Quels sont les principaux problèmes de gestion de portefeuilles de projets ?

Les 4 grands problèmes de gestion de projets qu'une stratégie de PPM appropriée vous aidera à résoudre.

En synthèse :

  • Au nombre des principaux blocages susceptibles de faire obstacle à une gestion de portefeuilles de projets réussie figurent une mauvaise visibilité sur les données liées aux projets, un manque à gagner en termes de productivité dû à une automatisation insuffisante des tâches, des problèmes de collaboration et de communication, et une sélection sous-optimale des projets.
  • La plupart de ces problèmes peuvent être résolus par un bureau de gestion de projets à l'aide d'un logiciel de gestion de portefeuilles de projets de qualité professionnelle.

Les chefs de projets et a fortiori les PMO peuvent être caractérisés par leur aptitude à résoudre les problèmes. La création d’un bureau de gestion de projets (ou autre structure coordinatrice similaire) répond d’ailleurs souvent au besoin de trouver des solutions à des blocages spécifiques.

La gestion des projets se situe à la jonction de plusieurs volets de l'activité et à la confluence d’enjeux pluriels ; elle requiert la contribution d’équipes, de fonctions, d’outils et de systèmes différents. Ce qui augmente mécaniquement les risques de problèmes : toute difficulté structurelle dans l'un des domaines concernés aura un impact sur l'efficacité de la gestion globale des projets. Qui plus est, la coordination et la collaboration doivent être optimisées pour que l'ensemble du système fonctionne de manière fluide.

Si les problèmes susceptibles d’affecter la gestion du portefeuille de projets d'une entreprise sont innombrables, la mise en œuvre d'une solide stratégie de gestion de portefeuilles de projets peut non seulement prévenir l'apparition de ces problèmes, mais aussi résoudre certains des blocages structurels qui ont historiquement pesé sur les résultats de l'entreprise.

Un manque de visibilité sur les données

Le manque de visibilité sur les données relatives à l'entreprise et aux projets est certainement l'un des problèmes les plus courants (et les plus handicapants) pour les professionnels de la gestion de projets.

Quels sont les projets actuellement menés ? Comment se déroulent les différents projets en cours ? À quels problèmes spécifiques sont-ils confrontés ? Comment contribuent-ils à la réalisation des objectifs de l'entreprise ? Qui travaille sur quoi et quand ? Quelle part du budget alloué à un projet a été consommée ? ... Voici quelques-unes des questions lancinantes qui obsèdent probablement vos chefs de projets, vos gestionnaires de portefeuilles et vos autres parties prenantes si votre organisation ne dispose pas de la bonne méthode et des bons outils pour gérer ses projets. En effet, l’efficacité et la réussite du travail de gestion de projets sont conditionnées par votre compréhension de l'état et de la situation des projets menés par votre organisation. Autrement dit, vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas voir !

Alors, comment les nombreuses entreprises et les nombreux bureaux de gestion de projets qui souffrent d'une visibilité sous-optimale sur leurs données peuvent-ils améliorer la situation et reprendre le contrôle de leur portefeuille de projets ? Dans la majorité des cas, la solution réside dans l'adoption et le déploiement d'un outil de gestion de portefeuilles de projets conçu à cet effet. Une visibilité médiocre est bien souvent le symptôme de problèmes au niveau des outils. Certaines organisations ne disposent tout simplement pas d'un outil approprié pour gérer leurs portefeuilles de projets et raccrochent tant bien que mal les wagons en effectuant des opérations manuelles sur la base de systèmes bricolés ou de feuilles de calcul. D'autres souffrent d’un problème de prolifération de logiciels déconnectés, avec pour corollaire des données silotées et des asymétries d'information. Dans ces deux cas, la consolidation de l’ensemble des données relatives aux projets en un référentiel unique et central, doté de capacités d'analyse avancées, devrait permettre de faire disparaître ces angles morts.

Une productivité en berne

De tels problèmes de visibilité sur les données se traduisent directement par une productivité du travail inférieure à la moyenne, car les chefs de projets perdent un temps précieux à rechercher des informations et à reconstituer le puzzle que forment des masses de données non consolidées. Qui plus est, les entreprises qui gèrent des projets et des portefeuilles de projets sans l'aide de logiciels dédiés voient généralement leurs équipes projets accaparées par des tâches administratives chronophages telles que la génération et le partage de rapports, ou l'administration manuelle des feuilles de temps. En tout, l'énergie gaspillée sur des tâches à valeur ajoutée faible voire nulle peut représenter jusqu'à 90 % de l'ensemble du travail lié aux projets dans certaines organisations. Si l'on ajoute à cela le manque de fiabilité de rapports établis manuellement, les écarts de performance deviennent trop importants pour être ignorés.

Outre les gains et les bénéfices découlant de la consolidation des données dans un outil de PPM, l'automatisation de toutes ces tâches fastidieuses et dépourvues de valeur ajoutée grâce à des fonctionnalités dédiées d’une plateforme professionnelle de gestion de portefeuilles de projets peut libérer 25 % du temps des chefs de projets. Faites le calcul.

Une mauvaise collaboration entre les équipes projets

Dans les organisations qui n'ont pas mis en œuvre une méthodologie standard et structurée de gestion de portefeuilles de projets, les dissonances et incompréhensions entre les chefs de projets et les équipes projets peuvent également entraver la bonne gestion des projets. Lorsque les équipes ne parlent pas le même langage et n'utilisent pas les mêmes outils, les mêmes indicateurs et les mêmes références pour produire leurs rapports et leurs tableaux de bord, les incohérences en résultant peuvent amoindrir la valeur de votre portefeuille de projets.

Une bonne collaboration entre les équipes est indispensable à la réussite des projets. La quantité et la qualité des interactions peuvent être considérablement améliorées grâce à des outils de gestion de projets intégrant des fonctionnalités dédiées à la communication, aux notifications et au partage - fonctionnalités qui se font de plus en plus importantes avec la généralisation du travail à distance. Mais une collaboration efficace et fructueuse exige également de pouvoir s’appuyer sur un corpus de normes communes et d’une méthodologie unifiée de gestion de portefeuilles de projets. Ce type de cadre méthodologique est souvent mis en place et géré par un bureau de gestion de projets ou une entité similaire.

Une création de valeur insuffisante

Les organisations et les entreprises investissent leurs ressources dans des projets parce qu'elles espèrent en tirer des résultats et des bénéfices spécifiques, qu'ils soient financiers ou extra-financiers. Dès lors, la meilleure façon d'évaluer l'efficacité de votre gestion de portefeuilles de projets est de mesurer votre capacité à réaliser ces bénéfices. Les raisons pour lesquelles les projets de tant d'entreprises sous-performent sont multiples : incapacité à maîtriser les coûts des projets, mauvaise exécution des projets et mauvaise qualité des livrables, taux d'échec élevé des projets, cycles de vie des projets excessivement longs... Mais, la plupart du temps, cela provient de problèmes au niveau de la sélection des projets. Il est essentiel d'analyser avec le plus grand soin les idées, les demandes et les propositions de projets afin de veiller à ce que les plus prometteuses soient systématiquement sélectionnées et lancées. Bien qu'un outil de PPM doté de solides capacités de gestion des demandes et de gestion de portefeuilles puisse considérablement faciliter la démarche, optimiser la sélection des projets requiert également l'intelligence stratégique d'un PMO doté des moyens requis.

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(FR) RESOURCE ASSIGNMENT AND TRADE-OFFS

 

Shi Jackson

Shi est Digital Marketing Manager sur la zone Allemagne. Dans son activité quotidienne, Shi travaille sur du marketing opérationnel ainsi que sur les stratégies qui l’anime en amont. Elle est particulièrement investie dans l’optimisation des processus, la transformation digitale et la qualité du travail collaboratif.