Interview mit Adam Walker, UMB Financial Corporation

Über UMB Financial Corporation

Die UMB Financial Corporation ist eine diversifizierte Finanzholdinggesellschaft mit Sitz in Kansas City, Missouri. Sie bietet ihren Kunden Bankdienstleistungen, Payment-Lösungen, Asset-Servicing und institutionelle Vermögensverwaltung an. Die UMB betreibt Banking- und Vermögensverwaltungszentren in Missouri, Illinois, Colorado, Kansas, Oklahoma, Nebraska, Arizona und Texas.

Zu den Tochtergesellschaften der Holding gehören Unternehmen, die Dienstleistungen für Investmentfonds und Alternativinvestitionen anbieten, sowie registrierte Anlageberater, die Aktien- und festverzinsliche Anlagestrategien für Institutionen und einzelne Investoren anbieten.

Können Sie sich und Ihre Art von Projekten kurz vorstellen?

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„Bei UMB Financial Corporation verwenden wir Sciforma, um IT-, PM-, BA- und QA-Ressourcen zu verwalten. Diese Ressourcen machen Projektteams aus, die mit der Durchführung eines Portfolios von IT-Governance-Projekten beauftragt sind. Wir kombinieren diese Arbeitseinschätzungen mit Verwaltung, Support und anderer Projektarbeit für das Kapazitätsmanagement in der gesamten Organisation. Zu jeder Zeit haben wir ca. 75 große Governance-Projekte und Hunderte von kleineren non-Governance-Projekten. Darüber hinaus hat jeder Manager ein Projekt zu Planung von nicht projektbezogener Arbeit.“

Wie haben Sie Ihre Projekte vor Sciforma verwaltet?

„Vor Sciforma haben Manager die Ressourcenzuordnung mithilfe einer Reihe von Tabellenkalkulationen geplant. Stunden wurden in einem separaten System auf Projektebene berechnet und Projektmanager haben Projektpläne mit MS Project auf ihren lokalen PCs geplant. Ist-Zeiten wurden aus dem Zeiterfassungssystem exportiert und manuell zu den Projektplänen und zu den Tabellen mit der Ressourcenzuteilung hinzugefügt. Verschiedene Report-Vorlagen wurden manuell ausgefüllt, nachdem Istwerte abgeglichen und Status Meetings abgehalten wurden.“

Warum fiel die Wahl auf Sciforma?

„Wir haben uns vor allem aufgrund der Anpassungsfähigkeit für Sciforma entschieden. Dies erlaubt es uns, die Anwendung an unsere SDLC-Prozesse anzupassen. Es ist außerdem möglich, verschiedene unabhängige Systeme in einem zu vereinen. Risiken, gewonnene Erkenntnisse, Projektpläne, Zeitpläne, Kapazitätsplanung, Portfolioplanung, Projektabrechnung, Ressource-Tabellen (um nur einige zu nennen) wurden alle in die Sciforma-Anwendung integriert.”

Wie haben Sie Sciforma in Ihrer Organisation implementiert (Prozesse, Methoden, Schulung, Hilfe, etc.)?

„Wir haben es stufenweise eingeführt. Wir haben mit den Projektmanagern angefangen und haben dann alle unsere Governance-Projekte von MS Project in Sciforma importiert. Anschließend haben wir IT-Manager dazu geholt, die für Projektarbeit sowie nicht-projektbezogene Arbeit verantwortlich sind. Schließlich haben wir alle restlichen Ressourcen, die ihre Stunden in Stundenzettel eingeben migriert. Wir hatten kleine Sessions mit 12 Personen für Projektmanager und IT-Manager. Für den vollständigen Rollout hatten wir große Schulungssessions mit jeweils ca. 100 Personen. Schulungsunterlagen wurden in allen Fällen zur Verfügung gestellt.“

Welche Vorteile bietet Sciforma Ihrem Unternehmen?

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„Der größte Vorteil ist, dass Daten, die sich zuvor in vielen verschiedenen Systemen befanden, nun in einer Anwendung kombiniert wurden. Das fängt an, bei einfachen Dingen wie einer zentralen Ressourcentabelle bis hin zum dynamischen Reporting. Ich weiß nicht, wie wir es ohne geschafft haben. Es wurde viel Zeit damit verbracht, Daten zu aggregieren und Reports zu erstellen.”

Konnten Sie mit Sciforma einen ROI feststellen?

„Es ist schwer, das objektiv zu beweisen, aber ich denke, es kann wohl gesagt werden, dass die Anwendung unsere Erwartungen übertroffen hat. Wir erhalten definitiv alle Vorteile, die wir uns erhofft hatten mit Potenzial für mehr. Die Verantwortlichkeit sowie die Detailtreue (für Planung und Zeiterfassung) sind gestiegen, was dazu führt, dass mehr Aufwand für die Planung betrieben wird. Dies wird allerdings durch weniger administrative Arbeit wie die Erstellung von Reports, Status Meetings, das Zusammensuchen von Daten aus verschiedenen Systemen, etc. ausgeglichen.”

Beabsichtigen Sie die momentane Zahl Ihrer Anwender oder Funktionen zu erweitern?

„Wir fügen ständig neue Funktionen hinzu, um unseren Nutzern einen Mehrwert zu bieten oder Prozesse zu vereinfachen. Wir haben einen Administrator, der auch Konfigurationsspezialist ist. Er arbeitet an Verbesserungen, wenn er nicht gerade den Support macht. Wir haben einen Backlog an Verbesserungen, die wir gerne noch umsetzen möchten und eine lange Liste, die bereits implementiert wurde. Seit der Implementierung ist jetzt ein Jahr vergangen und einige andere Abteilungen sind daran interessiert, Sciforma ebenfalls zu verwenden.”