Pourquoi un bureau de gestion de projets est si important pour une organisation?

Selon une étude du Project Management Institute, 80 % des organisations les plus efficaces disposent d’un PMO. C’est tout sauf un hasard. Un bureau de gestion de projets est essentiel pour résoudre les divers blocages qui peuvent entraver une entreprise, stimuler sa performance et lui permettre de saisir de nouvelles opportunités. Cette importance du rôle du PMO croît d’ailleurs à mesure que les conditions de marché se complexifient. Rester compétitif sur des marchés de plus en plus volatiles, suivre le rythme effréné de l’innovation technologique et les attentes changeantes des consommateurs exige une nouvelle forme d'agilité organisationnelle, ce qui est précisément l’un des apports du PMO.

Voici un aperçu des principaux avantages qui fondent l’importance d’un bureau de gestion de projets pour une organisation.

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Une méthodologie et une gouvernance unifiées

La première responsabilité d'un bureau de gestion de projets est de rationaliser les méthodes et les modes de travail employés pour gérer les projets ainsi que l’ensemble des activités connexes. Les disparités et divergences dans la manière de gérer les projets empêchent d’en voir et d’en évaluer l’avancement et l’efficacité. Elles créent des zones d’ombre, rendant difficile voire impossible d'avoir une vision claire de la situation et de réagir aux défis et aux opportunités qui peuvent se présenter. Un PMO normalise l’ensemble des procédés et pratiques liés aux projets et travaille à établir des méthodologies, techniques et indicateurs de performance communs. Il définit et met en œuvre le cadre de travail et la structure hiérarchique idoines, ainsi qu'une méthode d’exécution conçue pour maximiser les chances de livrer les projets dans les délais, le périmètre et le budget impartis.

Le cadre méthodologique du PMO comprend généralement un système de gouvernance de la gestion de portefeuilles de projets définissant clairement qui est responsable de chaque activité liée aux projets et formalisant les modes de prise de décisions et de financement. Le PMO lui-même est un élément clé de cette structure de gouvernance. L'existence même d'un PMO fournit une structure à l'activité de gestion de portefeuilles de projets, dans la mesure où il joue un rôle de coordinateur entre les diverses équipes et programmes, branches d’activité ou services. Toutes les équipes projets, quels que soient leur place et leur rôle dans l'organisation, leur domaine ou leur champ d'expertise, trouvent en le PMO un interlocuteur commun.

Apprentissage institutionnel et développement des compétences

Le PMO, qui normalise les procédés et les pratiques, en vient également à jouer un rôle de référentiel pour l'organisation. Les bureaux de gestion de projets sont chargés de constituer des corpus de documents et de contenus de référence. Ils consolident toute cette documentation dans une base de connaissances, en veillant à ce qu'elle soit accessible à tous afin d’encourager l'apprentissage continu et d'aider le personnel de l'entreprise à se perfectionner et à s'adapter aux évolutions contextuelles.

Ce corpus d'informations et de connaissances institutionnelles partagées permet de tirer des enseignements des erreurs ou réussites du passé et de les mettre en pratique, notamment en reproduisant ce qui marche. Il permet d'institutionnaliser l'apprentissage et le partage d'informations entre les différentes équipes et les différents projets. Le PMO maintient également à jour cette base d'informations au fil du temps, à mesure que les connaissances et l'expérience collectives s'accumulent.

En outre, les PMO fournissent des services de mentorat, d'encadrement et de formation aux collaborateurs impliqués dans la gestion de portefeuilles de projets afin d'accroître, d'actualiser ou de perfectionner leurs compétences et ainsi de renforcer leurs capacités. Ils contribuent à la gestion du capital humain de l’entreprise en veillant à ce qu’elle puisse s’appuyer sur des chefs de projet qualifiés et du personnel support bien formé. Les compétences relationnelles étant de plus en plus importantes dans le monde des affaires, ce travail de coaching va désormais au-delà des compétences techniques et englobe aussi les capacités d’encadrement et de collaboration. En particulier, le PMO favorise le développement de méthodes de travail collaboratives et s'efforce d’intensifier la communication, les interactions et la collaboration entre des groupes de travail distants ou disparates.

Des infrastructures et des systèmes performants

Dans le cadre de sa mission de structuration des méthodes et activités de l'entreprise, le bureau de gestion de projets veille à ce que l’entreprise dispose d’un système informatique fiable et puissant pour gérer les activités projets. Si nécessaire, il sélectionnera et déploiera un nouveau logiciel professionnel de gestion de projets. De nos jours, la plupart des PMO privilégient les solutions basées dans le cloud, accessibles partout, à tout moment et depuis n'importe quel appareil.

De tels outils de gestion de projets centralisent les données et offrent une visibilité intégrale, en temps réel, sur l'état d'avancement des projets, ce qui clarifie et précise la vision de la santé des projets et des portefeuilles. Ils permettent également de consolider les informations concernant les ressources disponibles et les projections de capacité, les interdépendances, ainsi que sur les risques et les alertes. Toutes ces données pouvant être exploitées à l'aide d’outils d’analyse avancés afin d'accélérer et d'améliorer la prise de décisions.

Il est particulièrement important de disposer d'outils informatiques fiables et puissants pour répondre aux besoins et aux exigences des nouvelles générations de collaborateurs, qui demandent des plateformes numériques de pointe, ergonomiques, et collaboratives. Le PMO est également chargé de veiller à ce que les utilisateurs adoptent correctement ces outils de gestion de portefeuilles de projets au moyen d’un travail de formation, de communication et de conduite du changement.

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Une productivité accrue

Les outils professionnels de PPM permettent également d'automatiser les activités afin de renforcer la productivité du travail. Pas moins de 90 % de l’ensemble des activités de bureau peuvent être considérées comme dépourvues de valeur ajoutée. Rapporté au cycle de vie d'un projet, le gaspillage en matière de temps, d'énergie et de ressources est trop important pour être ignoré. Équipé du logiciel approprié, un PMO va pouvoir automatiser ces tâches répétitives sans valeur ajoutée, ce qui améliore la productivité de l’exécution des projets.

Cette capacité à automatiser tout ce qui peut l'être libère les équipes projets et leur permet de se consacrer à des tâches plus intéressantes, limite les risques d’erreur et minimise la durée des projets. L'organisation peut commercialiser plus rapidement ses produits ou services, prendre la concurrence de vitesse, et ainsi consolider sa position sur le marché.

Une gestion plus efficace des ressources

Véritablement optimiser la durée des projets exige que les ressources appropriées, avec les compétences adéquates, travaillent sur les projets les plus importants, et ce au taux d'utilisation le plus élevé possible. Le cadre méthodologique et les outils dispensés par le PMO jouent un rôle clé dans l'optimisation de l'allocation, de l'affectation et de la gestion des ressources. Votre PMO va définir et mettre en œuvre une méthodologie normalisée pour évaluer la disponibilité des ressources, pour constituer les bonnes équipes, pour les affecter rapidement, pour ajuster les plans de capacité, puis pour effectuer des analyses et des arbitrages dans la durée. Doté des outils numériques appropriés, il pourra également effectuer des analyses d'impact à l’échelle de plusieurs portefeuilles, ce qui contribuera à optimiser l'affectation de ressources limitées afin de maximiser les résultats des projets et la valeur pour l’entreprise.

Une meilleure rentabilité

L'automatisation des tâches à faible valeur ajoutée et la maximisation du taux d'utilisation des ressources projets à l’échelle de l'organisation induisent mécaniquement une baisse des coûts liés à la main-d'œuvre, rendant l'entreprise plus compétitive. En outre, un PMO facilitera grandement la planification et le suivi des budgets pour s'assurer que chaque euro est utilisé de la manière la plus efficiente possible.

Sur la base d'une liste des demandes et des allocations prévues, le bureau de gestion de projets peut établir des projections de dépenses, de recettes et de flux de trésorerie liés aux projets, développant des scénarios financiers et budgétaires à l’échelle du portefeuille. Par la suite, il réévaluera la situation, en contrôlant et en analysant les flux de trésorerie afin de faciliter les arbitrages et les ajustements budgétaires.

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Sélection des projets et constitution des portefeuilles

La sélection des projets à entreprendre doit toujours être fondée sur une évaluation de la valeur des idées de projets : leurs potentielles contributions à l'entreprise, mais aussi leurs impacts sur les ressources et leurs profils de risque. Un PMO va clarifier et systématiser ce processus de sélection des projets. Des priorités et des critères bien définis aideront à évaluer les répercussions potentielles des projets candidats sur le portefeuille, et à hiérarchiser les demandes de projets et les études d’opportunité. Il s’agit de s'assurer que les ressources limitées de l'entreprise soient canalisées vers les projets les plus rentables et que les avantages potentiels des projets excèdent les risques perçus. En s'appuyant sur des analyses de données afin d’obtenir une compréhension fine du déroulement des projets, le PMO peut également déterminer quels projets en cours doivent être reportés voire même arrêtés. Il peut, éventuellement, substituer de nouveaux projets à ceux qui échouent.

Les bureaux de gestion de projets ont également pour mission de construire des portefeuilles de projets solides et cohérents, offrant un bon équilibre entre différents types de projets, en tenant compte de l'impact global sur le budget, les ressources et les bénéfices organisationnels. Des outils avancés de hiérarchisation des portefeuilles permettent d’effectuer une pondération sélective, et peuvent même offrir des fonctionnalités de simulation de portefeuilles permettant de modéliser plusieurs scénarios fictifs et de comparer différentes versions de l'avenir des portefeuilles.

Donner corps à la stratégie

Les ressources, les budgets, les calendriers et le périmètre des projets en sont incontestablement des aspects importants. Cependant, c’est sa cohérence avec la stratégie qui représente encore la meilleure définition d’un projet réussi. Plus que l'excellence opérationnelle, cette dimension stratégique est le critère essentiel qui doit guider la sélection des projets. Les organisations et les entreprises sont mues par une vision, qui se matérialise sous la forme d’orientations stratégiques et d’un ensemble de buts et d'objectifs. Ceux-ci peuvent être de nature quantitative ou qualitative (lancement d'un nouveau produit, transformation numérique, création d'un nouveau service, etc.).

Un PMO chevronné saura s'assurer que les projets sont et restent dans la droite ligne des priorités stratégiques de l'entreprise. Il évaluera la valeur ajoutée et les avantages attendus des projets eu égard à cet horizon stratégique, et priorisera ceux des projets qui servent le mieux les orientations de l'entreprise. Dans une approche descendante, votre PMO veillera à ce que les projets ou programmes soient exécutés de manière à contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Il évaluera et optimisera les projets ou les investissements d'un point de vue stratégique. Dans le même temps, le PMO va également favoriser la cohérence avec la stratégie via une approche ascendante, en identifiant des idées de projets sur la base des objectifs stratégiques à atteindre, en sélectionnant et en priorisant les opportunités présentant les liens les plus solides avec la stratégie.

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Mettre en place un PMO n'est pas tout : encore faut-il le faire correctement ! Vous devez vous assurer que votre PMO est en mesure de contribuer à construire l'avenir de l'entreprise.

Les bonnes données

Pour pouvoir prendre ou suggérer les bonnes décisions, le PMO a besoin d'informations fiables et à jour. Les données relatives aux demandes de projets, à leurs contraintes, aux opportunités, aux avantages et aux risques qu’ils présentent doivent être consolidées à portée de main dans une base de données centralisée, avec des pistes de vérification en assurant la traçabilité.

C'est la raison pour laquelle les PMO privilégient généralement une plateforme unique pour centraliser la gestion des projets au lieu de s’embarrasser d’une collection d’outils disparates. Sans parler des tableurs Excel, qui sont encore trop répandus dans la gestion de portefeuille de projets, alors même que l'outil n'est manifestement pas taillé pour la consolidation de données. Pour s’assurer de disposer des bonnes données, il faut donc choisir le bon fournisseur technologique. Les PMO ont besoin d’outils leur offrant à la fois une vue d'ensemble de tous les portefeuilles de projets, et la capacité à entrer dans le détail lorsque cela s’impose. De solides outils d'analyse sont également requis pour permettre au bureau de gestion de projets de faire parler les données et d’en tirer le meilleur parti.

Une attitude d’ouverture au changement

La capacité à comprendre et à analyser les données favorise l'agilité organisationnelle, qui peut être définie comme « une adaptation et une innovation rapides, continues et systématiques visant à acquérir et à préserver un avantage concurrentiel ». En d'autres termes, l'agilité organisationnelle est la capacité d'une entreprise à s'adapter rapidement aux changements de marché et aux attentes de ses clients afin de renforcer sa performance à plusieurs niveaux (innovation, prix, expérience client, efficacité opérationnelle, etc.). Cette agilité gagne en importance à l'ère du numérique, les constantes évolutions des technologies et des usages accélérant la péremption des plans stratégiques.

Qui mieux que le bureau de gestion de projets pour impulser une telle agilité organisationnelle ? Parce qu’ils coordonnent des projets divers à différents niveaux de l'organisation, parce qu’ils ont une vision claire de l’activité des divers services, les PMO sont les mieux placés pour s'assurer que l'entreprise s'adapte rapidement à aux évolutions conjoncturelles. Toutefois, cela exige que le PMO lui-même se fasse moteur et facilitateur du changement.

Fournir des méthodes et une structure normalisées est une bonne base (c’est d’ailleurs absolument indispensable), mais les PMO d'aujourd'hui ne peuvent pas rester limités à des activités de contrôle et d'administration. Ils doivent également impulser et faciliter l'innovation et la transformation organisationnelle. Et, pour certains PMO établis, cela exige un véritable changement culturel.

Une vision claire de la stratégie

Afin de s’inscrire en cohérence avec la stratégie organisationnelle, les PMO doivent la voir et la comprendre. C'est pourquoi il leur faut établir et entretenir des relations et des canaux de communication solides avec les dirigeants de l’entreprise.

Puisqu’il fournit des éclairages et des rapports précieux aux décideurs, votre PMO a l’occasion de démontrer sa valeur aux dirigeants exécutifs et de se ménager leur soutien et leur aval. Cela lui permettra d’acquérir une bonne vision de la feuille de route stratégique de l’entreprise, et de prendre les mesures appropriées pour aider à la réaliser. Cela renforcera également l'influence de votre PMO et sa capacité à prendre des décisions éclairées et à contribuer à façonner l'avenir de l'organisation.

De la standardisation des méthodes à la conduite du changement, de la gestion des talents au renforcement de la productivité des ressources, les raisons fondant l’importance d'un PMO pour une organisation sont innombrables. Les PMO se sont d’ailleurs révélés d’une telle valeur pour les entreprises que nous assistons actuellement à la montée en puissance des EPMO - à savoir des bureaux de gestion de projets matures, actifs à l’échelle de l’entreprise dans son ensemble. Selon Gartner, 50 % des grandes organisations auront fédéré leurs divers PMO opérationnels et informatiques en EPMO centralisés d'ici 2021.

 

En synthèse

  • Un bureau de gestion de projets est d'une importance capitale pour une organisation. Il offre structure, efficacité et intelligence aux activités de gestion de portefeuilles de projets.
  • Afin de réaliser pleinement le potentiel d'un PMO, l'organisation doit s'assurer qu’il dispose d’outils puissants pour faire parler les données ainsi que des informations requises sur les orientations stratégiques, et qu’il se fait moteur et facilitateur du changement.

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Benoît Boitard

Benoît est membre de l'équipe marketing de Sciforma depuis 2020. Préalablement, il a connu de multiples expériences professionnelles exerçant notamment en tant que consultant en stratégie digitale, tant en start-up émergentes que dans de grandes entreprises. Ces expériences diverses l'ont imprégné d'une vision globale de la gestion de projet dans des environnements de travail traditionnels et agiles