Les 7 péchés capitaux de la Gestion de Projets d'Entreprise

Si vous êtes chef de projet dans une organisation, vous saurez que les plus grands défis pour réaliser un projet dans les délais et le budget prévus consistent à «épater» le client et à s'assurer que l'équipe ne s'entre-tue pas (burn out) dans le processus. Même dans les entreprises les mieux huilées, la gestion de projet peut être une question très amorphe, étayée par des objectifs vagues, souffrant d'une communication ascendante et / ou d'un leadership moins qu'idéal !

Comme vous vous en doutez, une entreprise qui livre ses projets constamment dans les temps avec des résultats exceptionnels se distinguera auprès de ses clients et protègera sa réputation. Si vous voulez que votre prochain projet soit aussi réussi que possible, veillez à éviter les péchés de la gestion de projets suivants :

 

1. Manque de mesure précise et de données fiables

Le chef d'entreprise Peter Drucker est réputé pour sa citation: ‘«Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l'améliorer». Si vous n'abordez pas les finances, ne gérez pas le budget sur une base hebdomadaire ou n'informez pas le client de tout changement en temps opportun, vous pouvez avoir des problèmes assez rapidement. Le suivi des modifications - comme des fonctionnalités supplémentaires ou des besoins en fonctionnalités clairement expliqués - sont les clés de voûte d'une gestion de projet efficace, et les systèmes intelligents peuvent déterminer comment cette demande aura un impact sur le budget et le calendrier et donc faciliter la signature.

La transparence sur toute la portée du projet vous donnera de la visibilité pour repérer les mines avant qu'elles ne ruinent potentiellement votre journée, mois ou carrière. Soit dit en passant, le manque de données appropriées est la principale source d'échec du projet - pourtant la solution peut être facilement trouvée dans un bon logiciel de gestion de projet.

 

2. Absence de processus normalisés

Ne pas utiliser une approche standard est une autre erreur des entreprises. Cela rend la mesure du succès d'autant plus difficile lorsque vous ne pouvez pas déterminer quels processus et méthodologies fonctionnent et lesquels nécessitent une refonte totale.

La mise en place d'une base de référence de normes éliminera une grande partie du blâme associé à l'incertitude du projet. Again, this is where software (like Sciforma, I must add!) can help you establish repeatable processes for scoping, scheduling, allocating resources and communicating with stakeholders. Encore une fois, c'est là que les logiciels (comme Sciforma, je dois ajouter !) peuvent vous aider à établir des processus reproductibles pour le cadrage, la planification, l'allocation des ressources et la communication avec les parties prenantes. Une approche standard établit des règles de base et des attentes pour l'équipe de projet. Elle fournit aux chefs de projet, aux responsables fonctionnels et au personnel opérationnel un langage commun qui facilite la communication et permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Les gestionnaires peuvent rapidement déterminer quelles tâches se déroulent en douceur (ou non). Encore une fois, cela est beaucoup plus facile lorsque tous les projets suivent les mêmes processus, approches et indicateurs de performance.

 

3. Bon projet, mauvaise équipe

Une dotation en personnel appropriée est essentielle et toute la planification dans le monde ne permettra pas de surmonter un bassin de talents insuffisant. Qui a déjà vu un projet se détériorer parce que le gestionnaire est choisi simplement en fonction de la disponibilité plutôt que de l'ensemble des compétences ? D'après mon expérience, la plupart des efforts déployés pour élaborer un projet est axée sur la recherche des bonnes ressources humaines et financières - plutôt que sur le chef de projet idéal. Les chefs de projet doivent être bien choisis, tout comme les consultants, les entrepreneurs et les sous-traitants. Pour une raison ou une autre, ces membres du personnel sont souvent exclus des évaluations de compétences même s'ils effectuent une grande partie du travail. Heureusement, et une fois que les chefs de projet connaissent les forces et les calendriers des membres de l'équipe, il est beaucoup plus facile de déterminer comment allouer les ressources à une myriade de talents et d'envergure.

4. Mauvaise évaluation des risques

Bien que les problèmes sur les projets aient tendance à se produire tout le temps, la plupart des gestionnaires sont encore (étonnamment) pris par surprise - et les projets dévient le plus souvent lorsque l'équipe de gestion de projets détourne des ressources pour nettoyer un gâchis qu'ils n'avaient pas prévu.

La solution ? Effectuer une évaluation approfondie des risques dans la première partie de la planification du projet. Avec votre équipe, réfléchissez à ce qui pourrait ralentir ou faire dérailler le projet, le faire dépasser le budget ou vous empêcher de répondre aux exigences attendues. Pensez à des événements inattendus tels que des fermetures de routes, des grèves syndicales, une épidémie de grippe ou même des conditions météorologiques violentes et trouvez des moyens d'atténuer ces risques.

Enfin, utilisez un indicateur tel que la "règle des 15-15" pour prédire la probabilité de succès. La règle des 15-15 indique que si un projet dépasse de plus de 15% le budget ou de 15% du calendrier, il ne récupérera probablement jamais les temps ou coût nécessaires pour être considéré comme viable.

 

5. Absence de planification adéquate

Presque tous les projets sont limités par trois facteurs: le temps, le coût et la portée. Pour qu'un projet réussisse, ces trois critères doivent rester en équilibre. Si vous avez déjà été impliqué dans un projet qui se dirige vers une catastrophe, il est probable que l'un de ces facteurs n'était pas en équilibre.

Vous savez probablement que la meilleure façon d'assurer l'harmonie est de proposer un calendrier avec une liste de toutes les activités impliquées dans la réalisation du projet. Ensuite, attachez les dates d'échéance à ces activités en fonction de la date limite du projet. Les logiciels de gestion de projet peuvent aider à créer des calendriers pour la portée, l'obtention des exigences, les tests et la mise en œuvre. Si les membres de l'équipe ne savent pas ce qui est dû quand, il est difficile de terminer le projet où le temps, le coût et la portée doivent «s'entendre».

 

6. Rupture de la communication

Les parties prenantes ne se présentent-elles pas aux réunions, ne prêtent-elles qu'une attention vague ou s'expriment à peine? Un manque d'intérêt pour le succès du projet résulte d'un manque d'adhésion véritable, peut-être causé par des malentendus entre les départements sur la portée et les spécificités. Des individus ou des équipes peuvent avoir été poussés ou cajolés à signer le projet sans vraiment y consentir.

Ainsi, il est important de passer du temps à l'avance pendant la phase de planification du projet pour déterminer où la résistance à un projet se manifestera - et affiner les moyens d'y remédier. Assurez-vous que tout le monde est vraiment d'accord sur ce que le projet va faire et confirmez que tout le monde a les mêmes objectifs, même au milieu d'agendas contradictoires. Identifiez les parties prenantes dont les tâches peuvent être affectées par les nouvelles capacités internes et planifiez la manière dont vous communiquerez et gérerez les modifications de leurs processus et flux de travail.

Un projet prospère dans un environnement positif, donc en traitant les communications avec le public (par exemple, votre service commercial comprend-il le discours technologique des TI?), Vous augmenterez la participation active, les commentaires actifs et une base d'utilisateurs énergisée.

 

7. Faible leadership

Les meilleurs chefs de projet sont ceux qui livrent systématiquement dans les délais et dans les limites du budget, des projets qui répondent ou dépassent les attentes des parties prenantes. Les bons chefs de projet sont capables d'anticiper et de prévenir les problèmes qui peuvent compromettre les délais, les budgets et l'acceptation des utilisateurs. Ils savent comment animer les réunions, gérer les risques et gérer une variété de parties prenantes différentes: les gens d'affaires à la recherche de fonctionnalités, les informaticiens soucieux de la sécurité et les financiers soucieux du budget. Les bons chefs de projet doivent également posséder une expertise technique quelle que soit la technologie déployée.

Chaque projet, cependant, connaît des baisses et des gains - et vous avez besoin des outils pour les rendre possibles. Comment gérez-vous cela lorsqu'un projet commence à mal tourner ? Il est trop facile de développer une culture où les mauvaises nouvelles sont lentes à remonter, mais si vous ne fournissez pas un environnement où les réalités désagréables sont acceptées, cela privera la direction d'informations vitales.

En gestion de projet, si vous n'abordez pas les aspects financiers, si vous ne gérez pas le budget de semaine en semaine et que vous avisez le client de tout changement, vous pouvez avoir des problèmes assez rapidement. Cependant, la clé pour réussir un projet est de trouver les bonnes personnes avec les bonnes compétences - et de les soutenir avec un logiciel haut de gamme qui peut faire le reste, de la planification au déploiement et, espérons-le, au succès continu et répété.

 

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Maurya Rieder

Maurya est la Directrice du bureau Austral-asie de Sciforma localisé à Sydney. Sa passion est d'accompagner les entreprises dans leur gestion de portefeuille projets et de leurs ressources de manière responsabilisante. Ses intérêts principaux sont : la gestion de portefeuille projets, la gestion du changement et la collaboration d'équipe. Partagez vos idées et commentaires à mrieder@sciforma.com.