Qu'est-ce qu'un système efficace de gestion des ressources ?

Comment un outil de PPM peut vous aider à gérer efficacement les ressources de vos projets ?

En synthèse :

  • Gérer de manière efficace et efficiente les ressources projets nécessite d'équilibrer la demande (la charge entrante) avec l'offre (les ressources disponibles au niveau du portefeuille de projets).
  • Avec le bon outil de gestion des ressources, les PMO peuvent rationaliser l'exécution, maximiser l'utilisation des ressources et augmenter la rentabilité des projets.
  • Un outil de gestion de portefeuilles de projets doté de bonnes capacités en matière de gestion des ressources vous aidera considérablement en vous fournissant la visibilité nécessaire sur la capacité à faire des ressources d’une part, et sur les calendriers et cahiers des charges des projets d’autre part ;
  • Un outil digne de ce nom doit proposer un large éventail de modes de gestion des ressources et être compatible avec diverses méthodes et techniques afin de s'adapter au modèle de gestion des ressources de votre organisation.

Optimiser la planification de la capacité à faire et la gestion des ressources est absolument essentiel pour gérer efficacement son portefeuille de projets. Cependant, il n’est pas toujours évident pour les bureaux de gestion de projets et les gestionnaires de portefeuilles de s'assurer que les ressources humaines, techniques et financières de leur organisation sont utilisées de la meilleure façon possible. En matière de gestion des ressources projets, atteindre l'excellence exige non seulement de s’appuyer sur une méthodologie irréprochable d'allocation des ressources, afin de s'assurer que les bonnes compétences sont mobilisées pour accomplir les bonnes tâches, mais aussi sur des mécanismes conçus pour maximiser le taux d'utilisation de l’ensemble des ressources de l'organisation.

L'enjeu ? Rien de moins que la santé de l’entreprise. Une gestion efficace des ressources, basée sur une planification et un séquençage précis des projets, permettra de stimuler la productivité, d'améliorer les relations avec les clients et leur satisfaction en renforçant la prédictibilité des livraisons, de stimuler la motivation des employés et de faciliter les décisions d'embauche.

Déterminer manuellement le scénario optimal de gestion des ressources peut s'avérer un véritable casse-tête. Mais les organisations projets peuvent tirer parti d'outils et de systèmes logiciels spécialement conçus pour faciliter, accélérer et améliorer la qualité des décisions.

Pré-requis à une gestion efficace des ressources

En matière de gestion des ressources projets, tout l’enjeu est de parvenir à systématiquement affecter les bonnes ressources aux bonnes activités et aux bons projets tout en maximisant le taux d'utilisation global. Ce qui comporte un certain nombre d’implications :

  • Les ressources productives d'une entreprise n’ont pas toutes la même valeur : si certaines peuvent être définies comme « critiques » pour l'entreprise - soit parce qu'elles sont rares et ne peuvent être remplacées facilement, soit parce qu'elles sont coûteuses, soit parce qu'elles possèdent les compétences ou des capacités uniques qui permettent à l'entreprise de se différencier sur le marché - d'autres sont objectivement moins importantes pour la survie et la réussite de l'organisation. Vous devez tenir compte de cette différence lors de l'allocation des ressources : les projets présentant le rendement potentiel et la valeur stratégique les plus élevés doivent avoir un accès prioritaire à ces ressources critiques.
  • Atteindre et préserver le taux d'utilisation idéal est essentiel pour maximiser le retour de vos investissements dans vos ressources, et notamment la masse salariale : payer des travailleurs hautement qualifiés à plein temps alors même qu'ils ne travaillent qu'à temps partiel est évidemment un gaspillage d'argent. Mais, d’un autre côté, surmener vos équipes n'est pas nécessairement la meilleure stratégie pour attirer et retenir les meilleurs éléments. Pour trouver le juste milieu, il faut être capable de prévoir la charge de travail et la capacité des ressources.
  • La disponibilité des ressources ainsi que les calendriers et les contraintes des projets sont susceptibles d'évoluer dans le temps. Cela signifie que les organisations et leurs PMO doivent être en mesure de suivre l'évolution de la demande de travail et de l'offre de ressources, et de corriger le tir en amont si nécessaire en cas de déséquilibres entre charge et capacité.

L'importance de la visibilité pour une allocation efficace des ressources

De mauvaises performances en matière d'allocation et d'utilisation des ressources émanent généralement d'un problème clé : un manque de visibilité sur les ressources disponibles et les projets en cours. Si vous voulez vous assurer que l'offre et la demande s’équilibrent dans la durée, vous devez être en mesure de voir et de suivre l’une comme l’autre. Voici comment un outil de PPM offrant de bonnes fonctionnalités de gestion des ressources peut vous aider.

Un système de gestion de portefeuilles de projets fournit un référentiel centralisé offrant une vue d'ensemble sur toutes les données relatives aux projets, en temps réel. Vous bénéficiez d'un accès instantané, partout et tout le temps, à une vue globale de vos ressources, avec la possibilité de vous assurer de leur disponibilité en un coup d'œil et d’identifier instantanément les autres activités sur lesquelles une ressource est susceptible de travailler.

Les systèmes de PPM offrent également un éventail de fonctionnalités permettant de filtrer, trier et catégoriser les ressources humaines par profil, par compétences, par situation géographique, et autres attributs. Ce panorama des qualifications et de l’occupation des ressources peut être confronté à un tableau d'ensemble des contraintes des projets en cours et à venir, avec des fonctions automatiques permettant de faire correspondre l'offre et la demande et de détecter anomalies et divergences. Des écrans et des plannings faisant la part belle à la visualisation rendent les informations digestes et faciles à communiquer.

Les plus performants des outils de gestion de portefeuilles de projets offrent la possibilité de visualiser, de suivre et de gérer les coûts associés à l'allocation des ressources afin d'aider les entreprises à optimiser le respect des délais et des objectifs financiers.

Pourquoi votre système de gestion des ressources doit être flexible et exhaustif ?

Les méthodes utilisées pour allouer et gérer les ressources peuvent varier considérablement d'une organisation à l'autre, en fonction d'un certain nombre de facteurs conjoncturels ou organisationnels : par exemple le niveau de détail requis pour l'affectation des ressources, ou les responsabilités respectives des différents acteurs impliqués dans la gestion des ressources (chefs de projets et gestionnaires de ressources, commanditaires des projets, PMO, etc.) Qui plus est, la méthode adoptée par une organisation donnée est susceptible d'évoluer dans le temps en réponse à des changements contextuels. C'est pourquoi il est essentiel d'opter pour un outil de gestion des ressources capable de s’adapter à tous les cas de figure et de couvrir toutes les possibilités.

  • Par exemple, nombreux sont les PMO et les entreprises qui ont besoin de pouvoir effectuer des affectations dites « souples » (c'est-à-dire d'affecter un profil générique avant d’identifier une ressource nominative) pour des projets dont la planification n’est encore qu’esquissée.
  • Selon la situation géographique et le secteur d'activité de votre entreprise, vous pouvez préférer affecter les ressources à l'heure, à la journée, ou opter pour un mélange des deux. Votre plateforme de gestion des ressources doit idéalement offrir toutes ces possibilités.
  • Un bon outil de gestion de portefeuilles de projets doit vous permettre d'affecter des ressources au niveau d'une activité, d'un projet, voire d'un programme ou d'un portefeuille. La plupart des organisations doivent répartir une quantité fixe de ressources partagées entre plusieurs initiatives. Votre système de PPM et de gestion des ressources doit donc vous aider à analyser les interdépendances pour vous aider à prévenir et à résoudre les conflits d'affectation des ressources entre les projets.
  • Enfin, les PMO doivent être en mesure d’anticiper de manière fiable et précise les besoins et la capacité à faire afin d'établir des projections réalistes. Des fonctionnalités telles que des modèles de projet prédéfinis proposant des besoins en ressources par défaut pour un projet, des écrans et des rapports évoluant en temps réel, et des fonctionnalités de simulation de scénarios aideront à mieux prévoir et, par conséquent, à mieux prioriser les projets et/ou à effectuer en amont les ajustements de capacité requis.

 

Pour de plus amples informations sur la gestion des ressources, consultez les contenus suivants :

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Benoît Boitard

Benoît est membre de l'équipe marketing de Sciforma depuis 2020. Préalablement, il a connu de multiples expériences professionnelles exerçant notamment en tant que consultant en stratégie digitale, tant en start-up émergentes que dans de grandes entreprises. Ces expériences diverses l'ont imprégné d'une vision globale de la gestion de projet dans des environnements de travail traditionnels et agiles