Le Fonds de solidarité FTQ est un des fleurons de l’économie québécoise. Il gère un actif net de 14,3 milliards de dollars et contribue de façon durable au développement de l’économie et de l’emploi au Québec. Il s’appuie sur la force d’un vaste réseau de plus de 2 839 entreprises partenaires présentes dans la province et sur la solidarité de 667 417 actionnaires-épargnants. Sa mission, par de l’investissement et de la formation, est de créer, maintenir ou sauvegarder des emplois, investir dans des entreprises à impact économique québécois et leur fournir des services en vue de contribuer à leur développement.

Un portefeuille de projets en fort développement

Le portefeuille de projets - qui comprend principalement des projets internes de développement informatiques, d’aménagement ou des projets réglementaires - a quadruplé en 4 ans. Et les équipes correspondantes ont aussi plus que quadruplé dans les 4 dernières années. Une Vice-Présidence principale aux technologies de l’information, à la gestion de projets et à l’administration a été créé qui dépend directement du Président et chef de direction du Fonds. A l’heure actuelle, une trentaine de projets sont menés de front et plus de 160 initiatives sont inscrites au portefeuille mais non réalisées.

Microsoft Project, l’outil existant, devient insuffisant pour gérer la capacité et effectuer la reddition de compte

Face à cette explosion du portefeuille, le logiciel MS Project local ne permet plus de gérer un portefeuilleet des équipes en forte croissance. Il devient particulièrement limité pour gérer la capacité : "Nous en perdions notre latin" - Stephane Lortie, Conseiller principal au portefeuille de projets. Se profile donc la nécessité d’acquérir un outil plus robuste et intégré pour la gestion de la capacité et la gestion centralisée des ressources.Cet outil doit pouvoir permettre de répondre à des questions essentielles pour un portefeuille de projets en croissance:

  • Qui fait quoi? Où?
  • Quelles sont les ressources disponibles?
  • Dois-je embaucher ou faire appel à des consultants?
  • Ai-je la capacité pour débuter un autre projet?
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Le défi principal est de pouvoir regrouper dans une localisation unique des données qui sont stockées localement, qui sont déconnectées et dont la consolidation est fastidieuse et longue.

Plus le portefeuille de projets a une valeur monétaire importante, plus la reddition de compte demandée par les instances doit être précise. Un outil intégrée de gestion de projets permet de suivre plus facilement des indicateurs de performance propres aux projets.

Le besoin: un outil qui permet d’avoir une vision globale et en temps réel du portefeuille

L’adoption de l’outil de gestion de projets et de portefeuilles de projets Sciforma a permis:

Homegrown tools to manage projects and portfolios were all disconnected from each other. Project and portfolio managers were spending too much time on administration activities because of disconnected tools. Project financials and resource utilization data was difficult to keep up to date. The ability to compete more successfully meant addressing gaps in scheduling, status reporting, financial reporting and overall collaboration between stakeholders across departments. Doing it right would also mean a single project and portfolio repository that was no longer widely dispersed in silos. Additionally, Enercare needed a solution with robust capabilities to address a bi-modal environment along with the flexibility to grow in functionality and feature sets to maximize value for a company that is constantly growing.

  • D’avoir une vision globale des projets auparavant gérés au niveau individuel,
  • D’avoir un accès en temps réel à des données auparavant stockées dans des silos et déconnectées
  • D’automatiser les feuilles de temps pour avoir des mises à jour en temps réel, des informations plus détaillées, et de gagner un temps important par rapport à la gestion manuelle précédente.
  • D’avoir une vision globale en temps réel de l’état d’avancement du portefeuille global, des budgets, des coûts et d’effectuer des prévisions.
  • D’appuyer le comité de direction du Fonds dans le choix des projets à réaliser, en fonction des objectifs stratégiques, de l’enveloppe budgétaire annuelle et de la capacité organisationnelle.

Sciforma Solution

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Sciforma’s flexibility enabled Senior Program & Agile Manager, Michael Fernandes, to craft a solution tailored for Enercare’s unique requirements. Sciforma’s scalability enabled him to adopt a phased approach, prudently building upon base functionality. The immediate benefit, which spearheaded adoption, was to provide the organization with a single location where project knowledge and data are stored. The ultimate benefit of the Sciforma solution is to be able to monitor impact on resources and cost when priorities from project to project change.

Les prochaines étapes : la gestion des demandes pour des recommandations stratégiques auprès de la direction

Du fait du rattachement de la Vice-Présidence principale aux technologies de l’information, à la gestion de projets et à l’administration à la haute direction, il est également essentiel de pouvoir suggérer ou recommander des initiatives et d’avoir les outils qui permettent d’aider dans les choix de recommandations et ultimement le choix des projets à réaliser. Sciforma sera utilisé dans un futur proche pour simuler des scénarios selon les bénéfices attendus et selon des grilles de priorisation.