Au cœur d’un continuum de formation, l’École nationale de police du Québec offre des activités destinées à développer et maintenir les compétences des acteurs et partenaires de la communauté policière et de la sécurité publique. L’ENPQ off re des formations, des programmes ou des cours ad hoc auprès de clientèles en sécurité publique et privée, armées ou non : outre les 648 aspirants qu’elle forme chaque année pour devenir policiers, elle reçoit plus de 10 000 inscriptions annuelles.

Les objectifs de l’ENPQ

Les projets sont très variés et on en compte annuellement plus d’une soixantaine : développements de formations sur les nouvelles réalités de la profession, projets institutionnels, de recherche et technologiques. En 2011, le bureau de projet de l’ENPQ décide d’adopter une approche plus stratégique, pour se donner les moyens de suivre efficacement les projets d’envergure et d’atteindre les orientations fixées.

Problématiques rencontrées par le client

"Instauré depuis plus de 15 ans, le Bureau de projets de l’ENPQ avait atteint une maturité au niveau de ses processus de gestion de projets et de gestion de portefeuille de projets. Cependant, les outils utilisés ne suivaient pas l’évolution des pratiques en place. Stéfanie Bastien, conseillère en affaires institutionnelles au sein de la Direction des affaires institutionnelles et des communications de l’ENPQ, souligne les exigences du bureau de projet lors de sa recherche en 2016 :

  • il fallait un outil de GPP facile à utiliser, dans la mesure où les utilisateurs ne sont pas tous des spécialistes en gestion de projets,
  • les outils alors en place n’étaient plus assez efficaces ou trop lourds à générer, principalement pour la gestion du portefeuille de projets : les matrices Excel, les documents Word, tous gérés manuellement, rendaient la tâche de plus en plus complexe,
  • pouvoir travailler en approche mixte combinant la gestion de projets Agile et traditionnelle,
  • assurer le maintien de l’autonomie du bureau de projet pour développer des rapports ad hoc et prioriser les projets selon des critères variables,
  • faciliter la révision fréquente inhérente à une organisation gouvernementale. L’ENPQ cherchait donc à se doter d’un logiciel de gestion de projet, qui soit également un logiciel de gestion de portefeuille de projets.
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Solutions apportées par Sciforma

Rapidité et facilité d’utilisation favorisent l’adoption des utilisateurs
« Rapide » et « facile » à utiliser, Sciforma a rencontré l’adhésion de ses utilisateurs. Certains ont même manifesté de l’intérêt pour une utilisation allant au-delà de la gestion de projets, pour la gestion de la capacité organisationnelle dans leurs équipes au niveau du plan de travail.

Fonctionnalités et ressources extensibles
« L’éventail des modules offerts, la possibilité de réaliser par petits pas et d’intégrer ces modules progressivement au lieu de le faire en une bouchée a été un gros point positif. »

Une base de données digitalisée et en temps-réel
« La gestion en ligne des propositions de projets en format électronique a mis fin aux formulaires papier et a permis une plus grande accessibilité de l’information aux gestionnaires et parties prenantes, accélérant considérablement le travail et les autorisations hiérarchiques. »

Mise en place rapide et efficace
« De la rencontre de démarrage à l’utilisation en moins d’un mois, incluant le paramétrage et la formation! »

“Une belle relation d’affaires”
« L’équipe de Sciforma répond rapidement à nos questions, nous avons des suivis réguliers avec son équipe. C’est une belle relation d’affaires et cela contribue à notre engouement pour ce produit. »

Points importants à retenir

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Organisation plus structurée aidant à la prise de décision
Sciforma a permis « d’instaurer une plus grande rigueur dans les suivis et ainsi générer des données plus fiables qui ont aidé par la suite à la prise de décisions. »

Automatisation des tâches
« Désormais, beaucoup de tâches s’automatisent, il n’est plus nécessaire de retranscrire certaines données. Ce gain est appréciable ! »

Ressources et fonctionnalités considérables
Sciforma « présente beaucoup de ressources, nos chargés de projets découvrent régulièrement de nouvelles fonctionnalités que nous déployons selon les besoins ».