Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de portefeuilles de projets ?

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En synthèse

  • Les outils de gestion de projets permettent de s'assurer que les projets sont livrés dans les délais, dans le budget et dans le périmètre fixés. Ils fournissent aux chefs de projets une compréhension détaillée de tous les aspects des projets afin de maximiser leurs chances de réussite.
  • Les outils de gestion de portefeuilles de projets vont encore plus loin. Ils aident à coordonner les projets et les ressources à l’échelle de l'ensemble de l'organisation afin d'optimiser la valeur globale et d'atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise.

 

Tout ce que les outils et solutions de PPM peuvent faire pour vous

Gérer des portefeuilles de projets induit un fort degré de complexité. Les professionnels de la gestion de portefeuille de projets doivent s'assurer qu'ils sélectionnent les meilleurs projets et qu'ils construisent des portefeuilles à forte valeur ajoutée. Ils doivent planifier leurs projets de la manière la plus détaillée et la plus réaliste possible, en tenant compte des interdépendances et des contraintes de ressources. Les gestionnaires de portefeuilles et les responsables de bureaux de gestion de projets (PMO) effectuent des modélisations financières sophistiquées pour évaluer le rendement et le risque potentiels des projets et des portefeuilles. De telles activités sont tout sauf évidentes à réaliser manuellement. Par exemple, la détermination du chemin critique d'un projet requiert généralement des calculs minutieux. D'autant plus que tout changement dans les hypothèses de base exige de refaire tout le travail.

C'est pourquoi des solutions technologiques dédiées ont été créées pour leur faciliter la tâche. Le marché des logiciels d'entreprise comprend tout un segment dédié à la gestion de portefeuilles de projets, au sein duquel vous trouverez toute une gamme de solutions qui se proposent d'aider les PMO, les gestionnaires de portefeuilles et les chefs de projets à simplifier, rationaliser, accélérer et améliorer le travail de gestion de portefeuilles de projets. Utilisée correctement, la bonne plateforme de PPM peut faire toute la différence pour une organisation qui mène une certaine quantité de projets. Voici une présentation des logiciels de gestion de portefeuilles de projets, incluant un survol de leurs cas d’usage et bénéfices, ainsi que des conseils pour choisir la meilleure solution et pour tirer le meilleur parti des capacités et potentialités de votre outil.

Commençons par les outils de gestion de projets

Les tout premiers produits de PPM se sont concentrés sur la gestion de projets. Des logiciels ont été créés pour aider les chefs de projets à planifier, organiser et gérer leurs ressources et leurs projets. Les outils de gestion de projets offrent des fonctionnalités conçues pour faciliter un large éventail de tâches liées aux projets. Ils améliorent la visibilité sur le travail en cours et à venir, et centralisent toutes les données pertinentes en un seul emplacement pour épargner aux chefs de projets le travail de recherche d’informations. Ils absorbent une bonne partie de la charge administrative qui accapare traditionnellement le temps des chefs de projets en leur permettant d'automatiser toute une série de tâches et de calculs simples et répétitifs, par exemple pour suivre l'avancement et les coûts. Ils fournissent des feuilles de temps et des calendriers de projet prêts à l'emploi, ou encore des modèles de projet pré-remplis qui permettent aux chefs de projets de gagner un temps précieux lors des phases de planification. Ils peuvent offrir des analyses de données élémentaires pour faciliter l'évaluation et la sélection des études d’opportunité, l'affectation des ressources, la gestion des budgets et la résolution des problèmes. Ils comportent des canaux de communication et des espaces collaboratifs pour aider les équipes projets à partager facilement des fichiers, à collaborer sur des documents, à envoyer des commentaires et notifications instantanés. Des fonctionnalités dynamiques d’aide à l'exécution diminuent le risque d'échec des projets : le système est capable de détecter les conflits, blocages ou problèmes potentiels et d'en informer les chefs de projets, qui peuvent ainsi anticiper et prendre les mesures requises pour soutenir les projets fragiles avant qu'il ne soit trop tard.

En bref, les outils de gestion de projets automatisent de manière intelligente une grande partie du travail de gestion de projets. Ils vont faciliter et accélérer la planification, l'exécution et la livraison des projets, ce qui se traduira par une amélioration des indicateurs de performance.

Les limites des plateformes de gestion de projets pour gérer des portefeuilles

Des outils de gestion de projets même rudimentaires peuvent indéniablement stimuler l’efficacité de la gestion de projets individuels, puisqu’ils aident les chefs de projets à rationaliser le travail pour optimiser les activités de planification et de suivi des projets. Cependant, les organisations qui gèrent leurs projets sous la forme de programmes et de portefeuilles réalisent vite qu'elles ont besoin de capacités supplémentaires.

Un portefeuille est défini comme un groupement de projets destinés à atteindre un objectif organisationnel ou à obtenir un avantage stratégique précis. La finalité de tout portefeuille de projets est de contribuer à matérialiser la stratégie à long terme définie par l'organisation. Un portefeuille englobe généralement un certain nombre de projets. De plus, il n'est pas rare de voir une entreprise créer et gérer de front plusieurs portefeuilles (c’est notamment le cas de beaucoup des grandes entreprises qui coordonnent un large éventail d'activités et de branches).

Tandis que la gestion de projets exige une attention particulière aux détails de l'exécution opérationnelle, la gestion de portefeuilles requiert de prendre de la hauteur pour élargir le champ de vision. Les gestionnaires de portefeuilles doivent considérer les différents projets dont ils ont la charge comme un tout et s'assurer qu'ils comprennent bien les interconnexions et interdépendances. Bien que le respect des délais, des coûts et de la qualité de l'exécution des projets soit toujours important, la gestion de portefeuilles s’efforce essentiellement de garantir l'équilibre du portefeuille dans son ensemble et sa capacité à produire des avantages stratégiques.

Et c'est là que les outils traditionnels de gestion de projets rencontrent leurs limites. Les plateformes de gestion de projets améliorent certes considérablement la mise en œuvre d'un projet donné, mais elles n'aideront pas vraiment à déterminer quel projet doit être incorporé dans quel portefeuille, comment séquencer, organiser et prioriser plusieurs projets de manière optimale, comment gérer les interdépendances entre un grand nombre de projets qui doivent partager des ressources et des financements. Ces outils ne sont tout simplement pas faits pour ça !

C'est pourquoi les entreprises qui gèrent des portefeuilles de projets ont besoin du soutien d’une solution véritablement dédiée à la gestion de portefeuilles de projets.

Logiciels de gestion de portefeuilles de projets : le niveau supérieur

Les logiciels de gestion de portefeuilles de projets présentent les mêmes capacités que les plateformes de gestion de projets… et bien, bien plus encore.

Une plateforme de PPM est un logiciel conçu pour aider les PMO et leurs équipes à gérer des collections de projets ou de produits en tenant compte de leurs interrelations et de leurs répercussions sur les objectifs stratégiques. Par exemple, elle matérialise les connexions croisées entre les activités au niveau d'un ou de plusieurs portefeuilles dans divers secteurs de l'entreprise, en montrant comment les projets individuels peuvent être dépendants les uns des autres et en synchronisant leurs calendriers. Les solutions de PPM professionnelles intègrent les études d’opportunités et les idées de projets au sein des vues et analyses de portefeuilles afin d'offrir une vision de la vie du portefeuille dans la durée et de guider la prise de décisions.

Tandis que les outils de gestion de projets sont conçus pour aider à gérer de A à Z un projet individuel, un logiciel de PPM centralise et consolide l'activité projets au niveau de l'entreprise afin de fournir une vision complète et globale des méthodes, des opérations et des ressources. Grâce à cette visibilité supérieure, le PMO et les autres professionnels de la gestion de portefeuilles de projets bénéficient d’un tableau d’ensemble du travail mené à l'échelle de l'entreprise.

Les plateformes de gestion de portefeuilles de projets consolident l’ensemble des informations en temps réel, en tenant compte de toute évolution de chacun des projets du portefeuille et en ajustant le tableau global en conséquence. Des calculs et des analyses automatisés permettent de manipuler de vastes quantités de données pour en extraire des informations exploitables et des enseignements qui permettront de prendre des décisions plus judicieuses et intelligentes. Sur la base de ces éclairages, des fonctions de gestion et d'optimisation croisées des projets permettent d'effectuer des ajustements instantanés au niveau du portefeuille.

Optimiser les investissements en matière de ressources

Au nombre des principales fonctionnalités des outils de gestion de portefeuilles de projets figurent les fonctions de gestion des ressources et des budgets. Toute plateforme de PPM digne de ce nom comporte des modules conçus pour aider à voir, comprendre, gérer et optimiser l'allocation et l'utilisation des ressources de l'organisation.

Pour les ressources financières, les logiciels de PPM offrent des fonctions de planification budgétaire qui facilitent l'estimation et la prévision de l’ensemble des coûts liés à des projets et portefeuilles spécifiques, avec la possibilité de mener divers calculs de retour sur investissement. Des fonctions de suivi automatisé des dépenses permettent de suivre et de contrôler les coûts de mise en œuvre et d'exécution, avec des alertes et des notifications automatiques en cas de risque de dépassement. Ainsi, un logiciel de gestion de portefeuilles de projets aide l'entreprise à s'assurer que l'activité des projets et portefeuilles est maîtrisée d’un point de vue financier.

L'optimisation de l'utilisation des ressources humaines et matérielles induit un degré supplémentaire de complexité. Un euro est un euro (si l’on laisse de côté les considérations relatives aux changes et à la valeur-temps de l'argent - mais c'est là un autre sujet). En revanche, des équipements ou machines différents n’ont pas la même application ou la même utilité, et des travailleurs différents ont des postes et compétences différents, et des caractéristiques uniques. Les plateformes de PPM offrent donc des fonctions de gestion des ressources conçues pour garantir la meilleure affectation possible pour chaque ressource. Tout d'abord, le logiciel offre une visibilité accrue sur la disponibilité des ressources (en fonction des horaires de travail, des affectations et engagements antérieurs, ainsi que des congés et absences). Puis, sur la base d’une analyse de la capacité et des attributs qui ont été prédéfinis pour les ressources, il recommande le plan d’allocation des ressources qui optimise leur utilisation globale tout en associant intelligemment les bonnes compétences ou capacités aux contraintes et besoins des projets. Cela va accélérer et faciliter considérablement le processus d’allocation des ressources, et cela permet également à l'entreprise de maximiser le retour de son investissement dans ses ressources.

Toute modification ou évolution de la charge ou de la capacité en raison d’aléas ou d’impondérables est automatiquement prise en compte. L'outil identifie automatiquement le meilleur plan B et fournit des suggestions d’ajustements. Les goulets d'étranglement et insuffisances de ressources peuvent être anticipés en amont, et les décisions d’embauche peuvent être prises sur la base de données solides et objectives. Et, parce que ses analyses de portefeuilles permettent à l'outil d’identifier les projets les plus rentables ou les plus critiques, il intègre également ces considérations stratégiques lorsqu’il faut procéder à des arbitrages de ressources entre projets.

En conséquence de quoi, le PMO sait qui travaille sur quoi à l’échelle de l’ensemble des portefeuilles, et a l'assurance que chaque ressource est affectée aux bonnes tâches au bon moment. Une visibilité ajustée en temps réel sur la charge et la capacité à venir permet aux gestionnaires de ressources d'anticiper et de résoudre les problèmes plus rapidement.

Des solutions à la portée stratégique

Comme évoqué précédemment, l’un des principaux objectifs de la discipline de gestion de portefeuilles de projets est de permettre à l'organisation de récolter des bénéfices de nature stratégique. Pour ce faire, il faut avant tout s’assurer de sélectionner, de prioriser et de permettre la bonne réalisation de projets servant les orientations stratégiques. Les ressources d'une entreprise sont inévitablement limitées. Dans de nombreuses organisations, elles se font même aujourd'hui plutôt rares. Il importe donc de s'assurer que les fonds et les capacités disponibles sont canalisés vers les projets qui contribueront le plus directement à concrétiser la vision de l’organisation.

Pour une entreprise, la notion de valeur stratégique est évidemment corrélée à celle de valeur financière - faire faillite est rarement perçu comme un levier de valeur - mais elle déborde généralement du champ restreint du ROI et autres indicateurs financiers. Certains avantages stratégiques sont tout simplement trop difficiles à quantifier. Améliorer l'image de marque, accélérer la transition vers une culture numérique sont par exemple des objectifs stratégiques que les gestionnaires financiers ont du mal à traduire en chiffres. Par ailleurs, des ambitions telles que la conquête de nouveaux marchés, l'invention de nouveaux produits ou services ou la numérisation des opérations peuvent être considérés comme des objectifs stratégiques en soi, indépendamment des résultats financiers qu'elles sont susceptibles de générer.

Une fois que les dirigeants de l'organisation ou de l'entreprise ont défini les objectifs et les orientations stratégiques, un logiciel de gestion de portefeuilles de projets aide le PMO ou les responsables PPM à identifier et à soutenir les initiatives qui permettront de concrétiser cette vision. Les fonctionnalités de priorisation de l'outil analysent les projets candidats et les études d’opportunité sur la base d'une série de critères et de paramètres personnalisés afin de leur attribuer une note et de classer les idées de projets en fonction de leur pertinence stratégique. Les critères peuvent être révisés et ajustés au fil du temps pour refléter les changements conjoncturels ou organisationnels.

Dans le domaine de la gestion de projets et de portefeuilles, l'évaluation de la valeur doit toujours inclure une analyse et une évaluation des risques. Lors de l’examen et de la notation des projets potentiels, les plateformes de gestion de portefeuilles de projets tiennent compte de la faisabilité technique, des exigences en matière de ressources et de budget, ainsi que de l'ensemble des risques et des problèmes potentiels qui peuvent compromettre voire faire échouer le projet.

Les logiciels de gestion de portefeuilles de projets aident également les responsables PPM à comprendre comment les projets sélectionnés doivent être regroupés afin de maximiser les synergies et l'efficacité et de construire des portefeuilles équilibrés et cohérents, avec des profils de risque acceptables.

En plus de contribuer à la sélection et à la priorisation des projets, les logiciels de gestion de portefeuilles de projets améliorent la qualité et la fiabilité des décisions ou des arbitrages qui doivent être effectués pour ajuster et optimiser les portefeuilles. Parce que les outils de gestion de portefeuilles de projets fournissent un ensemble complet de données fraîches et précises, les décisions sont éclairées et tendent à produire de meilleurs résultats. Votre plateforme de PPM vous offrira également des capacités avancées d'analyse de données et de modélisation pour faire parler les chiffres et vous aider à définir le meilleur plan d'action. Par exemple, la possibilité de simuler des scénarios hypothétiques sur plusieurs portefeuilles et de comparer les simulations avec des projets réels vous sera d’une aide inestimable face à un dilemme ou à une situation complexe.

Comment choisir le bon outil de gestion de portefeuilles de projets

Des solutions de gestion du travail collaboratif aux plateformes évolutives pour PMO en passant par les coûteux et complexes progiciels informatiques, le marché des outils de gestion de portefeuilles de projets offre de nombreuses options différentes.

Pour déterminer quel type de solution correspond le mieux à votre entreprise, il peut être judicieux de commencer par analyser votre situation actuelle, en mettant l'accent sur les défis et les attentes de votre organisation. Comprendre les blocages et problèmes en matière de gestion de portefeuilles de projets auxquels votre organisation est actuellement confrontée vous aidera à déterminer ce dont vous avez réellement besoin et comment votre nouvel outil de gestion de portefeuilles de projets peut créer le plus de valeur. Sur la base d’une évaluation exhaustive des écarts de performance et des objectifs de l'entreprise, mais aussi sur les retours d’expérience des diverses parties prenantes, vous devriez être en mesure d’établir un cahier des charges, puis de parcourir les solutions disponibles sur le marché pour identifier celle qui y répondra le mieux.

Au nombre des autres points à prendre en considération dans le cadre de la recherche d’un outil de gestion de portefeuilles de projets figurent :

L’évolutivité

La plupart des organisations escomptent ou espèrent voir croître leur activité à l'avenir. Vous devez donc choisir une solution qui vous permettra de grandir. Assurez-vous que l'outil de votre choix soit en mesure de remplir sa mission dans les mois et les années à venir, et qu'il puisse s'adapter à un usage et à une demande intensifiés.

La convivialité

Quel que soit le niveau de maturité de vos utilisateurs, il est toujours préférable d'opter pour un outil convivial et ergonomique doté d'une interface intuitive, de visualisations éloquentes et d'une expérience de navigation fluide. Cela minimisera les efforts de conduite du changement.

Les services

Vous ne choisissez pas seulement un outil, mais aussi un partenaire technologique. Le fournisseur de votre logiciel doit s'engager à vous accompagner pendant les phases d’entrée en relation commerciale et d’implémentation de la solution. Des services professionnels de qualité supérieure vous aideront à obtenir une solution fonctionnelle et adaptée à vos besoins en un minimum de temps. Par la suite, vous aurez besoin d’une assistance client réactive et d’un accompagnement dédié pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre solution et à accélérer l'adoption utilisateurs.

La sécurité de l’information

Les outils de PPM basés dans le cloud ont gagné en popularité en raison des nombreux avantages que présente le modèle SaaS. Toutefois, vous devez vous assurer que votre fournisseur de solution offre des garanties appropriées en matière de sécurité et de confidentialité de l’information.

Souvent surnommées « outils pour PMO », les solutions de gestion de portefeuilles de projets sont les meilleures alliées des bureaux de gestion de projets et des responsables PPM qui cherchent à faire bouger les choses. D’ailleurs, le déploiement d'une plateforme de gestion de portefeuilles de projets est souvent l'un des premiers réflexes d’un nouveau PMO. Parce qu'il permet de s'assurer que tous les projets et portefeuilles atteignent les objectifs de l'entreprise et créent de la valeur stratégique, un logiciel de gestion de portefeuilles de projets contribue à positionner le PMO comme un moteur de valeur ajoutée et un atout stratégique pour l’entreprise.

 

 

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Benoît Boitard

Benoît est membre de l'équipe marketing de Sciforma depuis 2020. Préalablement, il a connu de multiples expériences professionnelles exerçant notamment en tant que consultant en stratégie digitale, tant en start-up émergentes que dans de grandes entreprises. Ces expériences diverses l'ont imprégné d'une vision globale de la gestion de projet dans des environnements de travail traditionnels et agiles