Perte de temps dans vos projets ? Une approche contre-intuitive pour améliorer vos processus de gestion de projets

Sciforma vous encourage vivement à éliminer ce que nous appelons le temps perdu ou le gaspillage de temps dans vos projets. A quoi ce gaspillage correspond-il?

Le gaspillage dans vos projets correspond généralement au temps perdu à exécuter toutes les tâches sans valeur ajoutée tout au long du cycle de vie d’un projet.

Plus précisément, il s’agit de la différence entre le temps que représente la réalisation de ces tâches sans valeur ajoutée et le temps qu’elles nécessiteraient si leur processus étaient totalement automatisés.

Voici quelques exemples de tâches contribuant au gaspillage dans les projets :

  • Rassembler des données, résoudre leurs problèmes de divergences, les formater pour différents rapports et revues de projets et contrôler manuellement leur qualité.
  • Rechercher des informations telles que des modèles de projets, des indicateurs et des données financières. De nombreuses entreprises rapportent que leurs chefs de projets et membres d’équipes passent plus d’un jour par semaine à rechercher de l’information.
  • La saisie des feuilles de temps est également une activité hebdomadaire chronophage qui n’apporte aucune valeur directe.
  • Télécharger et transférer des données manuellement depuis et vers des feuilles de calcul, MS Project et d’autres systèmes.
  • Gérer et coordonner les transferts d’activités et de projets.

Il est tout à fait possible de réduire le temps passé sur ces activités, mais la question est : pourquoi devriez-vous accorder une attention particulière à celles-ci ?

La plupart des PMOs et des entreprises en mode projets sous-estiment la charge de travail que représentent les activités sans valeur ajoutée. Selon une étude publiée dans Lean Office Innovation, 90% du travail d’entreprise de toute sorte n’a que peu de valeur ajoutée ; seulement 10% du travail en a. Mais ce sont généralement  sur ces 10% que les entreprises portent leurs efforts de productivité : sélection des projets, gestion des ressources, capacité à faire, exécution des tâches et des projets, planification des portefeuilles, évaluation des risques, etc. Il est en effet essentiel que vous optimisiez les processus et les résultats de ces tâches à valeur ajoutée mais il ne faut pas négliger les tâches ordinaires et sans valeur ajoutée qui constituent un réservoir essentiel d’optimisation de vos processus de gestion de projets. Cette démarche semble contre-intuitive; elle peut néanmoins considérablement améliorer votre productivité en matière de gestion de de projets et permet de réduire les temps de réalisation d’un projet.

Améliorez la productivité du travail à faible valeur ajoutée dans les projets

Démonstration mathématique ! Améliorer la productivité d’environ 50% des tâches sans valeur ajoutée versus des tâches à valeur ajoutée aurait un bien meilleur impact sur les délais de livraison des projets. Si vous vous concentrez uniquement sur les 10%, le calcul démontre que l’amélioration de la productivité sera limitée à un chiffre.

Dans notre prochain article, nous présenterons les différentes démarches permettant de pallier aux problèmes de gaspillage dans les projets. C’est également le sujet de notre eBook : “Éliminez le gaspillage et le temps perdu dans les projets”.

Valérie Zeller

Valérie Zeller est le CMO de Sciforma. Comptez sur elle pour rechercher et partager les dernières tendances en matière de gestion de projets et de portefeuilles de projets. Ses articles visent à vous aider à améliorer votre productivité et à atteindre vos objectifs stratégiques. Intéressée par la transformation digitale, la gestion du changement, l'exécution des stratégies d’entreprise.
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