Bioaster : Un logiciel de gestion de projets au coeur de la recherche médicale
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A propos de Bioaster

BIOASTER est un Institut de Recherche Technologique (ITR) français largement reconnu. Il a été créé en 2012, à l’initiative du gouvernement français, par l’Institut Pasteur et le pôle de compétitivité santé Lyon Biopôle, initiant un modèle nouveau, collaboratif et innovant, destiné à accélérer les innovations technologiques en microbiologie et en maladies infectieuses. La fondation est aujourd’hui composée de 130 personnes dont plus de 60% des personnes sont de profils scientifiques et technologiques. La mission de BIOASTER est de favoriser la réalisation de projets ambitieux au bénéfice des patients, en nouant des collaborations entre partenaires publics et partenaires privés. Sept services technologiques interconnectés travaillent sur quatre programmes : les diagnostics, les vaccins, les antimicrobiens et le microbiote. Une cinquantaine de projets collaboratifs sont co-réalisés dans des installations à la pointe de la technologie, à Lyon et à Paris. Les partenaires sont des institutions publiques et privées, des sociétés industrielles, des PMEs et des académiques.

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Sciforma a été l’outil le mieux adapté à nos besoins. Sciforma était une excellente combinaison en termes de périmètre, de configuration et d’adaptation, de sophistication et de budget

Carole Leroy
Responsable de la cellule de Management des Projets (PMO)
Un PMO avec une mission déterminante

Carole Leroy est responsable de la cellule de Management des Projets (PMO). Forte de son expérience et expertise en gestion de projets, elle gère un service qui est un interlocuteur clé pour chaque projet, capable d’assurer un lien, un dialogue de qualité et de proximité avec les équipes projets.

Le PMO est présent tout au long du cycle de vie de chaque projet de BIOASTER. Un gestionnaire de projet contribue au pilotage du projet pour en assurer sa bonne réalisation et pour optimiser la collaboration au cours des phases de montage et de mise en place.
Le PMO intervient en tant qu’intermédiaire entre les diverses parties prenantes.

L’organisation ainsi repose sur :
• Une équipe expérimentée et qualifiée, certifiée à la méthodologie PRINCE2.
• Un cadre de référence commun constitué des meilleures pratiques et de
méthodes adaptées pour l’établissement des budgets et des plans, pour la
traçabilité et la conformité des livrables, pour le suivi et reporting de chaque
projet.
• Un portail sécurisé pour chaque projet afin de faciliter le travail en équipe et la
communication entre les parties prenantes.

Les besoins exprimés lors du choix du logiciel de gestion de projet et de portefeuille de projets

A son arrivée chez BIOASTER en 2013 (après 12 ans chez Sanofi, un des fondateurs de BIOASTER et une des cinq premières entreprises pharmaceutiques au monde), Carole Leroy rédige un cahier des charges pour identifier une solution de gestion de projets (PPM) qui permette en particulier de répondre à cet objectif collaboratif.
Pour les projets, l’outil PPM doit être utilisé au cours de plusieurs phases, à commencer par :
• Sa maturation : définition détaillée des objectifs, des activités, résultats attendus, budget, modèle financier, allocation des ressources de l’IRT, propriété intellectuelle, etc.
• Son exécution : signature du Consortium par les parties prenantes, suivi de l’avancement des activités et traçabilité du changement en cas d’avenant.
• Son arrêt (projet terminé ou stoppé).
 

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Sciforma : la Bonne Solution

Sciforma était une excellente combinaison en termes de périmètre, de configuration et d’adaptation, de sophistication et de budget.
Les relations entre BIOASTER et Sciforma étaient un autre facteur clé. Le niveau d’expertise des consultants Sciforma concernant les spécificités des projets de R&D ont facilité la mise en place et le support. “Nous nous sommes compris très vite !” ajoute Carole Leroy.

Sciforma est maintenant l’outil central de gestion de projet set de portefeuille de projets, utilisé pour le contrôle de toutes les phases de planification, d’avancement et de budgets. Il est également utilisé pour la veille des ressources scientifiques lors de l’évaluation de la faisabilité opérationnelle des projets proposés.
En outre, les tâches que couvre le logiciel Sciforma comprennent aussi :
• La modélisation des flux financiers lors des phases finales de planning et d’exécution du projet.
• Le suivi des ressources internes et l’analyse des saisies de temps pour maitriser les dépenses.
• La gestion des budgets, y compris la distribution et la consolidation des ressources de tous les portefeuilles.
• L’incorporation des coûts des partenaires pour l’analyse et le reporting des coûts réels finaux du projet.

Des économies concrètes en terme de temps de reporting

D’un simple clic, Sciforma nous montre la distribution budgétaire annuelle de tout un portefeuille de projets sur plusieurs années

Carole Leroy
Responsable de la cellule de Management des Projets (PMO)
Les bénéfices : une meilleure gestion des équipes et des ressources
Adoption de l’outil

Un sondage de suivi réalisé à la fin de la première année a produit des résultats encore plus intéressants: tous les gestionnaires ont manifesté leur enthousiasme sur la valeur ajoutée de la solution Sciforma. Ils ont constaté concrètement la qualité des données. Ils utilisent désormais les données générées par Sciforma pour leurs propres présentations, et comprennent comment elles sont utilisées par le management lors de la prise de décisions. “Pour moi, c’est la véritable réussite: le fait que les intéressés s’en servent réellement est fondamental,” explique Carole Leroy.

 

Communication

La communication au sein des projets est toujours importante, dans le cas de BIOASTER, elle est cruciale. Les projets collaboratifs fédèrent souvent des partenaires industriels et universitaires géographiquement éloignés, qui ont cependant des enjeux et des contraintes souvent différentes à prendre en compte. De ce fait, les gestionnaires de projet ont un rôle clé de coordination et de centralisation des données et des informations.

 

Gestion des équipes

Les données que génère la solution Sciforma sont utilisées pour l’attribution et la gestion des ressources, la fixation de priorités des projets et le planning des capacités. Il y a sept unités technologiques) qui interviennent de manière transversale sur tous les projets. L’affectation prévisionnelle des ressources permet à BIOASTER de mettre en place le planning détaillé des capacités, de fixer des priorités aux activités et aux projets, et de recruter des effectifs si nécessaires.