Comment évaluer rapidement la santé de vos portefeuilles, programmes et projets et mieux gérer les interdépendances avec Sciforma ?

Illustration de l'article du blog Sciforma sur la mise  à jour produit Indice de Santé et Interdépendances

 

Sciforma a lancé deux nouvelles fonctionnalités majeures dans la version 7.1 de son logiciel Gestion de Portefeuille Projets. Découvrez comme Sciforma vous permet de mieux gérer les dépendances entre projets et d’évaluer l’état de votre portefeuilles projets grâce à l’Indice de Santé (Health Score).

 

Mieux gérer les interdépendances projets pour éviter les dérives

Aujourd'hui, la grande majorité des projets dépendent d'autres projets ou contribuent à des initiatives plus vastes. L'enjeu est de coordonner ces projets et les différents cas de figure de dépendance afin de minimiser les retards sur le planning, réduire les conflits de ressources, empêcher l'augmentation de la charge et donc optimiser les performances.

  1. Quelles sont les options pour gérer des environnements complexes dans lesquels les projets, les produits et les programmes sont interdépendants ?
  2. Comment faciliter la gestion de ressources et réduire les conflits d’utilisation ?
  3. Comment l'indice de santé permet de savoir instantanément comment se porte un projet, et ce, à travers l'ensemble du système.

La combinaison des trois permettra d’anticiper la dérive des projets.

Mettons ces éléments en perspective...

 

Gérer la complexité de l’interdépendance de projets variés

Les entreprises sont organisées de manière très variables et confrontées à des environnements changeants qui leur demandent de la flexibilité en terme de système d’informations et de gestion de portefeuilles de projets. Ces systèmes doivent permettre de prendre en compte par exemple :

  • Typologie de projets : des projets de types différents peuvent être connectés
  • Méthodologies de gestion de projet : Waterfall, Agile ou d’autres méthodologies comme Chaîne Critique, PRINCE2, etc. Différentes méthodologies peuvent être combinées
  • Type Structure des projets : Portefeuille, Programme, Projet, Lot de Travaux
  • Type d'Organisation : Gestion de portefeuilles stratégique, Gestion de portefeuilles Opérationnelle, Outils de gestion de projets, Outils de Collaboration
  • Types de structures organisationnelles : Structure Fonctionnelle, Structure Divisionnelle, Structure Matricielle, Task Forces
  • Transformation numérique : Développer un ensemble d’expériences, produits ou services complètement nouveaux pour les clients de l’entreprise

 

Évaluer l’impact des dépendances sur votre portefeuille projets

Les chefs de projets peuvent avoir besoin de visualiser l’impact d’autres projets sur le leur. Ces liens/contraintes externes peuvent être définis au niveau des projets ou des activités comme des Dépendances.

Il existe deux types de relation :

  • Dépendance Projet vers Activité, à utiliser dès lors qu'un projet dans son ensemble affecte une activité du projet cible.
  • Dépendance Activité vers Activité, à utiliser dès lors qu'une activité du projet affecte une activité du projet cible.

 

Le principal bénéfice pour les chefs de projets est d’être alertés dès que quelque chose change :

Schema représentatifs des 3 cas d'usage des dépendances dans sciforma

Les contraintes inter-projets :

Le chef de Projets a besoin de facilement voir l’avancement d’autres projets pour pouvoir anticiper d’éventuels impacts sur son projet.

Avec Sciforma 7.1, le Chef de Projets aura accès à :

  • La représentation d’une contrainte entre deux projets différents (ou produits ou programmes)
  • La synchronisation contrôlée par les chefs de projets
  • L'accès rapide aux informations du projet Source (celui contraignant l’autre)

 

La consolidation des sous-projets :

Le Chef de Programmes a besoin de contrôler le statut de ses sous-projets pour pouvoir les coordonner au mieux entre eux.

Avec Sciforma 7.1, le Chef de Programmes aura accès à :

  • Une vue tout-en-un du planning du programme
  • La consolidation et coordination des sous-projets
  • La possibilité d’observer, de détailler ou d’éditer les composants du programme
  • Des dépendances bidirectionnelles pour pousser des objectifs vers les sous-projets

 

Les Master-Plannings

La Direction doit facilement comprendre le statut des projets stratégiques et rentrer dans leurs détails lorsque cela est nécessaire.

Avec Sciforma 7.1, la Direction aura accès à :

  • La liste de programmes, produit et projets inter-portefeuilles
  • La visualisation macroscopique de type Gantt facile à utiliser
  • La possibilité de zoomer pour vérifier les détails du statut des projets

 

Évaluer l’état d’avancement globale de vos projets grâce à l’indice de santé

Les chefs de projets, les sponsors et l'équipe projet sont parfois si immergés dans les activités quotidiennes qu'ils ne sont plus en mesure d'évaluer le véritable statut d'un projet.

L'Indice de santé du projet repose sur des valeurs objectives et quantitatives permettant de savoir comment se porte un projet en un instant. Le chef de projets peut donc être proactif et anticiper les retards sur planning lorsqu'un projet échoue ou tend vers la mauvaise direction.

 

L’indice de santé pour suivre vos programmes, projets et portefeuille en un coup d’oeil

Cet indicateur totalement nouveau dans Sciforma peut être utilisé pour 3 niveaux : 

  • Indice de santé des portefeuilles
  • Indice de santé en tant qu’indicateur de performance des PMOs
  • Indice de santé en tant qu’indicateur de Retour sur Investissement du système
Schéma explicatif de l'indice de santé dans sciforma pour évaluer l'état d'un projet

L’indice de santé se focalise sur le temps, les coûts et la qualité et permet de répondre aux questions suivantes.

Score Temps

Le projet est-il dans les temps ?

  • Respect des dates de début et fin de référence
  • Respect de la date limite du projet (et de combien)
  • Pertinence de la date de fin prévu du projet par rapport à la vélocité constaté (projets Agile)
  • Valeur de l’indicateur OTD (Phases & Gates)
  • Consommation du buffer Projet des projets gérés en Chaîne Critique

 

Score Coût

Quel est l’état financier du projet ?

  • Respect de la charge et du coût de référence
  • Respect du budget du projet
  • Niveau de marge des projets facturés
  • Niveau du Retour sur Investissement

 

Score Qualité

Quel niveau de confiance dans le planning du projet ?

  • Compte-rendus du projet
  • Nombre de Problèmes Planning
  • Nombre de Problèmes Ressources
  • Nombre de ressources surchargées
  • Nombre de Problèmes Transactions
  • Nombre de Transactions ouvertes dans le passé

 

Retrouvez plus d’information sur la gestion des interdépendances projets et l’Indice de Santé grâce au webinar à la demande de Fabien Herelle :

bannière d'accès au webinar à la demande Indice de Santé et Gestion des dépendances avec Sciforma 7.1