Quelles compétences pour un bon gestionnaire de projets ?

Quelles sont les compétences clés qu'un chef de projets doit posséder ?

En synthèse :

  • Parce qu’ils contribuent significativement à la productivité des entreprises, les chefs de projets sont présents dans tous types d'organisations et sont de plus en plus demandés.
  • Pour schématiser, ils sont chargés de mener à bien les projets.
  • Cela requiert des compétences techniques telles que des connaissances financières et technologiques, mais aussi de la méthode et de la discipline, une capacité à penser de manière analytique, et surtout d'excellentes compétences relationnelles.

Il existe aujourd’hui à l’échelle mondiale une forte demande pour des profils de chefs de projets. Avec l'accélération du rythme des transformations, les entreprises tendent à canaliser leurs investissements dans des projets (par opposition à des activités de maintenance ou des opérations de routine). Les dirigeants et les responsables RH sont de plus en plus conscients de la nécessité de disposer de professionnels de la gestion de projets qualifiés et compétents.

Mais n’est pas chef de projets qui veut ! La gestion de projets est une discipline multiforme, qui requiert tout un éventail de compétences complémentaires.

Voici un aperçu des compétences clés - tant techniques que personnelles - qui font un bon gestionnaire de projets, et, potentiellement, un bon gestionnaire de programmes ou de portefeuilles.

FR - 1 - Que font les chefs de projets

Commençons par considérer les missions et les responsabilités du chef de projets type. Il est chargé de veiller à la bonne réalisation d'un projet dans le respect de délais, d'un budget et d'un périmètre spécifiques.

Plus précisément, un chef de projets est responsable :

  • Du lancement du projet : définir le périmètre du projet ainsi que les résultats attendus et les indicateurs de réussite, en recensant les contraintes et les exigences ;
  • De la planification du projet : une fois le projet approuvé, créer un plan d’action clair et bien structuré pour l'exécution du projet, en tenant compte de variables telles que les coûts et risques et en prévoyant des jalons pour le projet ;
  • Du soutien à l'exécution du projet : veiller à ce que les membres de l'équipe projets aient accès à toutes les ressources (outils, compétences, documentation...) dont ils ont besoin, aider à résoudre les éventuels conflits ou problèmes, contribuer à rendre l’environnement de travail propice à la collaboration et à la productivité ;
  • Du contrôle et du suivi : suivre l’avancement par rapport aux objectifs, notamment en surveillant les passages de jalons et l’équilibre coûts/budget, adapter le plan et le calendrier en fonction si nécessaire ;
  • De la clôture et de la soumission du projet

FR - 2 - Les compétences clés des chefs de projets

Un sens de l’organisation pour le cadencement et la gestion des tâches

Peu de compétences sont aussi cruciales pour un chef de projets que la capacité à créer des calendriers de projets clairs et réalistes. Sur la base des échéances fixées pour les projets et des objectifs à atteindre, les chefs de projets établissent une liste chronologique d'activités, de livrables et de jalons. La planification du projet est généralement réalisée à l'aide d'outils dédiés tels que les diagrammes de Gantt (des représentations graphiques des calendriers des projets, indiquant notamment les dépendances et les jalons).

Une fois tout le monde en phase sur un calendrier clair, les chefs de projets gèrent les ressources et les tâches tout au long de l'exécution du projet pour s'assurer qu’il soit livré à temps, et dans le respect du budget et du périmètre impartis.

Cela revient à gérer une « super liste de courses » composée de mille et un paramètres interconnectés et en évolution permanente. D’où la nécessité de faire montre de rigueur, de méticulosité, de discipline et d’une grande attention aux détails.

Des compétences analytiques pour la gestion des coûts, de la qualité et des risques

Tout projet est supposé être mené dans le cadre d'un budget prédéfini. Mais, parfois, cela est plus facile à dire qu'à faire. Les chefs de projets doivent avant tout s'assurer que le budget alloué est réaliste compte tenu des besoins et des exigences du projet. Si tel est bien le cas, ils ont alors la responsabilité de suivre les coûts et les dépenses tout au long de l'exécution et de détecter rapidement les problèmes ou écarts potentiels afin de prendre des mesures proactives.

Les dépassements de coûts ne sont pas le seul type de risque pesant sur les projets. Risques techniques, organisationnels, contextuels… Nombreux sont les facteurs susceptibles de faire dérailler un projet et de l'empêcher de générer la valeur attendue. Les chefs de projets doivent donc anticiper ce qui peut l'être, et réagir rapidement et intelligemment face aux imprévus.

Enfin, la gestion de la qualité est souvent exclue du périmètre des compétences clés d’un gestionnaire de projet. À tort. La capacité à livrer un produit ou un service répondant aux exigences - et donc aux attentes du client - est essentielle dans le cadre de la gestion d’un projet. Rien ne sert de se démener pour respecter le calendrier d'un projet si le résultat final est de piètre qualité ou ne répond pas aux attentes.

Outre une connaissance (a minima) élémentaire des indicateurs financiers et des normes de qualité couramment usités, cela requiert de solides compétences analytiques. Un bon chef de projets est capable d'observer et d’étudier des systèmes complexes et d’y détecter des tendances, d’y discerner des relations ou des interdépendances afin de transformer les problèmes en solutions. Cela va également de pair avec la pensée critique et la capacité à rester objectif pour former des jugements impartiaux dans le cadre de l'analyse d'un problème ou d'une situation.

Communication et leadership

Les compétences d’un bon chef de projets ne se limitent pas à la technique. Selon le Project Management Institute, les chefs de projets sont « organisés, passionnés et attachés aux résultats, et ils comprennent ce que les projets ont en commun, ainsi que leur rôle stratégique dans la manière dont les organisations réussissent, apprennent et évoluent ».

Au nombre des compétences extra-techniques requises d'un excellent chef de projets figure la communication. Les chefs de projets coordonnent le travail des équipes projets. Ils suivent la progression des projets, font le point sur leur état d'avancement et leur santé, alertent les membres de l'équipe en cas de problème ou retard, mettent à jour les priorités et communiquent les évolutions. En outre, ils font office de point de contact pour toutes les parties prenantes associées au projet : décideurs internes, fournisseurs, sous-traitants et même éventuellement clients.

D'où la nécessité pour un chef de projets d'être capable d'exprimer clairement ce dont il a besoin pour mener à bien le projet. Cela implique souvent des négociations (gérer les demandes changeantes des parties prenantes ou du maître d'ouvrage, résoudre les conflits et les différends qui surgissent inévitablement entre les individus, trouver des arrangements avec les gestionnaires de ressources et avec d'autres chefs de projets pour optimiser l'utilisation des ressources partagées, etc.) et nécessite donc de solides compétences interpersonnelles et une vraie capacité d'empathie.

Plus de ressources sur la gestion de projets :

Benoît Boitard

Benoît est membre de l'équipe marketing de Sciforma depuis 2020. Préalablement, il a connu de multiples expériences professionnelles exerçant notamment en tant que consultant en stratégie digitale, tant en start-up émergentes que dans de grandes entreprises. Ces expériences diverses l'ont imprégné d'une vision globale de la gestion de projet dans des environnements de travail traditionnels et agiles