Aubert & Duval : maitriser les cycles de conception avec un PMO actif
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CARTE D’IDENTITÉ DE L’ENTREPRISE

Aubert & Duval constitue, avec Erasteel, la division Alliages du groupe minier et métallurgique Eramet, l’un des premiers producteurs au niveau mondial. L’entreprise est spécialisée dans la conception, l’élaboration, et la transformation de superalliages et de solutions métallurgiques à haute performance.

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Le PMO dispose désormais d’une vision consolidée du plan de charge à 18 mois, par équipe et par métier, pour les projets en cours et à venir.

Arnaud Montels
PMO Manager
LE CONTEXTE

Aubert & Duval produit des pièces critiques pour des clients évoluant dans des industries de pointe, comme l’aéronautique et la défense, et pour lesquels le respect des délais de livraison est un facteur essentiel. Pour s’assurer de tenir ses engagements envers ses clients et les servir au mieux, l’entreprise souhaitait :
- Renforcer sa maîtrise de la capacité de ses métiers et équipes de conception (ou « plateaux techniques ») de manière à pouvoir mieux l’adapter à la charge.
- Améliorer le suivi opérationnel des projets de développement en pilotant les jalons du processus de
conception.
- Centraliser la supervision du pilotage des portefeuilles de projets en créant un PMO (Project Management Office / Bureau des projets) garant de la configuration de l’outil et de l’exécution du processus.
Le PMO dispose désormais d’une vision consolidée du plan de charge à 18 mois, par équipe et par métier, pour les projets en cours et à venir.

ATTENTES ET OBJECTIFS D’AUBERT & DUVAL
UNE GESTION CONSOLIDÉE DE LA CHARGE ET DE LA CAPACITÉ

Faute de référentiel unique centralisant l’ensemble des projets de développement de l’entreprise, un suivi partiel des projets était effectué via Excel au niveau de chaque plateau, limitant la visibilité sur l’en-cours et l’à-venir. En conséquence, il était impossible d’avoir une vision consolidée de la charge des équipes et des métiers de conception (150 personnes réparties sur 4 sites) Aubert & Duval avait besoin d’un système permettant de recueillir et de consolider la demande de projets pour pouvoir anticiper les évolutions de capacité requises en fonction de la charge des projets en cours et prévisionnels.

UNE MEILLEURE VISIBILITÉ SUR L’OCCUPATION DES RESSOURCES

Les projets de développement de nouveaux produits ne forment que la partie émergée de la charge des équipes de conception
(50% de la charge en 2019). L’autre moitié de la charge est composée de projets internes (industriels, organisationnels) et d’activités récurrentes telles le support à la production, le traitement des sujets d’amélioration continue ou encore la gestion d’équipe. Il était donc important d’identifier et de prévoir les charges associées sur chacun de ces types d’activités. Aubert & Duval avait également besoin de recueillir les temps passés sur tous ces types de projet afin de capitaliser sur les temps passés par métier et améliorer les modèles de prévision.

PERMETTRE AU PMO DE JOUER À PLEIN SON RÔLE DE GESTION TRANSVERSE

Directement rattaché à la direction des développements industriels, le bureau de gestion de projets (PMO) d’Aubert & Duval a été conçu comme une fonction transverse faisant le lien entre les différents plateaux techniques (la MOE) et les autres équipes MOA (directions commerciales et direction d’usine). C’est le garant de l’application de la méthodologie, de l’animation des processus, de la « fraîcheur » des données et donc de la qualité du reporting et des décisions associées. Actuellement composé d’une personne à temps plein (le PMO Manager) et d’un renfort PMO assuré par la société ASI (équivalent à 0,4 ETP), le PMO s’appuie également sur un réseau de 7 utilisateurs-clés qui sont les référents processus et outil dans leur équipe. Le pilotage du processus se réalise au sein des instances mensuelles animées par 7 managers d’équipe de conception. Le PMO Manager anime quant à lui les instances trimestrielles avec la direction générale et les directions de Business Unit.
Un autre enjeu clé pour l’entreprise était la collaboration multi-sites, les équipes de conception et leur clients internes (environ 200 personnes) étant répartis sur les différentes usines de la division : 4 en France et 1 en Inde.

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LA SOLUTION SCIFORMA
FONCTIONNALITÉS CLÉS

- Gestion des ressources : identification de chaque ressource avec nom, métier, date arrivée, date de départ, disponibilité variable par période, type (interne/externe) et statut (actif, inactif, planifié).
- Gestion de la capacité réelle (ressources présentes) et de la capacité prévisionnelle (recrutements prévisionnels).
- Identification dans les plannings des jalons clés du processus de développement.
- Planification des charges basée sur des modèles de projet.
- Reporting multi-projets (suivi des jalons, plan de charge par équipe et par métier) : l’identification des jalons clés dans chaque projet de développement a permis de construire des indicateurs de performance de jalons et un calendrier partagé et consolidé de passage des jalons.
- Saisie des temps passés : l’analyse des temps passés via la saisie des temps dans Sciforma a permis de mieux mesurer la répartition des charges par type d’activité, d’adapter les charges prévisionnelles des modèles de projets et d’adapter le fonctionnement des chefs de projets et des concepteurs.

PARTIS PRIS TECHNIQUES

Aubert & Duval a opté pour Sciforma en mode cloud après avoir obtenu les garanties requises en matière de sécurité des données.

ACCOMPAGNEMENT

Après une première phase d’intégration réalisée par les équipes Sciforma, Aubert & Duval a choisi ASI (partenaire certifié de Sciforma) pour :
L’accompagner dans les études de cadrages avant l’activation d’une fonctionnalité standard ou le développement d’un écran spécifique.
Réaliser le paramétrage de l’outil.
L’accompagner dans la conduite du changement (formations, guides utilisateurs…).
Réaliser la TMA (Tierce Maintenance Applicative) via un contrat annuel passé avec la DSI d’Aubert & Duval. Cette activité regroupant du support outil, de la correction de dysfonctionnement et de la réalisation de petites évolutions.
Accompagner le PMO Manager dans sa mission (support méthodologique, conseil, vérification de la qualité des données…).

Le rôle du PMO est loin de se limiter à la mise en place d’un outil et au contrôle de l’application de règles de fonctionnement.
Il doit également jouer un rôle de coach, de conseiller, être à l’écoute des différents acteurs pour pouvoir adapter l’outil et le processus, savoir décliner la stratégie de l’entreprise sur la gestion de portefeuilles de projets et savoir présenter un reporting consolidé auprès de la direction générale

Arnaud Montels
PMO Manager
LES BÉNÉFICES POUR AUBERT & DUVAL
UNE PRÉDICTIBILITÉ ACCRUE DE LA CHARGE

La mise en service de Sciforma début 2018 a aussitôt amélioré la visibilité sur la charge à venir, par équipe et par métier, notamment grâce à l’utilisation d’une bibliothèque de modèles de projets pré-paramétrés permettant de standardiser les cycles de développement des produits.
Des instances de revues de prévisions ont été planifiées avec les équipes commerciales pour déclarer au plus tôt les projets prévisionnels de développement, en leur associant une probabilité de lancement.
Le PMO dispose désormais d’une vision consolidée du plan de charge à 18 mois, par équipe et par métier, pour les projets en cours et à venir.Des fonctionnalités telles que le Plan de charge multicritères, qui permet de filtrer les projets par type, par client, par chef de projet et par portefeuille, ont rendu possibles des analyses fines de l’équilibre charge/capacité, en temps réel.
Désormais en mesure de montrer à sa direction des rapports de charge clairs, le PMO a pu mettre en évidence la surcharge des équipes, et a ainsi obtenu la création de 22 équivalents temps plein dès le premier comité de pilotage d’octobre 2018.

UNE SOLUTION ADAPTÉE AUX MANAGERS, AUX CHEFS DE PROJETS, AUX COLLABORATEURS ET À LA VISION DU PMO :

Dans une optique d’amélioration continue, le PMO a choisi de collaborer sur le long terme avec ASI, partenaire officiel de Sciforma. Après avoir intégré l’outil et paramétré des écrans et indicateurs sur-mesure pour répondre aux besoins spécifiques de l’organisation et aux attentes exprimées par les utilisateurs, les consultants d’ASI continuent d’accompagner Aubert & Duval. Il s’agit tant d’animer des formations et ateliers pour les utilisateurs que d’intégrer de nouvelles fonctionnalités pour épouser l’évolution des besoins et du processus.
Ces efforts de conduite du changement ont été décisifs pour faire adopter l’outil. Par exemple, le développement d’un écran « Mes Projets », fournissant à chaque chef de projet un aperçu synthétique de ses projets, a fait gagner un temps précieux à ces ressources très occupées et les a aidées à prendre conscience de l’intérêt de Sciforma.

RENFORCEMENT DE LA CULTURE PROJET

Dans un environnement industriel de métallurgie pointe, les chefs de projets ont des profils très variés. Techniciens spécialisés, ingénieurs en mécanique ou en métallurgie, certains n’ont jamais eu de formation de “ chef de projet ”.
Le déploiement de Sciforma et de la gestion de projets permet à cette population de “se réunir” autour d’un outil et d’un processus commun, et de mettre en exergue tous les aspects de la gestion de projets (jalons, livrables, charge, coût, reste à faire…)