolle ein Problem. Alle Stakeholder profitieren nun von dem Sciforma-Werkzeug, da es alle relevanten Informationen sicher teilen und die aktuellsten Dokumente verfolgen kann. Das hilft uns, unser Geschäft besser zu organisieren, effizienter zusammenzuarbeiten und die Aufzeichnungen effektiv zu planen und zu verfolgen.”

Welche Probleme konnte Sciforma lösen?

  • Portfoliooptimierung und Szenarioformulierung: Wir konnten alle unsere Projekte kopieren und Szenarien in Abhängigkeit von Budget, Projektbewertung und Projektdurchführung abbilden.
  • Dynamisches Reporting: Mit der Sciforma Registerkarte für das Reporting konnten wir Echtzeit-Indikatoren verfolgen und Reports auf Grundlage der Daten in unserem System anschauen.
  • Dokumentenmanagement/Issue Management: Wir waren in der Lage, Veränderungen in Dokumenten zu verfolgen.
  • Verfolgung von Projektchartas und Genehmigungen: Wir können nun ein Protokoll der gesamten Projektkommunikation erstellen (alle Fragen verfolgen, egal ob sie als E-Mails oder Anrufe kamen). Alle haben Zugriff auf dieselben Informationen.

War Sciforma in der Lage, sich an Ihre individuellen Prozesse anzupassen?

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„Während der Anpassung der Plattform stellte Sciforma viele Fragen zu unseren Anforderungen. Mit Hilfe von Online-Konferenzen haben wir alle Formulare validiert und konnten einen Großteil der Arbeit vor der eigentlichen Installation auf unseren Servern erledigen. Als wir bereit waren, live zu gehen, hat das Beratungsteam von Sciforma eine gute Arbeit geleistet und uns dabei geholfen, das System selbst zu verwalten.”

Wie erleichtert Sciforma Ihre Teamzusammenarbeit?

„Wir nutzen das Kollaborationswerkzeug ausgiebig. Wenn wir ein neues Projekt erhalten, geben wir eine Menge an Informationen ein: Projektnummer, Portfolioname, Geschäftsergebnisse, Projektmanager, Sponsor, den Dreijahresplan, etc. Wir speichern das Projekt und veröffentlichen es. Nun kann das Team zusammen arbeiten. Telefongespräche und E-Mails werden gespeichert, damit jeder sehen kann, wo das Projekt gerade steht. Jeder kann auf die gleichen Informationen zugreifen, was es zu einem leistungsstarken Werkzeug macht.”

Wie hilft Sciforma Ihrem Unternehmen effektiver, innovativer und wettbewerbsfähiger zu werden?

„Mit einem Software-Werkzeug, das von einer starken und anpassbaren Datenbank angetrieben wird, können wir eine höhere Datenqualität im System erreichen. STM nutzt Sciforma, um seine Portfoliomanagementprozesse zu unterstützen und sicherzustellen, dass jedes Projekt richtig läuft. Dazu findet eine kontinuierliche Überwachung der erbrachten Leistungen statt, die für jedes Projekt einzigartig sind und auf Konzernebene definiert werden. Dies wiederum hat uns dabei geholfen, unsere Produktivität zu verbessern, innovative Lösungen zu finden und dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein.”

Denken Sie auch über ein Update von Sciforma auf das nächsthöhere Release nach?

„Im Moment ist unser Unternehmen so sehr zufrieden. Kurzfristig wollen wir die Anzahl unserer Funktionen und unsere Benutzerbasis erweitern, bevor wir auf eine andere Version wechseln.”

Würden Sie Sciforma weiterempfehlen?

„Ich würde Sciforma jedem Unternehmen empfehlen, das eine anpassbare Portfoliomanagement-Softwarelösung benötigt. Diese Lösung hilft beim Dokumentenmanagement, der Projektbewertung, der Projektverfolgung und bei so vielem mehr.”