Les clés de l’optimisation de la gestion des ressources projets

Améliorer la gestion des ressources des projets et de la capacité à faire est une priorité pour bon nombre de PMO. Et pour cause : l’efficacité de l’allocation des ressources aux projets est directement corrélée à l’efficience d’une organisation.

Disposant d’un ensemble de ressources limité, au périmètre généralement fixe, le PMO ou le gestionnaire de portefeuille doit les orchestrer de manière à maximiser la valeur créée. En jeu ? La capacité de l’organisation à être réactive face au marché, et donc à accroître son chiffre d’affaires, la satisfaction de ses clients, ainsi que sa compétitivité et sa productivité globale.

Pour y parvenir, il faut pouvoir mobiliser les bonnes ressources sur les projets présentant le plus de valeur ajoutée, en les amenant à travailler à un taux d’utilisation optimal. Ce qui ouvre un certain nombre de problématiques :

  • Comment construire des équipes pertinentes et mobiliser rapidement les ressources idoines ?
  • Comment optimiser l’utilisation des ressources afin de rentabiliser les coûts de main d’œuvre ?
  • Comment anticiper efficacement la charge et la capacité afin d’agir en amont pour les harmoniser ?
  • Comment suivre dans le temps l’évolution des charges et de la capacité, et comment les ajuster pour maintenir l’équilibre ?

Autant de questions certes complexes, mais qui trouvent bien plus aisément réponse chez les PMO pouvant compter sur les fonctionnalités de gestion des ressources d’un bon logiciel de gestion de portefeuilles de projets. Voici comment.

 

Gagner en visibilité afin de mieux gérer l’allocation des ressources

Pour gérer efficacement, encore faut-il y voir clair. C’est pourquoi tout PMO souhaitant améliorer la gestion de ses ressources projets doit avant tout s’assurer de disposer d’une excellente visibilité sur l’ensemble des ressources qu’il peut mobiliser. En consolidant en un référentiel central l’ensemble des données relatives aux effectifs et moyens de production, une plateforme logicielle de gestion de portefeuilles de projets donne aux chefs de projets et aux responsables de ressources la vue d’ensemble dont ils ont besoin pour construire des équipes projets pertinentes.

Cette visibilité doit porter sur la qualification des ressources (leur profil, leurs compétences, l’entité à laquelle elles sont rattachées, etc.), mais aussi sur leur utilisation et leur disponibilité (en d’autres termes, qui travaille sur quoi).

Pour s’assurer de pouvoir mobiliser les bonnes ressources, avec les bonnes compétences, il est important de disposer de fonctionnalités permettant :

  • de regrouper les ressources et de les catégoriser par fonction, de les chercher et de les filtrer en utilisant divers attributs (compétences, fonctions, localisation, etc.) ;
  • d’affecter des ressources nominatives, mais aussi des profils génériques qui peuvent être pré-enregistrés pour en faciliter la réutilisation et l’analyse ;
  • et, bien sûr, de s’assurer d’un coup d’œil de la disponibilité des ressources, et de voir instantanément sur quels autres projets elles sont éventuellement affectées afin de pouvoir les négocier avec le responsable concerné le cas échéant.

Un outil de gestion de projets conçu pour aider les PMO à optimiser la gestion de leur capacité proposera également des processus d’approbation des demandes de ressources venant du chef de projet, et d’allocation des ressources à un projet par le responsable de ressources. Des espaces dédiés à la communication et à la collaboration entre ces deux profils permettent de renforcer l’efficacité des échanges et des décisions.

L’Intercommunale de soins spécialisés de Liège (ISoSL) avait besoin d’une vue d’ensemble, à jour, des ressources informatiques et de leur utilisation afin de mieux planifier la capacité, d’optimiser l’articulation des projets à l’échelle du portefeuille, et d’éviter les reports indéfinis de projets. L’amélioration de la visibilité offerte par Sciforma a ainsi permis de démultiplier l’activité projets, ce avec un meilleur respect des délais et des objectifs financiers.

Découvrez comment ISoSL a amélioré la gestion de ses ressources et projets avec Sciforma dans notre cas client.

 

Gagner en efficience en optimisant l’utilisation des ressources

Une fois les bonnes équipes identifiées, il faut pouvoir planifier leur charge en équilibrant disponibilités et besoins de façon à atteindre un taux d’utilisation optimal. Tirer profit des ressources inutilisées ou sous-utilisées va permettre d’optimiser la productivité et de mener davantage de projets toutes choses égales par ailleurs. Il est tout aussi important d’identifier et de prévenir les surcharges de ressources afin d’épargner à vos talents un stress pouvant mener à une baisse de performance voire à l'épuisement professionnel, et d’éviter de voir des projets mis à l’arrêt en raison de conflits de ressources aggravés car mal gérés.

Pour assurer l’efficience de l’utilisation des ressources à l’échelle d’un programme ou d’un portefeuille, une solution logicielle dédiée fournit des mécanismes de contrôle de l’allocation des ressources permettant d’équilibrer la demande de travail avec les ressources disponibles. Votre plateforme de gestion doit également intégrer des outils d’analyse des dépendances et de résolution des conflits de ressources quand ces dernières sont affectées à plusieurs projets. Des fonctionnalités de simulation pour optimiser l’utilisation des ressources en créant plusieurs scénarios peuvent également s’avérer d’une grande utilité à cet égard.

Voici quelques exemples de fonctionnalités qui vous seront précieuses pour optimiser les conditions d’affectation des ressources aux projets d’un portefeuille :

  • des indicateurs permettant d’identifier rapidement les ressources sous- ou sur-utilisées, que ce soit pendant l’exécution du projet ou sa planification ;
  • la capacité à utiliser différents types d’affectation pour plus de flexibilité : taux fixé, durée fixée ou charge fixée ;
  • la possibilité d’affecter les ressources de façon uniforme ou non-uniforme, en heures ou en charge, et ce sur plusieurs projets.

Enfin, la possibilité d’établir des rapports analysant l’écart entre les demandes et les allocations, ainsi qu’entre les allocations et les affectations peut considérablement affiner les analyses.

Faurecia est un acteur incontournable du marché de l’équipement automobile. En Sciforma, l’entreprise a trouvé une base solide et unifiée pour mieux gérer et planifier des équipes réparties dans le monde entier. Une compréhension affinée des besoins comme des capacités, ainsi que des fonctionnalités avancées de gestion des conflits, ont abouti à une meilleure synchronisation des forces vives de Faurecia, quelle que soit leur situation géographique.

Découvrez comment Sciforma a aidé Faurecia à conserver une longueur d’avance.

 

Mieux prévoir et mieux suivre pour optimiser la gestion des ressources dans la durée

Le PMO doit, dans une certaine mesure, pouvoir prédire l’avenir. Mais, en guise de boule de cristal ou de marc de café, ce professionnel de la méthode va s’appuyer sur des données. C’est particulièrement vrai en matière de gestion des ressources : le PMO doit pouvoir évaluer les futurs besoins et capacité et planifier en conséquence. Une bonne planification des ressources anticipe la capacité à faire afin de mieux maîtriser l’afflux de projets et/ou de prévoir en amont les évolutions de capacité requises.

Pour cela, un outil proposant des fonctionnalités dédiées va affiner et structurer la planification en permettant l’application commune et homogène de modèles de projets, avec des délais et charges types. En fournissant des vues et rapports affichant les prévisions de ressources en temps réel, et soulignant notamment les ressources sous- ou sur-allouées, des fonctionnalités logicielles de gestion de la capacité permettent aux parties prenantes de prendre plus rapidement des décisions telles que l’embauche de nouvelles ressources, le report, l’approbation ou l’annulation de certains projets.

Une bonne allocation des ressources au moment de la planification initiale ne suffit malheureusement pas toujours. Les projets comme le périmètre des ressources disponibles étant susceptibles d’évoluer, il est crucial de pouvoir analyser et suivre l’utilisation des ressources dans la durée. Vous devez être en mesure de revoir les affectations tout au long du cycle de vie des projets, notamment et surtout lorsque la demande en ressources évolue en cours d’exécution.

Pour ce faire, votre outil de gestion des ressources doit vous offrir la possibilité de prendre des captures des allocations de ressources réalisées, et proposer des fonctionnalités de vérification rétrospective. Il doit également vous permettre de remplacer une ressource par une autre (par exemple, quand un membre d’équipe quitte l’organisation) pour plusieurs activités, tout en conservant automatiquement les charges réelles et restantes.

Sciforma a permis à la DSI de la coopérative EURIAL, branche lait d’AGRIAL, de monter en puissance sur la planification et la gestion de ses ressources. Par exemple, l’outil a ouvert la possibilité d’établir des prévisionnels de charges, là où, auparavant, un projet était sélectionné et lancé sans que son impact sur les projets déjà planifiés soit vraiment mesuré. Être en mesure d’anticiper permet maintenant d’arbitrer sur la capacité à faire, ce qui était primordial pour une DSI extrêmement sollicitée.

Retrouvez le témoignage de la PMO d’EURIAL.

 

Optimiser la gestion des ressources projets : tout passe par un bon outil

On l’a vu, une bonne gestion des ressources et des talents est essentielle pour permettre à une organisation d’atteindre ses objectifs, de maximiser la valeur et l’impact commercial de ses activités, et de s’assurer une compétitivité durable.

Or, gérer et coordonner les ressources projets de manière à en optimiser l’allocation et l’utilisation dans la durée est un exercice complexe, dans le cadre duquel le PMO doit pouvoir se reposer sur la visibilité et sur les fonctions d’analyse, de suivi et de prévision offertes par une plateforme de gestion de portefeuilles de projets adaptée.

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Camélia Docquin

Camélia gère le marketing de la zone Europe, ce qui lui permet de s’enrichir au contact de différents points de vue sur l’environnement des affaires actuel et sur les défis en matière de gestion de projets auxquels sont confrontés entreprises comme individus au quotidien. Au nombre de ses centres d’intérêt figurent : l'innovation, la transformation digitale, et  l'exécution des stratégies d’entreprise.