Quatre façons d’optimiser les délais de vos projets

Dans notre dernier article, nous avions établi un lien entre une gestion des ressources maîtrisée et le délai d’un projet. De ce fait, nous recommandions que toute initiative de réduction des délais se concentre sur l’amélioration de la gestion des ressources. 

Dans le présent article, nous allons analyser la logique derrière une telle affirmation de manière plus détaillée, puis aborder les différentes stratégies envisageables pour réduire les délais des projets. Parmi ces stratégies, nous aborderons l'automatisation et l’optimisation de la sélection des projets, les processus ainsi que le reporting et l’analyse de données.

gestion de projets comment améliorer les délais des projets
  1. Pourquoi la visibilité en matière de ressources est-elle prioritaire ?
    La gestion des ressources est un sujet clé pour la majorité des organisations désireuses de raccourcir les délais de leurs projets, car c’est là que la marge de progression est la plus significative. Les organisations considérées comme peu performantes dans ce domaine utilisent jusqu’à 12 fois plus de ressources que les autres pour un même type de projet. Les recherches sur la question mettent en avant une corrélation entre la gestion des ressources et les risques relatifs à la livraison à temps des projets.

    Il paraît évident que, lorsque nous ne disposons pas des bonnes ressources ayant les bonnes compétences pour les projets à haute valeur ajoutée, et que nos ressources ne travaillent pas au plus haut taux de charge possible, les délais du projet seront rallongés.
     
  2. De l’importance de la sélection des projets
    Le risque inhérent à l’exécution d’un projet représente les risques et les conséquences liés au fait de terminer un projet en retard et hors budget. Cette problématique doit absolument entrer en ligne de compte au moment du choix des projets à mener. En effet, l’évaluation et la mesure du risque d'exécution d’un projet doivent faire partie intégrante de votre processus de gestion des demandes et de votre modèle de priorisation des projets. Malgré une étude récente démontrant que 75% des leaders des projets en TI considèrent que leurs projets sont voués l’échec dès le départ, la plupart des organisations sont relativement compétentes en matière de gestion des risques et prennent la question au sérieux. En bref, votre processus de sélection de projets doit être une préoccupation majeure lors de l’analyse des cycles de vos projets.
     
  3. L’optimisation des processus : un enjeu crucial
    Les outils de gestion de projets permettent d’automatiser les processus de gestion de projets de façon centrale et structurée, afin d’assurer qu’ils soient exécutés de manière efficace et réitérable. On entend notamment par là la standardisation et la rationalisation des approbations, l’affectation et la transmission des activités, la création de comptes-rendus, les alertes, les notifications, etc. Par ailleurs, il existe également des outils adaptés au partage d’information non structurée / collaborative. Pour en revenir aux faits, il est essentiel de retrouver au coeur de votre stratégie d’optimisation des processus, une base de données centralisée des bonnes pratiques, des outils, des modèles et des retours d’expérience permettant de chercher et de trouver les informations et les outils nécessaires de manière simple et efficace. Pour beaucoup d’organisations, il est facile d'inclure des améliorations dans l’automatisation des processus, les outils les plus basiques rendant les actions et la communication instantanées. Dans le cas de projets plus volumineux, dont les frontières sont interorganisationnelles et nécessitant l’intégration de plusieurs systèmes : les dès sont jetés. Ici, l'intégration d’une technologie et de processus transversaux doit être considérée comme prioritaire.
     
  4. Reporting & Analyse de données 
    La prise de décisions clés peut potentiellement retarder un projet. Souvent, le temps nécessaire à une prise de décision confiante est rallongé car les données requises ne sont ni disponibles, ni présentées de manière intuitive et pratique. Les comptes-rendus au sein d’un outil de gestion de portefeuilles de projets et les rapports analytiques apportent une meilleure visibilité et fournissent des données simplifiées sur les projets et les portefeuilles, permettant ainsi de rationaliser les décisions concernant le planning et l’exécution.

Et après ?
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Valérie Zeller

Valérie Zeller est le CMO de Sciforma. Comptez sur elle pour rechercher et partager les dernières tendances en matière de gestion de projets et de portefeuilles de projets. Ses articles visent à vous aider à améliorer votre productivité et à atteindre vos objectifs stratégiques. Intéressée par la transformation digitale, la gestion du changement, l'exécution des stratégies d’entreprise.
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