Les principales caractéristiques et les bénéfices des systèmes de gestion de portefeuilles de projets

En synthèse

  • Les outils de gestion de portefeuilles de projets sont conçus pour aider les professionnels de la gestion de projets et les PMO à faciliter et à optimiser leurs portefeuilles de projets sous tous les aspects.
  • En plus de centraliser l’ensemble des données en une puissante plateforme pour les rendre instantanément accessibles à tous où qu’ils se trouvent, les plateformes modernes de PPM proposent des solutions d'automatisation pour stimuler la productivité des équipes.
  • L'éventail des fonctionnalités offertes par la plupart des logiciels de PPM couvre la gestion des idées et du lancement des projets, l'optimisation de l'allocation et de l'utilisation des ressources et des fonds, ainsi que l'anticipation et la gestion intelligentes des risques.

Gérer des portefeuilles de projets implique de superviser la réalisation d'un large éventail d'activités. À une certaine échelle, assurer le bon fonctionnement de l’activité projets peut nécessiter un temps et une énergie considérables.

Établir des calendriers réalistes pour les projets, définir le chemin critique, trouver la manière optimale d'allouer les ressources entre les projets et les tâches, déterminer la composition optimale d'un portefeuille et en préserver l'équilibre dans la durée sont autant d'activités complexes et délicates. Pour les bureaux de gestion de projets ou les professionnels de la gestion de portefeuilles, c'est bien souvent un défi - du moins jusqu'à ce qu'ils se procurent un logiciel de gestion de portefeuilles de projets spécifiquement conçu pour aider à consolider l’administration des portefeuilles de projets.

Voici un aperçu des plateformes de PPM qui s’offrent aux PMO et des principales caractéristiques de ces outils conçus pour aider à faire passer les activités de gestion de portefeuilles de projets au niveau supérieur.

Aperçu des outils de PPM

Les systèmes de gestion de portefeuilles de projets sont faits pour offrir aux PMO et aux gestionnaires de projets, de programmes ou de portefeuilles les fonctionnalités spécifiques dont ils ont besoin pour optimiser les résultats des projets et des portefeuilles.

Ces outils logiciels fournissent un cadre permettant de gérer efficacement les ressources, les calendriers et les budgets des projets. Ils aident à coordonner toutes les activités liées aux projets de manière à maximiser la valeur au niveau du portefeuille tout en contrôlant les risques opérationnels, techniques, financiers et organisationnels.

Tout commence par la centralisation et la consolidation de l’ensemble des données au sein de la plateforme, qui garantit ainsi l’exactitude, la fraîcheur et la qualité des informations relatives aux projets et améliore la visibilité sur la santé et l'état des projets et portefeuilles. Sur la base de cette couche centralisatrice, les logiciels de PPM proposent généralement un éventail de fonctionnalités conçues pour simplifier et optimiser les activités, stimuler la productivité, minimiser les coûts et maximiser la valeur globale.

Principales fonctionnalités des logiciels de PPM

Automatisation des tâches et augmentation de la productivité

La raison d’être des outils de PPM est de faciliter la vie des chefs de projets et des PMO. En conséquence de quoi ils sont dotés de fonctionnalités spécifiquement conçues pour renforcer la productivité et aider les équipes projets à gagner du temps et à canaliser leurs énergies. Par exemple, un système de gestion de portefeuilles de projets automatisera la plupart des tâches administratives qui accaparent souvent les chefs de projets sans vraiment créer de valeur : formatage des données, envoi de rappels, calculs, etc.

Sélection et séquençage des projets

La gestion du flux entrant de nouveaux projets à lancer et à intégrer dans le(s) portefeuille(s) de l'organisation est probablement la phase la plus critique de la gestion de portefeuilles de projets. Non seulement le PMO doit s'assurer que le nombre de projets sélectionnés et lancés par l'organisation peut être absorbé compte tenu des ressources disponibles, mais il doit également veiller à ce que l'entreprise choisisse les bons projets - ceux qui sont en phase avec les objectifs stratégiques et qui contribueront à atteindre les buts et les bénéfices définis par la direction.

Les fonctionnalités de gestion des demandes et des idées d'un outil de PPM fournissent un cadre unifié pour évaluer la solidité, la cohérence stratégique et la qualité globale des diverses propositions de projets afin d'aider les décideurs à choisir et à planifier les meilleurs. Plus tard dans le cycle de vie du projet, les fonctionnalités de passages de jalons des logiciels de gestion de portefeuilles fournissent des points de contrôle supplémentaires pour suivre et éventuellement ajuster la trajectoire des projets.

Grâce à la possibilité de modéliser des scénarios hypothétiques au niveau du portefeuille, le PMO est également en mesure d'optimiser la distribution et la catégorisation des initiatives.

Gestion des ressources

Virtuellement tous les outils de PPM proposent également des fonctionnalités conçues pour aider les PMO à assurer un déploiement efficace et efficient des ressources de l'organisation. Il s'agit de s'assurer que les fonds, les machines et les équipements, et surtout les travailleurs qualifiés sont là où et quand l’entreprise en a le plus besoin, et que le taux d'utilisation des ressources critiques est optimisé. À cette fin, les plateformes de PPM permettent aux gestionnaires de ressources et autres décideurs de s’assurer de la disponibilité des ressources et de consulter leurs attributs en un coup d'œil afin de prendre les bonnes décisions. Des fonctionnalités collaboratives conçues pour faciliter et accélérer les interactions entre les chefs de projets et les gestionnaires de ressources contribuent à optimiser l'allocation et l'utilisation des ressources, tout en permettant la mise en œuvre d’une méthode solide et structurée pour affecter les ressources à des tâches spécifiques.

Gestion budgétaire et financière

Une étude du Project Management Institute a révélé que seuls 59 % des projets respectent les budgets impartis. La bonne nouvelle est que les plateformes de gestion de portefeuilles de projets peuvent contribuer à améliorer considérablement l’efficacité de l'allocation budgétaire et de la gestion financière des projets. Parce que la consolidation des données en une plateforme unique améliore la visibilité et la compréhension des projets, le PMO et les contrôleurs de gestion peuvent établir leurs budgets et estimer les coûts de manière bien plus précise. La possibilité de suivre les coûts en temps réel, et de les filtrer et de les catégoriser afin de mieux les analyser aide l'organisation à anticiper les dépassements et à rectifier le tir en amont. En outre, les systèmes de PPM permettent de mesurer la valeur financière et le rendement des projets par rapport aux objectifs et priorités stratégiques de l'organisation.

Gestion des risques

Toute évaluation du rendement et de la valeur potentiels d'un projet doit aller de pair avec une analyse de sa sensibilité au risque. Ce diagnostic des risques inhérents à chacun des projets peut ensuite servir de base à la détermination du profil de risque global du portefeuille. Les plateformes de gestion de portefeuilles de projets fournissent généralement des solutions automatisées pour identifier les domaines potentiellement problématiques, ainsi que des fonctionnalités intelligentes pour aider les décideurs à élaborer des plans de contournement ou de résolution des risques. Outre une analyse des risques au début du cycle de vie du projet, les outils de PPM permettent aux gestionnaires de portefeuilles de les réévaluer en cours d'exécution afin de prendre en compte les différents changements ou problèmes qui ont pu modifier le profil de risque du projet.

Les fonctionnalités décrites ci-dessus sont quelques-unes des capacités les plus importantes des logiciels de PPM. Cependant, il est important de signaler que tous les logiciels pour PMO ne se valent pas. L'adoption et le déploiement d'un système de gestion de portefeuilles de projets, quel qu’il soit, vont certainement améliorer la productivité et l'efficacité du travail dans une certaine mesure, mais parvenir à une véritable optimisation du portefeuille exige de choisir un outil qui convient vraiment à votre organisation.

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Isabelle Bouscatie

Isabelle est en charge des événements globaux chez Sciforma, ainsi que du marketing clients, après de nombreuses années d’activités marketing diverses au niveau Europe. Elle aime évoluer dans un environnement dynamique, digital qui évolue rapidement. Elle apprécie également être en contact avec les clients pour mesurer les enjeux de la gestion de projets au sein des entreprises..