Qu'est-ce qu'un outil de PPM ?

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Tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de gestion de portefeuilles de projets

En synthèse

  • Si les outils de gestion de projets et les plateformes de gestion du travail collaboratif peuvent résoudre des problèmes ciblés et améliorer la gestion des tâches et des projets, les logiciels de gestion de portefeuilles de projets vont encore plus loin pour aider les organisations et les bureaux de gestion de projets à améliorer la gestion au niveau des portefeuilles.
  • Les outils de gestion de portefeuilles de projets permettent d’optimiser à l'échelle de l’organisation la sélection des projets, la gestion des ressources et des budgets, la planification et le suivi des activités, la communication et la collaboration entre les équipes, et plus encore.
  • Qu'est-ce qu'un outil de PPM ? Fondamentalement, un outil de gestion de portefeuilles de projets est défini comme un logiciel conçu pour aider à gérer un ou plusieurs aspects de la discipline de la gestion de projets. Une fois ceci posé, vous vous demandez certainement ce que vous avez à y gagner. Passons à ce qui compte vraiment pour vous : quels types de plateformes de PPM sont à votre disposition, ce qu'elles peuvent faire pour votre PMO ou votre organisation, comment elles fonctionnent, et comment vous pouvez tirer le meilleur parti de votre outil.

La différence entre les logiciels de gestion de projets, de gestion du travail, et de gestion de portefeuilles de projets

Outils de gestion de projets

Les solutions de gestion de projets sont des logiciels créés pour permettre aux chefs de projets et à leurs équipes de gérer des projets individuels. Elles facilitent la gestion et la réalisation de toute une série d'activités diverses, telles que la planification des projets, le suivi de l’avancement et le reporting, ou le contrôle des activités.

Comment ? Tout d'abord, en centralisant et en consolidant les données liées aux projets afin de fournir aux chefs de projet un instantané de l'état et de la santé des projets à un moment donné. Deuxièmement, en automatisant intelligemment les tâches. Le travail de planification, de programmation et de suivi des activités est facilité par le logiciel, voire automatisé. Cela permet aux collaborateurs de gagner un temps précieux, tout en minimisant le risque d'erreur. Enfin, les outils de gestion de projets fournissent des modèles standard de documents, de graphiques et de tableaux de bord qui contribuent à améliorer la cohérence entre les projets.

Plateformes de gestion du travail collaboratif

Pour citer Gartner, « le marché de la gestion du travail collaboratif est constitué de fournisseurs offrant des espaces de travail autour des tâches afin d’aider les utilisateurs de l’entreprise à planifier et à exécuter le travail. Ils cumulent des fonctionnalités dédiées aux tâches, aux projets, aux flux de travail et à l'automatisation et y associent des interfaces permettant les échanges et la publication de contenus, des rapports, des analyses et des tableaux de bord. »

Ce type de logiciel fournit généralement des espaces de travail partagés et des instances permettant de résoudre les problèmes et de prendre des décisions de manière collaborative, qui peuvent réellement améliorer la qualité des interactions et les performances des équipes projets. De manière générale, les plateformes de gestion du travail peuvent vraiment stimuler la productivité des équipes, et elles sont généralement accessibles (tant en termes de prix que de facilité d'utilisation pour des utilisateurs sans bagage technique).

Solutions de gestion de portefeuilles de projets

Les logiciels de gestion de portefeuilles de projets vont combiner les capacités de gestion de projets des outils dédiés, et les fonctions de collaboration des plates-formes collaboratives... et ils vont bien plus loin.

Les bureaux de gestion de projets se heurtent généralement aux limites des outils traditionnels de gestion de projets lorsque l’accélération de l’activité et l’accroissement de la complexité commencent à exiger une coordination et une consolidation supérieures. Les logiciels de gestion de projets peuvent contribuer à optimiser la réalisation de projets individuels, mais ce type d'outil a du mal à coordonner de multiples projets interdépendants. Quant aux outils de travail collaboratif, ils peuvent offrir certaines fonctionnalités élémentaires de gestion transverse des ressources et des budgets, ainsi que des capacités d'analyse au niveau des programmes, mais là encore, ils ne sont tout simplement pas conçus pour gérer efficacement des portefeuilles de projets entiers.

C'est la raison pour laquelle la plupart des bureaux de gestion de projets finissent par se tourner vers des solutions de PPM plus matures. Ces plateformes de gestion polyvalentes offrent une base de données puissante pour centraliser toutes sortes de données et d'informations liées aux projets à travers l'organisation, et elles fournissent des ensembles complets de fonctionnalités diverses pour faciliter la gestion de chaque étape à chaque phase du cycle de vie des projets. Plus important encore, elles matérialisent les connexions entre les différents pans de l’activité pour vous aider à piloter vos portefeuilles de projets. Les plateformes de PPM sont conçues pour rendre visibles les dépendances et les liens entre les projets et les fonctions et pour permettre une gestion holistique des activités projets. Elles permettent également aux PMO de voir et de gérer l'impact des projets sur les résultats et la performance stratégique de l'organisation.

Comment les outils de gestion de portefeuilles de projets améliorent la sélection des projets

La gestion des idées et des demandes de projets est indéniablement l'une des phases les plus critiques du processus de gestion de portefeuilles de projets. Il est tout simplement essentiel de bien s’y prendre, car investir dans les mauvais projets revient à gaspiller un temps et des ressources précieux. À cet égard, un puissant outil de PPM doté des bonnes capacités de gestion des idées et des demandes de projets peut réellement contribuer à maximiser la valeur et le rendement de vos investissements dans vos projets.

Un logiciel de PPM va consolider en un emplacement unique l’ensemble des idées et demandes de projet de l'organisation et les mettre à plat, en utilisant des formats de description et des systèmes de notation communs afin d'aider le PMO à identifier les plus prometteuses. Les critères d'évaluation sont entièrement personnalisables, afin que vous puissiez les adapter à ce qui compte vraiment pour votre organisation.

Les demandes de projet étant centralisées, notées et classées, avec une matérialisation des éventuelles interdépendances et contraintes entre elles, il devient beaucoup plus facile pour le PMO et les autres parties prenantes d'examiner les idées proposées et de sélectionner les meilleures. Cette même approche objective et factuelle peut ensuite aider à déterminer quels projets et études d’opportunités doivent être prioritaires.

L'évaluation de la valeur potentielle des projets et des portefeuilles doit toujours tenir compte des risques. Les outils de gestion de portefeuilles de projets permettent également cela. Leurs fonctions de gestion des risques permettent de détecter d’emblée les risques potentiels associés à une idée de projet ou à une étude d’opportunité, puis de les réévaluer tout au long des phases d'exécution. Pour les chefs de projets et les équipes du PMO, cela signifie qu'il devient possible de concevoir et de mettre en œuvre des stratégies de prévention et d'atténuation des risques. L'évaluation et la gestion des risques peuvent également être menées au niveau du portefeuille afin d'optimiser son profil de risque global.

Une bonne solution de gestion de portefeuilles de projets doit offrir des connexions n-n entre les idées, les études d’opportunités et les projets afin de vous donner à voir un tableau complet du cycle de vie de votre portefeuille de projets. En outre, les outils de PPM permettent également de réévaluer et de redéfinir les priorités des projets en cours d'exécution afin de prendre en compte d’éventuels changements dans le contexte de marché, dans les orientations stratégiques, ou dans la situation de l’organisation. Ou simplement afin d’ajuster le cap en réaction à des événements inattendus !

Un outil de gestion de portefeuilles de projets pour planifier et suivre les activités au niveau du portefeuille

Les logiciels de PPM fournissent au PMO une plateforme centralisée permettant de planifier un ensemble de projets en tenant compte de leurs interrelations. Une bonne planification des activités est essentielle : il s’agit du socle de l’exécution des projets. Des fonctionnalités intelligentes de planification peuvent recommander la meilleure option, sur la base des enseignements de projets antérieurs ainsi que de la capacité prévisionnelle des ressources (qui prend en compte les ressources réservées pour d'autres projets). L'objectif est de fournir aux chefs de projets et aux gestionnaires de portefeuilles une visibilité parfaite sur l'encours, de les aider à établir des feuilles de route réalistes et fiables, et de prévenir les conflits et les goulets d'étranglement à l’échelle d'un programme ou d'un portefeuille, ou même entre programmes et portefeuilles.

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets jouent également un rôle clé dans le suivi de l'avancement des différentes phases des projets. Ils offrent des mises à jour en temps réel sur la santé et l'état des projets ainsi que des éclairages qui vous aideront à comprendre, analyser et gérer les problématiques liées à l'exécution. Parce que les équipes savent si leurs projets se portent bien, elles peuvent concentrer leurs efforts sur ceux des projets qui nécessitent une attention particulière voire une intervention de leur part.

Enfin, un outil de PPM propose des modèles de tableaux de bord et de rapports consolidés qui permettront aux PMO de fournir à leur direction des synthèses exhaustives de l'avancement de l'activité projets, ainsi que des KPI et des indicateurs financiers ou stratégiques pour mieux relier les données aux priorités de l'entreprise.

Optimiser l'allocation et l'utilisation des ressources financières et productives grâce à une solution de gestion de portefeuilles de projets

Les plateformes de PPM sont dotées de fonctions et de capacités dédiées à l'amélioration de la gestion des ressources humaines. Ces fonctionnalités sont spécifiquement conçues pour permettre aux chefs de projets et aux gestionnaires de ressources de mieux répartir, allouer et affecter les ressources dont ils disposent afin de maximiser la valeur au niveau du portefeuille. Toutes les informations sur les ressources sont centralisées dans la plateforme, qui offre la possibilité de les trier et de les filtrer par attributs (fonction, compétences et aptitudes, centre de coûts, etc.) et de voir d'un seul coup d'œil l’ensemble des affectations planifiées et la disponibilité des ressources. Grâce à cette vue consolidée des attributs et de la capacité des ressources humaines, il devient possible d'associer la bonne ressource aux bonnes tâches et aux bons projets afin de servir au mieux les priorités du portefeuille. Les fonctionnalités des outils de PPM permettent également de détecter les sur- et sous-affectations de ressources clés et permettent aux gestionnaires de ressources de prendre des mesures correctives afin d'assurer le meilleur taux d'utilisation possible des ressources.

De manière similaire, les fonctionnalités de gestion des budgets et des coûts fournies par les plateformes de gestion de portefeuilles de projets aident les chefs de projets et gestionnaires de portefeuilles à utiliser au mieux les budgets de leurs projets. La capacité à suivre en temps réel les coûts et les dépenses en les comparant aux objectifs budgétaires, à anticiper les dépassements avant qu'ils ne se produisent pour prendre des mesures préventives, et à réajuster si nécessaire, permet de garantir la santé financière des portefeuilles de projets. Et, parce qu'une plateforme de PPM aide à analyser et à calculer le retour sur investissement potentiel des projets comme des portefeuilles, le PMO peut s'assurer que la répartition des fonds entre les projets et les initiatives maximise la valeur créée pour l'entreprise.

Une plateforme de gestion de portefeuilles de projets pour faciliter la communication autour des projets et encourager la collaboration des équipes

Comme les plateformes de gestion du travail collaboratif que nous avons décrites plus haut, les logiciels de gestion de portefeuilles de projets fournissent des canaux de communication et des mécanismes de partage d'informations pour aider les équipes projets et autres parties prenantes à collaborer efficacement. Des espaces de travail partagés et des fonctionnalités « sociales » permettant aux chefs de projet et aux membres de l'équipe d'ajouter des commentaires et des notes aux éléments de travail et d'envoyer des notifications et des rappels rendent possible des interactions instantanées, en toute transparence. Outre un gain de temps considérable (réduction du nombre de réunions qui pourraient être évitées, réduction du temps passé à chercher à entrer en contact avec quelqu’un pour obtenir une information spécifique, diminution du nombre de fils d’e-mails), la possibilité de communiquer et de collaborer directement dans l'outil améliore la qualité et la pertinence des interactions. Il s'agit au fond de donner aux équipes les moyens de trouver des idées et de résoudre des problèmes de manière collaborative - en d'autres termes, d'exploiter l'intelligence collective. Et cela contribue à la constitution d'équipes de projets et de portefeuilles hautement efficaces. En particulier, des fonctionnalités de gestion Agile telles que des vues et tableaux Kanban fournissent le cadre idéal à des modes de travail itératif au sein de petites équipes autonomes, ce qui produit souvent d’excellents résultats.

En résumé, les outils de gestion de portefeuilles de projets offrent tout un ensemble de fonctionnalités qui permettent au bureau de gestion de projets et aux équipes projets de gagner une vision d'ensemble de toutes les informations, flux et activités à l'échelle des portefeuilles, et notamment des liens et dépendances entre les projets. La finalité de ces systèmes d'entreprise étant d'aider les décideurs à déterminer où investir le temps, le budget et les ressources de l'entreprise afin de maximiser le rendement et d'atteindre les objectifs stratégiques visés. Enfin, les logiciels de gestion de portefeuilles de projets de qualité peuvent être interfacés avec d'autres systèmes d'entreprise (comme des ERP par exemple) afin de faciliter le recueil et l'agrégation des données.

Bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti d'un outil de gestion de portefeuilles de projets

Assurez-vous de choisir le bon outil de gestion de portefeuilles de projets pour votre organisation. La solution de votre choix doit répondre aux enjeux spécifiques de votre PMO et fournir des fonctionnalités à même de résoudre les besoins les plus pressants de vos équipes projets et de votre entreprise.

Si vous n'en avez pas un, envisagez de créer un bureau de gestion de projets pour consolider et standardiser la gestion des projets et des portefeuilles. Jouissant d’une vue d'ensemble des activités liées aux projets et d’une solide compréhension de la stratégie et des priorités de l'entreprise, un PMO saura optimiser la gestion de vos portefeuilles en s’appuyant sur votre nouvel outil de PPM.

Formulez une solide stratégie de conduite du changement : L'introduction d'un outil de gestion de portefeuilles de projets dans votre entreprise va dans une certaine mesure perturber le travail quotidien des équipes, c’est inévitable. Et cela va probablement soulever un certain nombre de questions. Vous devez vous assurer que les chefs de projets, les membres de l'équipe et toutes les parties prenantes concernées peuvent facilement trouver informations et conseils durant la transition. Cela facilitera et accélèrera l'adoption de votre nouvel outil, tout en permettant à vos collaborateurs de l'utiliser aussi efficacement que possible.

Optimisez et développez votre outil de PPM dans la durée : Activez de nouvelles fonctionnalités pour adapter l’outil à la croissance de la maturité de l'entreprise ou pour optimiser de nouveaux pans de l’activité, étendez l'utilisation de votre outil à de nouveaux services et branches si nécessaire. Pour cela, il est essentiel de sélectionner une plateforme de PPM évolutive et flexible qui sera en mesure de vous accompagner dans la durée.

Les logiciels de gestion de portefeuilles de projets sont spécialement conçus pour apporter aux gestionnaires de portefeuille et aux PMO tout ce dont ils ont besoin pour optimiser la gestion des activités et maximiser la valeur ajoutée des portefeuilles de projets au niveau de l'entreprise. Alors que les outils de gestion de projets aident à mener à bien vos projets, les solutions PPM vont plus loin et proposent de vous aider à mener à bien les bons projets.Cependant, il est vraiment essentiel de veiller à ce que le logiciel de gestion de portefeuilles de projets que vous sélectionnez, achetez et implémentez corresponde bien à votre organisation afin d'en tirer tous les avantages.

 

Plus de ressources sur les logiciels de gestion de portefeuilles de projets :

 

Le rôle du PMO

Isabelle Bouscatie

Isabelle est en charge des événements globaux chez Sciforma, ainsi que du marketing clients, après de nombreuses années d’activités marketing diverses au niveau Europe. Elle aime évoluer dans un environnement dynamique, digital qui évolue rapidement. Elle apprécie également être en contact avec les clients pour mesurer les enjeux de la gestion de projets au sein des entreprises..