Suite à un important remaniement du système de santé québécois, l’Hôpital général juif de Montréal (HGJ) - un établissement médical doté de 637 lits - a fusionné avec 30 autres établissements, et a dû rapidement établir des interfaces avec les autres hôpitaux avec lesquels il a fusionné, ce qui représentait une transition colossale. Affilié à l’université McGill, l’HGJ est très réputé pour son accueil de patients de toute la région et de toutes origines religieuses, ethniques, culturelles et linguistiques. Il s’agit de l’un des deux hôpitaux officiellement bilingues qui prend soin des communautés francophones et anglophones. Jusque-là, les chefs de projets utilisaient un patchwork de solutions incluant Microsoft Word, Excel et Project ainsi qu’un logiciel de gestion financière propriétaire. Ce système s’est révélé insuffisant pour faire face aux centaines de projets à exécuter rapidement tout en respectant des contraintes budgétaires serrées. Le CIUSSS avait donc besoin d’une solution qui puisse être implémentée dans des délais courts et auprès de tous les intervenants concernés et sur les différents sites, qui puisse centraliser les demandes et gérer les portefeuilles de projets, le tout pour un prix raisonnable. Autre critère essentiel : la solution devait être utilisable par des utilisateurs aussi bien anglophones que francophones.

Un peu de contexte

Le système de santé canadien dépend du secteur public et est géré par chaque province de manière autonome. En 2015, la province du Québec a promulgué une proposition de loi connue sous le nom de « Proposition de loi n°10 », qui a entraîné une importante refonte du système de santé. La province a été divisée en un ensemble de régions sociosanitaires, lesquelles intègrent des centres universitaires de santé et de services sociaux (CIUSSS). L’HGJ est le CIUSSS du Centre-Ouest-del’Île-de-Montréal.

Les CIUSSS sont en charge des services sociaux et de santé (y compris de santé mentale) à l’échelle locale ; les fournisseurs ont par conséquent dû établir un grand nombre de collaborations et de partenariats. Pour l’HGJ, cela impliquait de nouer rapidement des partenariats avec des cliniques, des pharmacies, des structures de soins de santé primaires, des communautés et des groupes médicaux, d’autres hôpitaux et d’autres partenaires, comme par exemple des écoles.

La solution Sciforma

Le CIUSSS a travaillé avec des consultants pour trouver la solution idéale. «  Il existe de nombreux outils qui permettent de gérer des projets,» commente Julie Vaillant, la coordinatrice planification, projets, stratégies de l’hôpital. « C’est la partie la plus facile. Mais trouver un outil qui permette de gérer des portefeuilles de projets ainsi que les projets eux mêmes, c’est plus rare, surtout étant donné notre budget. Sciforma fait tout cela, et même plus encore. »

En effet, l’équipe du CIUSSS a constaté que Sciforma répondait à toutes leurs exigences. Ils relèvent tout particulièrement les avantages suivants :

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  • Une solution « clés en main » ; Sciforma a pu être implémenté rapidement et pour un prix abordable. L’hôpital ne paie que pour les fonctionnalités qu’il utilise.
  • La solution Sciforma est configurable à 100 %, ce qui leur permet de l’adapter à leurs besoins

Face à l’urgence et à l’ampleur du changement organisationnel que représentait l’intégration de l’HGJ au sein du CIUSSS, les chefs de projets de l’hôpital se sont reposés sur les conseils et l’assistance de Sciforma. Une réunion de lancement a pavé la voie pour une implémentation sans accroc. Quelques semaines suffirent pour accomplir la phase de configuration et d’implémentation de base. Par la suite, une fois que les membres du CIUSSS ont ajusté et optimisé leurs processus de travail, ils ont décidé d’ajouter d’autres fonctionnalités Sciforma.

Des avantages stimulants

L’adaptabilité. La solution Sciforma est flexible en termes de gestion des droits d’accès et de choix des méthodologies. Par exemple :

  • Les membres de l’équipe projet disposent de leurs propres portails ; une fonctionnalité par défaut de Sciforma comprenant des formulaires permettant de renseigner des idées et des demandes de projet.
  • L’accès est personnalisé de manière à ce que chaque utilisateur ne voit que ce qu’il a besoin de voir
  • La terminologie qui varie selon les différents secteurs de santé est adaptée.
  • Les chefs de départements peuvent implémenter leurs propres méthodologies.
  • L’accès en lecture seule est gratuit.

La consolidation. Le CIUSSS gère désormais plus de 350 projets grâce à la solution Sciforma, à différentes étapes du processus. Les fonctionnalités du logiciel sont plus puissantes et beaucoup plus faciles à utiliser que le patchwork de solutions auquel l’HGJ et ses nouveaux partenaires avaient recours jusque-là. Elles permettent au groupe maintenant consolidé d’être beaucoup plus efficient.

Les comptes et budgets. La solution Sciforma permet de gérer efficacement, en temps réel, le budget pour 25 comptes du CIUSSS. Les projets et les portefeuilles sont associés aux comptes, ce qui permet de toujours connaître ce qui est disponible dans chaque compte. Il est possible de simuler la planification des performances et d’établir les priorités entre les différents projets.

Les performances. Les chargés de projets utilisent l’outil Sciforma afin d’être en mesure de gérer leurs propres projets de manière autonome. Après avoir renseigné les échéanciers dans le diagramme de Gantt, ils disposent en permanence d’une vue détaillée de la progression de tous leurs projets et peuvent surveiller tout écart par rapport à ce qui a été planifié.

Les tableaux de bord intégrés. L’outil Sciforma contient des tableaux de bord qui présentent des informations préformatées à partir desquelles des rapports peuvent être générés automatiquement