Les 5 Meilleures Pratiques pour calculer le ROI de votre outil PPM

Image d'illustration de l'article de Blog Sciforma sur les 5 meilleures pratiques pour calculer le retour sur investissement de votre outil ppm

Au moment d’opter pour leur logiciel PPM, la plupart des entreprises réalisent une étude de retour sur investissement avec ou sans l'aide de leur fournisseur potentiel, puis analysent les résultats et les interprètent à leur façon. Voici quelques “best practices” qui peuvent vous aider à mieux situer le rôle des études de retour sur investissement dans votre processus de prise de décision et à faire confiance aux résultats.

 

1. Prenez de la distance avec les calculs de ROI

Tout d’abord, il est important de prendre de la distance avec les résultats de votre calcul de ROI et de ne pas les prendre au pied de la lettr. Les calculs de retour sur investissement sont des estimations et doivent être utilisés pour tester la rigueur de l'analyse de rentabilisation de votre fournisseur, la solidité de sa proposition de valeur et établir des projections financières réelles.

De plus, des ROI impressionnants ne sont pas une garantie de succès. Par exemple, si vous n'avez pas identifié de sponsor et de champion exécutif fort, le calcul de votre retour sur investissement importera peu. Enfin, les calculs de retour sur investissement ne seront jamais réexaminés dans un an ou deux pour valider ou invalider leur exactitude. Alors, comprenez que c’est une étape dans un processus qui est valide pour un moment donné.

En résumé, le retour sur investissement est important dans la prise de décision d'investissement et doit être pris en compte avec plusieurs autres facteurs de risque d'investissement technologique. Ils incluent le niveau de support exécutif interne, les antécédents de déploiement de votre fournisseur et le niveau de maturité de votre processus PPM.

 

2. Assurez-vous de l’alignement entre vos modèles, expectatives de bénéfices outils et stratégie

Certains modèles de retour sur investissement sont génériques et déconnectés de la solution et des fonctionnalités spécifiques qui devraient permettre de générer des impacts financiers quantifiables. Il est important de comprendre la proposition de valeur de la solution sélectionnée afin de fournir un contexte et un cadre d’évaluation au ROI et orienter celui-ci sur la monétisation de ses avantages.

En outre, si dans votre parcours d'achat, vous en êtes à considérer le ROI, vous devez d'abord identifier les points critiques que votre outil PPM est censé résoudre et les aligner avec les objectifs et les KPI de votre PMO. Il est également sous-entendu que ces objectifs sont directement liés aux indicateurs de performance clés et objectifs stratégiques de l’entreprise, comme par exemple, une rentabilité croissante ou une compétitivité sur le long terme.

En d’autres termes, si les avantages quantifiables que vous attendez de votre outil ne sont pas alignés sur les besoins de votre PMO et vos objectifs stratégiques plus larges, votre analyse est terminée; votre retour sur investissement attendu est nul.

 

3. Prenez le risque en compte

Pour calculer le ROI de tout investissement technologique, les entreprises doivent prendre en compte non seulement les avantages et les coûts, mais également les risques potentiels. L'intégration des risques à différents niveaux du calcul peut être utilisée pour développer les scénarios les plus probables, les pires et les meilleurs.

Il y a trois niveaux de risque d'investissement. Le premier est le risque de mise en œuvre (respect des délais, du budget et du scope). Le second est le risque de déploiement du point de vue de la gestion du changement organisationnel (c’est-à-dire l’acceptation et l’adoption par les utilisateurs). Le troisième est le risque de ne pas atteindre le retour sur investissement souhaité.

Le meilleur moyen d'atténuer les risques liés à la mise en œuvre et au déploiement consiste à établir un partenariat avec un fournisseur possédant une expérience dans ces domaines.

Il existe plusieurs moyens d’atténuer le risque de ne pas atteindre le retour sur investissement souhaité :

  • Fournir des inputs prudents pour chacun des leviers de prestations qui appellent une estimation du pourcentage d'amélioration.

  • Créer des estimations pour le pire, le plus probable et le meilleur scénario.

  • Inclure uniquement dans votre calcul les avantages à degré de confiance élevé (par exemple, des économies substantielles basées sur des mesures internes ou une analyse tierce de confiance)

  • Inclure les avantages «accessoires» (c.-à-d. les avantages réels mais difficiles à mesurer) dans votre analyse de rentabilisation tout en les séparant du calcul du retour sur investissement.

 

4. Concentrez-vous sur les économies substantielles

Les modèles de retour sur investissement PPM, qui vont au-delà des économies sur les processus PPM, pour inclure l'impact sur les revenus nécessitent de comptabiliser le calendrier et la durée des avantages du projet après la livraison, ainsi que des couches supplémentaires d'hypothèses et d'estimations. Par exemple, la réduction des temps de cycle des projets entraîne un accès plus rapide à ces revenus. Valoriser cela ainsi que la valeur de la chaîne de projets en cours, qui peut commencer plus tôt, peut aboutir à un modèle si complexe qu'il va à l'encontre de l'objectif visé, à savoir un outil permettant de clarifier et de renforcer la confiance dans les décisions d'investissement.

Il est beaucoup plus facile de développer des estimations de base et d’amélioration des économies de coûts, puis d’évaluer et de prévoir l’impact sur les revenus, les économies de coûts d’exploitation, la valeur du service client amélioré ou de la fidélisation, ou les améliorations ponctuelles. Par conséquent, si vous pouvez justifier votre investissement uniquement en fonction des économies de coûts, vous n’aurez pas à faire face aux risques liés à la complexité des modèles, qui risquent de réduire la confiance dans vos calculs.

Heureusement, les avantages de la PPM informatique peuvent être en grande partie décrits comme des économies découlant des gains de productivité / efficacité associés à la planification et à l'exécution de projets. Et comme la PPM informatique représente le point de départ de la plupart des implémentations de PPM, il est supposé que ce conseil de pratique s’applique de manière générale aux lecteurs de ce message.

En outre, les économies résultant d’une meilleure planification et exécution de projets s’appliquent à tous les types de projets. Par conséquent, ce calcul du retour sur investissement peut être utilisé comme une estimation prudente et minimale du retour sur investissement. En tant que tel, il peut suffire de justifier l’investissement sans prendre en compte l’impact opérationnel des projets (c’est-à-dire les avantages découlant de l’achèvement du projet, tels que les effets d’un meilleur délai de mise sur le marché ou d’une efficacité accrue des processus opérationnels).

 

5. Documentez vos hypothèses de scénario, paramètres, entrées et sorties

Calculer le retour sur investissement est une opération mécanique simple qui se fait littéralement en appuyant sur un bouton. Le travail important et sophistiqué consiste à identifier les hypothèses / paramètres du modèle, les entrées et les résultats souhaités. Rendre ces hypothèses et variables claires et transparentes permet à chacun de se familiariser facilement avec la robustesse et la qualité de la logique et du processus de réflexion sous-jacents au modèle. Ces facteurs définissent la base de référence qui peut être utilisée pour comparer des solutions alternatives.

Vous trouverez une liste complète des hypothèses / paramètres, entrées et sorties potentiels dans le livre blanc du calculateur de retour sur investissement de Sciforma (en anglais).

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