Qu'est-ce qu’un PMO dans le contexte d’une entreprise ?

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Quelle est la valeur d’un PMO pour une entreprise ?

En synthèse :

  • Parce que les bureaux de gestion de projets aident les entreprises à concilier planification à long terme et réactivité dans un monde de plus en plus mouvant, ils représentent aujourd'hui un vrai facteur de différenciation pour les entreprises.
  • En plus de superviser la sélection et l'exécution des projets afin de préserver la qualité des livrables, les PMO établissent au sein de l'entreprise un cadre propice à une gestion de projets efficace, et ils s’assurent que l’organisation dispose des compétences et des capacités requises.
  • Un bon PMO peut apporter des bénéfices inestimables à une entreprise, l’aidant potentiellement à se développer de manière exponentielle.

Le PMO (pour Project Management Office, ou bureau de gestion de projets) est une entité ou un service organisationnel conçu pour optimiser la valeur stratégique des activités projets dans une entreprise. Le PMO a historiquement été chargé de définir, d'appliquer et d’entretenir un système de normes pour la gestion des projets, des programmes et des portefeuilles afin d’en assurer la cohérence à l'échelle de l'entreprise et d'améliorer l'efficacité du travail sur les projets. Toutefois, à mesure que les conditions de marché se sont complexifiées et que les organisations ont gagné en maturité en matière de gestion de projets, les bureaux de gestion de projets ont vu leur rôle et leur place dans l'entreprise évoluer vers une position plus centrale et plus stratégique.

Quel est le rôle d'un bureau de gestion de projets dans une entreprise ?

Les entreprises d’aujourd’hui, toutes zones géographiques et tous secteurs confondus, doivent composer avec une incertitude accrue et avec une indéniable accélération du rythme du changement. Une mondialisation sur fond de contrastes géopolitiques, le processus de numérisation, le renforcement des exigences des consommateurs, sont autant de tendances et de facteurs qui contraignent les organisations et les entreprises à évoluer dans un environnement de plus en plus complexe. Dans un tel contexte, la réussite - voire la survie - d’une entreprise dépend de sa capacité à réconcilier la réflexion et la planification stratégique à long terme avec une grande réactivité pour faire face aux innombrables aléas du quotidien.

Il s’agit là d’un un défi de taille pour les dirigeants d’une firme, qui doivent s'assurer :

  • Que les plans et programmes stratégiques définis au niveau de la direction et destinés à préparer l’avenir de l'entreprise sont correctement mis en œuvre.
  • Qu’ils disposent des informations dont ils ont besoin afin de procéder aux ajustements et aux adaptations nécessaires pour permettre à l'entreprise de mener à bien ses initiatives stratégiques.

Et c’est alors que le bureau de gestion de projets entre en scène. Le PMO soutient activement la réalisation des programmes stratégiques clés, en optimisant les processus, les méthodes et les outils, en accompagnant et en soutenant les collaborateurs impliqués dans les projets, et en supervisant les cycles de vie des projets et des portefeuilles. En outre, le PMO aide la direction de l’entreprise à s'assurer que ses grandes initiatives stratégiques atteignent bien les objectifs escomptés : il lui fournit les données et les éclairages qui lui permettront de changer de trajectoire rapidement lorsque les évolutions conjoncturelles le justifient.

En conséquence de quoi un bureau de gestion de projets est devenu un facteur de différenciation essentiel pour une entreprise.

Quelles sont les principales fonctions d'un bureau de gestion de projets efficace ?

Bien que les rôles, les responsabilités et les fonctions puissent considérablement varier d'un bureau de gestion de projets à l'autre, la majorité des PMO remplissent les fonctions clés suivantes :

Créer un cadre propice

L’un des premiers domaines d’intervention du PMO est généralement la définition et la mise en place d'un cadre cohérent pour structurer la sélection et l’exécution des projets de manière à maximiser leurs chances d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Cela implique notamment des efforts d’acculturation pour garantir la bonne intégration de la discipline de gestion de projets au sein de l'organisation. Les bureaux de gestion de projets identifient les bonnes pratiques les plus pertinentes pour l'entreprise et veillent à ce que les méthodes appropriées de gestion de projets soient mises en œuvre et appliquées. Ils accompagnent également la définition d'une gouvernance pour la gestion des portefeuilles de projets, ainsi que le développement de canaux de reporting et de communication pour le suivi des projets et du portefeuille.

Déployer les capacités requises

Un bureau de gestion de projets doit également s'assurer que les chefs de projets et gestionnaires de portefeuilles disposent des compétences, des capacités et des ressources dont ils ont besoin pour être efficaces. Cela implique de choisir le bon logiciel de PPM - celui qui convient le mieux à l'entreprise, qui sait s’adapter à sa méthodologie, sa gouvernance et sa culture, tout en offrant un certain nombre de fonctionnalités puissantes. Cela implique également de cultiver des compétences clés chez les employés par le biais de programmes de formation aux méthodes et aux outils, d’accompagnement des chefs de projets, d’une intégration adéquate des nouveaux employés, de programmes de conduite du changement pour faciliter la transition vers de nouvelles méthodes de travail, et d'efforts généraux pour introduire et maintenir une culture de la gestion de projets au travers de l'entreprise. Enfin, le PMO va veiller à ce que les chefs de projets, les gestionnaires de programmes et les gestionnaires de portefeuilles disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour accomplir leur travail de manière optimale. Cela passe souvent par le biais du développement d’un corpus de connaissances regroupant de la documentation utile et des bonnes pratiques, et notamment les enseignements des projets passés.

Contribuer activement à une gestion efficace du portefeuille de projets

Un bureau de gestion de projets est bien plus qu'un simple facilitateur. Les PMO supervisent l'exécution des projets en vue de préserver la qualité des livrables. Ils assument la responsabilité de la réalisation des projets pour le compte des différents porteurs de projets de l’entreprise en apportant leur soutien aux chefs de projets dans des domaines tels que la sélection, la planification et le suivi des projets.

Plus important encore, un bureau de gestion de projets veille à ce que les projets qui sont sélectionnés, incorporés aux portefeuilles et exécutés aient les meilleures chances de produire les bénéfices organisationnels espérés. Cela implique une compréhension fine des moteurs et des orientations stratégiques de l'entreprise, ainsi que des relations privilégiées avec les décideurs exécutifs qui fixent le cap.

Contribuer activement à une gestion efficace du portefeuille de projets

Les avantages qu'une entreprise peut tirer d'un bureau de gestion de projets efficace mériteraient un article dédié (que nous avons d'ailleurs écrit !) et peuvent varier d'une organisation à l'autre. Voici cependant un bref aperçu des principaux gains que la plupart des organisations ont pu constater après avoir mis en place un PMO :

  • De meilleurs indicateurs de réussite des projets (taux de livraison dans les délais, dans le budget et dans le périmètre impartis).
  • Une meilleure visibilité sur la capacité des ressources, une allocation et une utilisation plus efficaces des ressources, une satisfaction accrue des employés.
  • Une identification en amont des problèmes et des conflits et une meilleure gestion des risques
  • Un approfondissement des synergies entre les équipes et les services, une meilleure collaboration et une meilleure communication à l'échelle de l'organisation.
  • Une meilleure gestion du budget et une augmentation des gains financiers issus des activités projets.
  • Une meilleure cohérence des activités de gestion de portefeuilles de projets avec les orientations stratégiques globales de l'entreprise, et de meilleures chances de réaliser ses objectifs stratégiques.

 

Les articles suivants vous en apprendront plus sur les bureaux de gestion de projets :

 

(FR) Ongoing challenges for the pmo_0.png

 

Camélia Docquin

Camélia gère le marketing de la zone Europe, ce qui lui permet de s’enrichir au contact de différents points de vue sur l’environnement des affaires actuel et sur les défis en matière de gestion de projets auxquels sont confrontés entreprises comme individus au quotidien. Au nombre de ses centres d’intérêt figurent : l'innovation, la transformation digitale, et  l'exécution des stratégies d’entreprise.