Comment gérer un portefeuille de projets ?

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En synthèse :

  • La gestion de portefeuilles de projets aide les organisations à exécuter des projets qui serviront leurs priorités et objectifs stratégiques. Les méthodes de PPM aident les organisations de tous types et de toutes tailles à prioriser leurs portefeuilles de projets et à concentrer leurs efforts et ressources sur des initiatives à même de créer une valeur stratégique durable.
  • Afin de vous lancer dans la mise en place d’une méthode de gestion de portefeuilles de projets, vous pouvez suivre une approche structurée :
    • Recueillir des données exhaustives sur les projets de votre portefeuille et évaluer leur état de santé ainsi que leur ratio risques/bénéfices ;
    • Analyser la santé du portefeuille et sa pertinence eu égard à la stratégie ; ajuster pour optimiser, tout en veillant à ce que l’ensemble des parties prenantes concernées comprennent et soutiennent l'initiative ;
    • Enfin, adapter la méthode et la démarche au fil du temps.

 

 

Les clés d’une gestion de portefeuille de projets efficace

 

La gestion de portefeuilles de projets (souvent abrégée en PPM) est une discipline ayant pour objet la gestion de groupes de projets interconnectés et interdépendants. Elle approche comme un tout un ensemble de projets passés, en cours et à venir afin de déterminer la manière optimale de les séquencer, de les organiser et de les hiérarchiser.

Les nombreux liens et dépendances entre plusieurs projets qui partagent des ressources productives, financières et humaines font de la gestion de portefeuilles de projets une activité complexe, nécessitant une approche méthodique. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de ce qu'il faut savoir et prendre en considération pour mettre en œuvre une gestion de portefeuilles de projets efficace et maximiser le retour sur investissement des projets menés dans votre entreprise. Nous présenterons les concepts clés de la gestion de portefeuilles de projets, puis nous en considérerons les avantages avant de nous concentrer sur les étapes à suivre ainsi que sur les outils et moyens qui vous permettront de mettre en œuvre une gestion de portefeuille de projets qui vous apportera de vrais résultats.

1- Définissons la gestion de portefeuilles de projets

La gestion de portefeuilles de projets est en substance l'administration centralisée d'un ou de plusieurs portefeuilles de projets afin d'atteindre des bénéfices prédéfinis ou des objectifs stratégiques. En ce sens, la PPM, comme on l’appelle, établit ou renforce des passerelles entre l'exécution et la stratégie afin de permettre à l'entreprise de tirer le meilleur parti de son activité projets.

Les objectifs de la gestion de portefeuilles de projets

La gestion de portefeuilles de projets vise à maximiser la valeur qu'une organisation peut tirer des projets qu'elle mène. Aussi l’un de ses premiers objectifs est d’optimiser la sélection des projets. Les ressources de l'entreprise doivent être investies dans les projets offrant le meilleur retour sur investissement, compte tenu des objectifs spécifiques à l'organisation. En l’absence d’une démarche de PPM, les projets sont souvent sélectionnés et priorisés de manière erratique. Au nombre des autres objectifs de la discipline figurent l'optimisation du profil de risque de l'organisation : pris ensemble, les projets doivent offrir un bon équilibre entre initiatives à haut risque et projets « faciles », entre entreprises de longue haleine et projets court terme. La PPM supervise également l'exécution des projets et veille à ce qu'elle maximise les chances de l'entreprise de concrétiser ses plans et d'atteindre ses objectifs.

Quelques cas d’usage de la gestion de portefeuilles de projets

Les méthodes de PPM s'avèrent très utiles lorsque l'organisation veut sélectionner les nouveaux projets dans lesquels elle va investir. Elles aident à prendre des décisions éclairées dans le cadre de l'examen de plusieurs projets concurrents, en évaluant le rendement et les risques potentiels de chacun d'entre eux.

En tant qu'approche méthodique et structurée à l'évaluation de la valeur des projets, la PPM objectivise les décisions et fédère les différentes parties prenantes autour d'une vision et d'objectifs communs. Parce qu'elle met tout le monde sur la même longueur d'onde, la gestion de portefeuilles de projets contribue à responsabiliser les équipes tout en favorisant une communication plus fluide et une collaboration plus transparente entre les différentes parties prenantes.

Les bénéfices que vous pouvez tirer d’une démarche de gestion de portefeuilles de projets

Voici quelques-uns des bénéfices organisationnels dont les entreprises qui ont mis en œuvre une démarche de PPM font état :

  • Élimination des inerties au niveau des portefeuilles ;
  • Augmentation du taux de réussite des projets ;
  • Amélioration de la prise de décisions, se traduisant notamment par la sélection et la priorisation des projets présentant la plus forte valeur ajoutée ;
  • Meilleur contrôle des budgets des projets et des portefeuilles ;
  • Amélioration de l'allocation des ressources critiques ;
  • Gestion du changement facilitée et agilité organisationnelle accrue.

2- Les principaux concepts de la gestion de portefeuilles de projets

Différences entre gestion de portefeuilles de projets et gestion de projets

Bien que gestion de projets d’une part et gestion de portefeuilles de projets d’autre part soient évidemment liées et puissent recourir aux mêmes méthodes et requérir des compétences similaires, il existe de nettes différences entre ces deux disciplines qu'il importe de ne pas confondre.

La gestion de projets se concentre sur la réussite de l’exécution de projets individuels. Les chefs de projets mettent en œuvre des techniques, des outils et des compétences spécifiques pour s'assurer que les activités projets respectent des exigences particulières, comme la livraison dans les délais, le budget et le périmètre définis.

La gestion de portefeuilles de projets, elle, met l'accent sur la sélection et la facilitation de projets à même de matérialiser la stratégie. La préoccupation première ne réside pas tant dans les détails de l'exécution des projets, mais plutôt dans la capacité de l'activité projets dans son ensemble à servir les buts et objectifs de l'entreprise. Il s'agit de décider quels projets doivent être menés, comment ils doivent être incorporés dans les portefeuilles et comment s'assurer qu'ils permettront d'atteindre les objectifs et les bénéfices souhaités.

Différence entre programmes et portefeuilles

Selon le Project Management Institute, un programme est défini comme « un groupement de projets connexes gérés de manière coordonnée afin d’en améliorer la maîtrise et d’en accroître les bénéfices. Les programmes peuvent contenir des éléments débordant du périmètre des projets qui les composent ».

En d'autres termes, un programme est un ensemble de projets ayant en commun la poursuite d’un objectif tactique ciblé ou la réalisation d’une activité spécifique. Par exemple, le développement d'un nouvel avion est généralement abordé comme un programme dont chaque composant ou système fait l’objet d’un projet spécifique.

L’on peut créer un programme pour atteindre un objectif donné, ou pour structurer le travail effectué pour un client donné. La gestion de programmes désigne l'évaluation des divers risques et problèmes susceptibles de survenir au cours d'un programme, et leur bonne gestion.

Les portefeuilles sont de nature plus stratégique. Un portefeuille est une structure faîtière englobant des projets et des programmes qui sont gérés de manière groupée afin de réaliser la stratégie organisationnelle et les objectifs long terme de l’entreprise. Une entreprise peut n’avoir qu'un seul portefeuille réunissant l’ensemble ses projets et programmes. Mais elle peut aussi créer et gérer plusieurs portefeuilles pour structurer la sélection des projets et les décisions d'investissement.

3- Les ingrédients essentiels d’une bonne gestion de portefeuilles de projets

Le gestionnaire de portefeuille de projets

Le gestionnaire de portefeuille de projets est chargé du pilotage stratégique et tactique d'un ou plusieurs portefeuille(s). Les gestionnaires de portefeuille de projets définissent et mettent en œuvre des méthodes et des standards spécifiques pour piloter le(s) portefeuille(s) dont ils sont responsables. Ils s'appuient généralement sur des modèles financiers avancés pour s’assurer que leurs portefeuilles concordent avec les objectifs stratégiques de l'organisation.

Contrairement à la plupart des chefs de projet, les gestionnaires de portefeuille de projets assument des responsabilités qui vont bien au-delà du contrôle de l'exécution des projets et de leur gestion quotidienne. La portée de leur action nécessite d’ailleurs souvent de communiquer et de collaborer avec diverses autres parties prenantes au sein de l'entreprise, et ces gestionnaires s’avèrent souvent essentiels à la réussite de la stratégie de l’organisation.

Les gestionnaires de portefeuilles de projets font souvent partie d'un bureau de gestion de projets (PMO) qui supervise la gestion des projets, la gestion des programmes et la gestion des portefeuilles de projets au niveau de toute l'organisation. Un PMO peut apporter un soutien précieux aux gestionnaires de portefeuille de projets en leur fournissant un cadre méthodologique (par exemple en définissant un processus PPM hybride spécifique à l'entreprise), mais aussi des ressources et des conseils.

Un logiciel de gestion de portefeuilles de projets

Il est virtuellement impossible de gérer efficacement la complexité qu’induit une collection de projets interdépendants sans l'aide d'un logiciel et d'outils de gestion de portefeuilles de projets appropriés. Pour ce faire, les plateformes de PPM professionnelles consolident les vastes masses de données liées aux projets afin de fournir une vision claire de la santé et des résultats au niveau du ou des portefeuille(s). Ces outils aident à comprendre quels sont les projets qui se déroulent comme prévu et qui devraient produire les bénéfices escomptés, et quels sont ceux qui nécessitent l'intervention du gestionnaire de portefeuilles. Des fonctionnalités dédiées à l’analyse de données, comme par exemple la modélisation prédictive et la capacité à simuler des scénarios fictifs, aident considérablement à la prise de décisions. Pour trouver la solution de PPM la mieux adaptée à la situation et aux objectifs de leur organisation, les gestionnaires de portefeuille ou les PMO doivent tout d'abord procéder à une évaluation des défis et des attentes de leur entreprise en matière de gestion de portefeuilles de projets, construire une étude d’opportunité, puis évaluer et comparer les diverses solutions disponibles sur le marché. De nombreux fournisseurs proposent des démos ou des essais gratuits pour aider les clients potentiels à se projeter dans leurs outils.

4- Comment définir et mettre en œuvre une méthodologie efficace pour gérer un portefeuille de projets

Une bonne gestion de portefeuille de projets doit être fondée sur une méthodologie solide et bien cadrée. Voici une approche graduelle qui pourrait vous guider dans le cadre de l'élaboration de la vôtre :

1. S’imprégner de la stratégie, cartographier les projets

Commençons par un travail de recueil d’informations. Il vous faut acquérir une compréhension claire des buts, des objectifs et des stratégies de votre organisation. Lisez attentivement les documents de positionnement pour vous imprégner de la vision et de la mission de l'entreprise, compulsez la documentation détaillant les grands plans stratégiques, entretenez-vous avec les dirigeants pour vous assurer de bien comprendre les orientations long terme de l’entreprise et ce qu’elle souhaite vraiment atteindre.

Recueillez ensuite l’ensemble des informations clés sur tous les projets actifs et potentiels, et déterminez lesquels servent efficacement ces objectifs stratégiques - et dans quelle mesure. L’enjeu est non seulement de vous ménager une bonne compréhension des objectifs des projets et des bénéfices stratégiques ou avantages concurrentiels qu’ils doivent générer, mais aussi d’évaluer leur retour sur investissement potentiel, leur niveau de risque, leurs besoins en termes de ressources (et notamment en termes de ressources critiques) ainsi que la qualité de leur planification.

2. Évaluer le portefeuille et sa cohérence avec la stratégie

Après avoir évalué individuellement chaque projet de votre portefeuille, vous serez en mesure de les regrouper en grandes catégories - par exemple en fonction de leur ROI, de leurs chances de réussite, de leur nature (transformation versus maintenance), de leur niveau de risque... Cette typologie dépendra essentiellement de l’activité et des objectifs de votre entreprise. Cela vous aidera à comprendre si certains de ces projets peuvent être fusionnés pour profiter de synergies, si certains gagneraient à être transférés vers un autre portefeuille, ou même s'il serait plus logique d’en arrêter d’autres. Cela vous permettra également d'évaluer la santé et le risque globaux de votre portefeuille de projets et d’analyser sa pertinence eu égard à la stratégie.

L'objectif est ici de comprendre si vos ressources critiques travaillent bien sur les projets à plus forte valeur ajoutée, si les projets que l'organisation prévoit de lancer serviront vraiment les ambitions stratégiques, et si le portefeuille dans son ensemble est cohérent et solide d’un point de vue financier.

Vous devez également considérer l'équilibre de votre portefeuille. Essayez d’évaluer son niveau de risque global en tenant compte de tout l'éventail des risques possibles pouvant impacter les projets : risques financiers, technologiques, conjoncturels, etc. Analysez la composition du portefeuille de projets par type, par horizon temporel et par probabilité de rendement. Comme pour tout investissement, la règle d’or est la diversification !

3. Piloter le portefeuille sans jamais perdre de vue la stratégie

Maintenant que vous avez une vision claire de la composition et de la santé de votre portefeuille, il est temps de prendre des décisions et de les mettre en application. Sur la base des conclusions de vos analyses, n’hésitez pas à ré-affecter les budgets et ressources, à redéfinir les priorités, à réorganiser ou à re-planifier les projets afin de maximiser leur capacité à produire les résultats stratégiques espérés et attendus. Tout cela en gardant à l'esprit le niveau de risque moyen que vous aurez déterminé comme optimal.

À ce stade, vous devrez aussi être prêt à répondre aux questions que les collaborateurs et décideurs de l'entreprise ne manqueront pas de vous poser. Ils pourront par exemple vous demander ce qu'est la gestion de portefeuilles de projets, ce qui rend une telle démarche nécessaire, quelle est la raison d'être des changements que vous impulsez, combien tout cela coûtera à l'entreprise, quelles en seront les conséquences à leur niveau et ce qui sera attendu d’eux, etc.

Pour vous aider dans cet effort de conduite du changement, il est important de pouvoir vous appuyer sur une équipe de gestion de portefeuilles, mais aussi sur des dirigeants exécutifs disposés à jouer le rôle de champions et éventuellement à assurer la gouvernance de la gestion de portefeuilles de projets. Votre équipe doit également comprendre des profils techniques qui pourront vous aider à déployer vos outils numériques de PPM.

4. Adapter et affiner au cours du temps

Enfin, vous devrez probablement adapter votre approche et votre méthode au fil du temps. Introduire une méthodologie de gestion de portefeuilles de projets au sein d’une entreprise est tout sauf chose simple. En raison du grand nombre de variables à prendre en compte et à coordonner, vous n’aurez probablement pas tout juste lors de votre première tentative. C'est pourquoi vous devez vous tenir prêt à adapter et à ajuster votre PPM au fil de l’eau, sur la base des retours d’expérience des équipes et des résultats obtenus.

5- Quelques conseils

Il n’est jamais vraiment aisé de se lancer la gestion de portefeuilles de projets. La démarche comporte son lot de défis et de potentielles ornières. Mais les bénéfices potentiels justifient amplement l’effort. Voici en tous cas une liste de points qu'il ne faut en aucun cas négliger :

  • Le risque est tout sauf secondaire. Il est absolument essentiel d'identifier les risques qui pourraient faire dérailler vos projets. Qualifiez et quantifiez les différents types de risques possibles, évaluez leur degré de probabilité, et formalisez des stratégies claires pour les limiter et parer aux conséquences dans l’éventualité où ils se matérialiseraient.
  • N'hésitez pas à arrêter des projets. Nombreux sont les professionnels de la gestion de portefeuilles de projets qui répugnent à mettre fin à des projets en cours. Et pourtant, reporter ou stopper des projets qui n'ont plus de sens par rapport à la stratégie de l'entreprise peut être salutaire.
  • Assurez-vous d’avoir une bonne visibilité sur vos données. Disposer de données de qualité est indispensable pour prendre les bonnes décisions. Dès lors, pouvoir accéder à des informations précises et fiables est une condition sine qua none à la réussite de votre gestion de portefeuilles de projets.
  • Équipez-vous. Afin de pouvoir gérer toute la complexité d’un portefeuille de projets, vous devez impérativement vous procurer un outil - et vous assurer que la solution de votre choix est adaptée à votre organisation.
  • Pensez conduite du changement. L’adhésion des équipes doit être l’une de vos priorités. Communiquez et expliquez le changement, mettez en évidence les avantages pour toutes les parties prenantes. Essayez de simplifier le processus pour les collaborateurs, surtout au début. Vous pouvez toujours étoffer et affiner par la suite, à mesure que votre organisation et vos équipes gagneront en maturité. Soyez bien conscient que le changement ne se fera pas du jour au lendemain !

Ce bref panorama des raisons pour lesquelles vous gagnerez à adopter la gestion de portefeuilles de projets et ces quelques conseils pour la mettre en application au sein de votre organisation ne couvrent évidemment pas tout le sujet, loin de là. Et, chaque organisation étant fondamentalement différente, les grands principes esquissés ci-dessus devront être ajustés à la culture et à la configuration de chaque entreprise. N'hésitez pas à adapter la démarche suggérée : après tout, l'objectif ici est de créer de la valeur pour VOTRE organisation et de l'aider à se différencier sur son marché.

 

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Shi Jackson

Shi est Digital Marketing Manager sur la zone Allemagne. Dans son activité quotidienne, Shi travaille sur du marketing opérationnel ainsi que sur les stratégies qui l’anime en amont. Elle est particulièrement investie dans l’optimisation des processus, la transformation digitale et la qualité du travail collaboratif.