Comment tirer le meilleur parti de votre outil de gestion de portefeuilles de projet ?

En tant que PMO, un de vos objectifs est de simplifier, rationaliser et rendre vos processus de gestion de projets plus efficaces, pour ainsi laisser plus de place à la prise de décisions importantes. Un logiciel de gestion de projets va vous permettre de réaliser cet objectif.

Pourtant, nous avons parfois constaté une forme de résistance ou d’hésitation face à l’adoption d’un tel système par les membres des équipes projets, bien que son implémentation et l’utilisation des ses fonctionnalités soit crucial.

Il est vrai que je connais peu de personnes qui se compliquerait délibérément la vie, mais lorsque de nouveaux outils sont choisis pour les équipes sans que celles-ci soient consultées, impliquées voire même tout simplement formées, il est peu probable que ces outils soient bien adoptés.

C'est un gaspillage inutile, compte tenu du temps et de l'argent consacrés à la réflexion, à l'essai puis à l'achat d'une plate-forme de gestion de projets qui ne sera pas utilisée.

L'échec de l'adoption d'un logiciel peut faire reculer l'entreprise (ou stagner, au mieux) tout autant qu'un projet en panne. Cela peut entraîner une perte de confiance envers ceux qui dirigent la mise en œuvre et, dans le pire des cas, des pertes d'emplois. En fait, l’adoption d’un logiciel de gestion de portefeuilles de projets peut être considéré comme un projet en soi.

Alors pourquoi les équipes n'utilisent-elles pas ces nouveaux outils de gestion de projet ?

Pour commencer, il est possible que l'outil choisi ne convienne pas à l'entreprise et donc ne fournisse pas les résultats escomptés.

Ou bien, il n'y a pas de plan de déploiement et les membres de l'équipe ne font même pas partie du processus d'essai et de sélection initial qui garantit leur adhésion. Sinon, les gestionnaires sont trop occupés et ne dotent pas leurs coéquipiers des bons outils de formation et d'assistance.

Pour aider à atténuer ce qui précède, voici quelques conseils pour aider votre équipe à adopter et à utiliser votre logiciel de gestion de projet.

 

1. Adaptez le système à vos besoins grâce à la participation des employés

De nombreuses entreprises ont du mal à adopter des solutions numériques car le logiciel est tout simplement trop compliqué à utiliser. La meilleure solution pour vous sera lorsque le flux de travail et la configuration seront intuitifs, avec une intelligence intégrée qui anticipe ce dont vous avez besoin pour accomplir votre travail. Le meilleur logiciel vous offre également un ensemble de fonctions qui peuvent être facilement ajoutées au fil du temps.

Avant de vous décider sur un système, testez-le pour vous assurer que la solution est simple et nécessite un support informatique minimal. Impliquez les membres de l'équipe dans le processus d'évaluation et d'approbation et faites un effort pour communiquer les avantages de l'utilisation de l'outil - il est probable que le logiciel de planification puisse améliorer leur travail et même améliorer leur carrière. Aidez-les à prendre en compte le processus de sélection, et pas seulement l'organisation.

 

2. Assurer la mobilité

Une plateforme optimisée pour les mobiles permettra à votre équipe d'être plus productive et efficace où qu'elle se trouve. En utilisant leurs smartphones et tablettes pour accéder aux fichiers et aux informations et collaborer, ils peuvent être n'importe où dans le monde, dans n'importe quel fuseau horaire et ils pourront toujours accéder aux informations dont ils ont besoin, évitant ainsi de longs délais de fuseau horaire pour les projets internationaux. Cela donne à votre équipe la flexibilité de travailler à distance et augmente la productivité en offrant plus d'opportunités pour pouvoir faire le travail.

 

3. Intégrez avec d'autres applications

Pour la plupart des entreprises, le partage des données de projet avec d'autres applications peut être essentiel pour l'établissement des coûts de projet et le remboursement des dépenses, la paie et d'autres processus. Heureusement, la plupart des logiciels de suivi de projets basés sur le cloud incluent le partage de données.

 

4. Trouvez votre champion

Sans une forte adoption, la valeur de votre nouveau système sera diminuée. Afin d'atteindre des niveaux d'adoption élevés (et donc un retour sur investissement), trouvez un champion fort au niveau de la direction qui aime le produit et peut s'assurer que les membres de votre équipe ont accès à la formation et aux autres ressources dont ils ont besoin. Le champion doit imposer l'adoption et modéliser le bon comportement en utilisant l'outil pour les revues de direction ou les réunions.

Les signes d'une bonne adoption par l'équipe comprennent: un suivi régulier des données importantes et des informations sur le projet qui améliorent la prise de décision et la stratégie commerciale du projet; une meilleure dépendance au calendrier d'un projet et une collaboration accrue.

Bien entendu, le fournisseur doit jouer un rôle actif en vous aidant à introduire votre logiciel de gestion de projet dans votre organisation. S'ils ne vous soutiennent pas avec du matériel de formation et d'apprentissage, vous parlez au mauvais fournisseur. Sciforma, par exemple, propose des formations via une variété de canaux, notamment en face à face, la visioconférence, les vidéos YouTube et les cours en ligne.

 

5. Momentum, pas un miracle

Souvent, les logiciels de gestion de projet sont perçus comme échouant à la livraison en raison de fausses attentes - pourtant, les logiciels de gestion de projet doivent prendre en charge et automatiser les bons processus de gestion de projet, et non les remplacer. Votre logiciel doit de manière réaliste fournir trois fonctions de base: l'acquisition et la gestion des données, l'aide à la décision et la création de rapports et de graphiques.

Les outils et modèles de gestion de projet sont des composants essentiels pour une gestion de projet cohérente et la recherche montre qu'ils contribuent à améliorer le taux de réussite des projets. Si vous êtes aux prises avec le problème de la cohérence dans la gestion de vos projets, il existe une opportunité significative d'améliorer votre productivité, votre part de marché et votre valeur actionnariale grâce à une meilleure adoption des logiciels.

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Maurya Rieder

Maurya est la Directrice du bureau Austral-asie de Sciforma localisé à Sydney. Sa passion est d'accompagner les entreprises dans leur gestion de portefeuille projets et de leurs ressources de manière responsabilisante. Ses intérêts principaux sont : la gestion de portefeuille projets, la gestion du changement et la collaboration d'équipe. Partagez vos idées et commentaires à mrieder@sciforma.com.