Vertragsmanagement - Interview mit Philippe Mauvieux, Leiter Center for Development and Services und Jean-Marie Josset, Senior Consultant im Projektmanagement bei T-Systems.

Über T-Systems

T-Systems bietet drei Arten von Dienstleistungen an: Systemintegration, Outsourcing und Telekommunikationsdienste. Mit dem Ziel die Wettbewerbsfähigkeit und Qualität der Dienstleistungen in der Softwareentwicklung und -wartung zu stärken, führte T-Systems eine Industrialisierungskampagne für dieses Leistungsangebot durch. Die Gründung des Centers for Development and Specialized Services, das von Plattformen und/oder Fähigkeiten organsiert wird, ist eine Illustration dieser Kampagne. Die Fähigkeit des Centers, Projekte zu kontrollieren, steht im Mittelpunkt.

T-Systems ist außerdem ein Sciforma Solution Partner. Als solcher sind sie verantwortlich für Rollouts, Hilfe und Support.

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Warum haben Sie sich dazu entschieden, eine Projektmanagement-Lösung einzusetzen?

„Wir waren dabei, die CMMI Level 2 Zertifizierung für unser Unternehmen zu erhalten. Im Zuge dessen führten wir eine Marktstudie zu Werkzeugen durch, die es uns ermöglichen würden, sowohl die Projektplanung als auch das Management zu kontrollieren. Es dauerte nicht lange bis sich Sciforma als eine der wichtigsten Lösungen am Markt bewies.”

„Die verantwortliche Person und der Projektleiter führten im Anschluss daran, eine Studie über die besonderen Anforderungen der Gruppe durch (erwartete Funktionsmerkmale, technische und finanzielle Einschränkungen, besondere Aspekte von Projekten, usw.) und prüften dann die Marktlösungen. Wir sprachen außerdem mit Kollegen von T-Systems Spanien, die bereits zwei Produkte getestet hatten. Dieses Feedback bekräftigte unsere Entscheidung.”

„Die Infrastruktur war der Hauptgrund für unsere Entscheidung, Sciforma zu verwenden: Sciformas vollständig webbasierter Multi-Site-Zugang erlaubte eine flexible Bereitstellung in Bezug auf die Sicherheitsstufen und war fast dreimal so schnell wie seine direkten Wettbewerber.”

„Auf diese Studie Ende 2004 folgte ein Test in Lyon Anfang 2005, die Implementierung für alle Projekte wurde schließlich im August 2005 beendet.”

Was waren Ihre Anforderungen an ein neues Werkzeug zur Verbesserung der Projektorganisation?

„Wir waren auf der Suche nach einem Planungsinstrument, auf das alle Projektleiter Zugriff haben würden und das es uns ermöglicht, zahlreiche Projekte gleichzeitig zu verwalten. Diese Lösung musste außerdem den Mehrbenutzerzugriff mit verschiedenen Berechtigungsstufen, die Zuordnung von nicht spezifizierten Ressourcen zu einer Aufgabe und das flexible Planungsmanagement zulassen.”

„Dank der Fähigkeit, die Arbeit und Qualifikationen unserer Mitarbeiter zu differenzieren, haben wir an Produktivität gewonnen. Zum Beispiel kann ein Java-Entwickler im Versicherungssektor zwei Bereichen zugeteilt werden: als Java-Spezialist und auch als Versicherungsexperte. So konnten wir alle Ressourcen indizieren, unsere aktuellen Projekte besser organisieren und vor allem den Umgang mit neuen Projekten optimieren.”

„Mit der Sciforma-Lösung können nicht nur alle Service Center-Mitarbeiter ihren Urlaub und ihre Stunden melden, sondern auch ihre anstehenden Aufgaben anschauen. Diese Dienste ermöglichen es, den Planfortschritt schnell zu sehen und die Meldezeiten beschleunigen.”

„Gleichermaßen haben wir durch die Projektdokumentenmanagement-Funktion und das Versionierungswerkzeug an Effizienz gewonnen. Bisher haben wir Dokumente in Form von Projektordnern mit manueller Indizierung archiviert. Mit Sciforma ist die Versionierung direkt in das Werkzeug integriert, was eine Dokumentenhistorie und einen Fortschritt in Bezug auf Versionen schafft. Das ist ein wichtiges Element unseres Qualitätskontrollprozesses.“

Wie wurde Sciforma vom Team implementiert?

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„Es wurde zuerst in unserem Service Center in Lyon eingesetzt, das aus sieben Projektmanagern und zwei Projektdirektoren für insgesamt sechzig Mitarbeiter besteht. In Lyon hatten wir eine Gruppe von Projektleitern, die nach einigen schnellen Inhouse-Schulungen einfach zu Sciforma wechselten. Nach zwei Monaten hatten selbst die widerwilligsten Mitarbeiter erkannt, dass die Lösung für ihre tägliche Arbeit unentbehrlich war. Darüber hinaus hat uns unsere T-Systems Prozessvereinigungs- und Industrialisierungspolitik dazu gebracht, Sciforma in unsere Entwicklungs- und Servicezentren zu integrieren. Dieses Einsatzmodell war ein integraler Bestandteil unserer CMMI Level 3 Zertifizierungsstrategie und der PMBOK Prozessanwendung des Project Management Institute (PMI).”

„Für uns musste Sciforma ein Planungs-, Verfolgungs- und Reporting-Werkzeug für alle unsere Werke sein, in denen ungefähr 320 Mitarbeiter beteiligt sind. Wir haben uns deshalb für eine schrittweise Einführung entschieden und ein eintägiges Inhouse-Schulungsprogramm für fünf Projektmanager mit on-site-Übungen und Tutorials für ihre Bedürfnisse erstellt.”

Welche anderen Funktionen finden Sie heute nützlich?

„Das Planungsmodul hat sich als sehr flexibel erwiesen und uns die Möglichkeit gegeben, unsere Projekte besser zu prognostizieren. Jede Woche schicken wir unseren Kunden einen Zeitplan in PDF-Format und wir können sogar einen direkten Zugang für sie öffnen, damit sie eine Verbindung zu Projekten herstellen und sie in Echtzeit verfolgen können. Dieser Informationsaustausch erlaubt es uns vor allem, die Projektmanagementzeiten zu reduzieren.”

„Intern ist unser Projektplanungs- und Management-Center (PGP) auch in der Lage, die API von Sciforma zu nutzen, um ein spezielles Werkzeug für die Erfassung bevorstehender Mitarbeiterurlaubszeit und Freistellungen zu entwickeln, was sich automatisch auf den Stundenzetteln widerspiegelt. Wenn es mit unseren anderen Management-Werkzeugen, wie etwa der Abrechnung, verbunden ist, ist es eine einfache Möglichkeit, administrative Aufgaben zu reduzieren.”

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