Tout se joue en amont : PMO, optimisez la gestion de vos demandes de projets !

La gestion des idées et demandes de projets, qui se trouvent à la source même du cycle de vie des projets et portefeuilles de projets, détermine la valeur que pourra créer l’activité projets de l’organisation.

En amont des problématiques liées à l’exécution, la sélection, la priorisation et le pilotage des demandes permettent au PMO de s’assurer que les investissements sont canalisés vers les projets offrant le plus de valeur. Ceux qui pourront être réalisés de la manière la plus efficace et productive possible, maximisant le ROI, mais aussi et surtout ceux qui participent à réaliser la stratégie de l’organisation : ceux qui permettront d’atteindre les objectifs commerciaux, ceux qui ont le potentiel de catalyser une transformation organisationnelle souhaitée, ou de servir le plan de développement de l’entreprise.

Alors, pour maximiser la valeur créée par ses investissements, un PMO doit pouvoir s’appuyer sur une méthodologie adaptée à son organisation, mais aussi sur un outil professionnel de gestion de portefeuilles de projets offrant un éventail de fonctionnalités dédiées à optimiser la gestion des demandes et idées.

Voici un aperçu de ce qu’une solution logicielle de PPM comme Sciforma peut apporter.

 

Améliorer le filtrage et la sélection des demandes des projets

Rares sont les organisations manquant de projets potentiels à mener. Mais, là où les idées abondent, les ressources humaines, techniques, et financières requises pour leur donner corps sont contraintes. Il s’agit donc de se doter d’un système permettant d’identifier les idées et demandes de projets les plus prometteuses, tout en présentant un niveau de risque acceptable.

Pour ce faire, un outil de gestion de projets permet au PMO de consolider en un portail unique l’ensemble des demandes de projets émanant des diverses branches de l’organisation, encourageant ainsi des politiques plus collaboratives et inclusives de partage et de recueil d’idées.

Ainsi rassemblées et uniformisées au moyen de descriptions et de notations standard, les demandes de projets deviennent soudain comparables, et il devient aisé de les évaluer pour distinguer les bonnes - celles qui doivent être approfondies par une étude d’opportunité - des moins bonnes. La matérialisation des connexions dans l’outil facilite par ailleurs la gestion des interdépendances et contraintes.

Parce qu’elles sont facilement accessibles, mises à jour en temps réel et visibles par tous les intervenants concernés, les demandes de projets peuvent également être gérées de manière plus collaborative tout en restant objective et cohérente.

C’est ce qu’a atteint Terrena, première coopérative agricole polyvalente de France, en s’appuyant sur Sciforma. Alors que le groupe s’était engagé dans un ambitieux programme de transformation, la DSI a dû absorber un afflux croissant de projets en provenance de multiples entités. Les ressources n’étant pas illimitées, il était essentiel de les affecter aux projets les plus opportuns. Utiliser les fonctionnalités de gestion des demandes dans Sciforma a permis à la coopérative d’identifier la valeur stratégique de chaque initiative afin de pouvoir choisir lesquelles mener.

Apprenez-en plus sur le parcours de Terrena

 

Entonnoir représentant les différents cycles de vie d'un projet

 

Améliorer la priorisation et les arbitrages sur les demandes de projets

Une fois les bonnes idées identifiées et retenues, toute la question est de savoir auxquelles donner priorité. Là encore, la nature limitée des ressources oblige à choisir !

Pour aider le PMO, une solution de PPM peut lui apporter des fonctionnalités d’évaluation avancées pour affiner l’appréciation des projets potentiels. Avec, par exemple, des fonctions de notation dynamique permettant de trier et d’examiner plus en détail les études d’opportunité, la possibilité de créer des classements par rapports aux principaux indicateurs clés de performance, notamment budgétaires et financiers.

Un logiciel de gestion de projets équipé de fonctionnalités dédiées à la gestion des demandes va aussi proposer des modèles configurables pour faciliter l’évaluation et la planification de différents types de projets, avec des critères de notation et des champs descriptifs ad hoc, ou encore des délais, jalons, et charges types. Il va également mettre à la disposition des équipes projets une bibliothèque d’indicateurs de performance et de réussite, de méthodologies et de rapports standards.

Tout est conçu pour offrir au PMO une vision d’ensemble de ses demandes de projets et études d’opportunité afin de garantir la qualité et la cohérence de ses décisions. Un outil capable de fournir des rapports graphiques et analytiques clairs et attrayants facilitera d’autant la prise de décisions et le pilotage.

Pour l’Intercommunale de soins spécialisés de Liège (ISoSL), gérer les demandes dans Sciforma a grandement amélioré le processus de soumission des projets et leur priorisation par la direction, qui peut désormais arbitrer sur la base de données fiables. Cette optimisation des arbitrages a permis d’accélérer le rythme de rotation des projets ainsi que leur adéquation aux objectifs stratégiques de l’institution.

Découvrez le retour d’expérience d’ISoSL

 

Gérer les demandes de projets à l’échelle des portefeuilles

Parce qu’un projet n’est jamais totalement indépendant - ne serait-ce qu’en raison de ressources partagées avec d’autres - Sciforma permet aux organisations de gérer des projets en tant que groupements : en tant que portefeuilles, ou en tant que programmes.

Les fonctionnalités de gestion des idées et demandes dans l’outil offrent ainsi la possibilité d’évaluer les forces, faiblesses, opportunités et menaces liées à l’accomplissement d’une grande variété d’activités appartenant à un ensemble de projets.

Par exemple, des connexions N-N entre les idées, les études d’opportunité et les projets améliorent la visibilité et la transparence sur tout le cycle de vie de la gestion de portefeuilles de projets. Elles vont ainsi permettre d’évaluer les demandes de projets en prenant en considération les interdépendances et contraintes entre projets, mais aussi l’équilibre du portefeuille, son profil de risque, et sa capacité à répondre aux enjeux stratégiques.

Une variété de simulations à l’échelle d’un portefeuille ou entre portefeuilles permet d’étudier l’impact global de divers changements selon divers critères et axes ; et la possibilité de comparer ces multiples scénarios fictifs, entre eux et à la réalité, accroît encore la quantité et la qualité des données.

Outre la sélection et la priorisation des projets potentiels, de tels outils permettent également de réévaluer et de reprioriser des projets en cours en fonction de l’évolution du contexte interne ou externe à l’organisation.

Depuis que Retraites Populaires, spécialiste suisse de l’assurance vie et de la prévoyance professionnelle, a fait de Sciforma le passage obligé pour tout ce qui touche à la gestion de projets, une optimisation de la sélection et de la priorisation des projets à mener a permis de faire passer le pilotage du portefeuille à l’échelle supérieure.

Retrouvez l’histoire de Retraites Populaires avec Sciforma

 

Vous aussi, optimisez la gestion de vos demandes de projets !

Puisque la gestion des idées et des demandes conditionne la valeur que va créer l’activité projets, rien de plus essentiel pour un PMO que de se donner les moyens de l’optimiser. D’où l’importance de disposer de méthodes solides, mais aussi d’un robuste outil de gestion de portefeuilles de projets à même de fournir toutes les fonctionnalités requises pour fonder ses décisions et arbitrages sur des données fiables, qu’elles soient constatées ou projetées.

 

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Camélia Docquin

Camélia gère le marketing de la zone Europe, ce qui lui permet de s’enrichir au contact de différents points de vue sur l’environnement des affaires actuel et sur les défis en matière de gestion de projets auxquels sont confrontés entreprises comme individus au quotidien. Au nombre de ses centres d’intérêt figurent : l'innovation, la transformation digitale, et  l'exécution des stratégies d’entreprise.