Retraites Populaires : centraliser pour uniformiser les pratiques de gestion
Vidéo
PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE

200 000 assurés
25 milliards de CHF sous gestion
350 employés

En faisant de Sciforma le référentiel unique pour toutes les données et activités liées aux projets, Retraites Populaires s’est dotée d’un cadre commun pour structurer et harmoniser les méthodes de travail de l’ensemble de ses chefs de projets, tous niveaux de maturité confondus. Une initiative qui a permis de généraliser et partager les bonnes pratiques.

Il y a près de 10 ans déjà que Retraites Populaires, le spécialiste vaudois de l’assurance vie et de la prévoyance professionnelle, a adopté la solution de gestion de projets centralisée de Sciforma. Objectif premier : installer et ancrer une véritable culture de la gestion de projets dans toute l’entreprise.

Localisation
Secteur d'activité

« La mise en place d’un outil de gestion centralisée visait avant tout à uniformiser les bonnes pratiques et à conceptualiser la méthodologie commune de gestion de projets. Cela était important pour Retraites Populaires, où la population des chefs de projets est assez hétérogène. Certains sont des professionnels aguerris, mais pour d’autres, qui proviennent d’univers différents, les enjeux et méthodes de gestion de projets sont moins évidents. L’adoption d’une solution centralisée, commune à tous, a permis de mettre à plat les problématiques de gestion de projets dans l’organisation pour cadrer les pratiques et le langage communs ».

Antoine Pouget
consultant en intégration ayant accompagné Retraites Populaires dans le déploiement de Sciforma
TREMPLIN VERS UNE CULTURE COMMUNE DE LA GESTION DE PROJETS

Nolwen Favé, PMO chez Retraites Populaires, renchérit :

« L’enjeu était aussi d’automatiser pour limiter les risques et les dérives. Effectuer manuellement les tâches liées au suivi de projets et au reporting est non seulement très chronophage, mais comporte aussi une part de risque dans la mesure où il n’y a pas de garde-fous », poursuit la PMO.

 

LE ROLE DE L'OUTIL DE GESTION DE PORTEFEUILLES DE PROJETS ET DU PMO
Un "référentiel commun"

Sciforma est le moyen qui fédère et structure toutes les parties prenantes amenées à intervenir sur un projet, qu’il s’agisse de chefs de projets à part entière, ou d’autres collaborateurs ponctuellement impliqués dans un projet donné, tous pôles confondus.

« Ce rôle de référentiel commun est très important. En connectant les divers projets de l’entreprise et en uniformisant la manière dont ils sont gérés, la solution nous permet d’aller de l’avant au même rythme, et de manière coordonnée », complète Nolwen Favé.

Un cadre à la transformation de l’entreprise

Les projets peuvent également porter sur le développement de nouveaux produits, une évolution de l’organisation de l’entreprise, l’adaptation aux évolutions du contexte législatif, des conditions de marché… En somme, tout ce qui touche à la dynamique d’évolution de l’entreprise. « Les choses changent rapidement chez Retraites Populaires, et tout changement se fait par l’intermédiaire d’un projet. À ce titre, au PMO, nous offrons un cadre à la transformation de l’entreprise ! »

Centraliser la totalité de vos données projets dans un unique système PPM.

La réalisation de vos projets est stratégique pour votre entreprise!

Sans référentiel unique et gestion consolidée, vous n’avez de visibilité pour prendre des décisions rapides et avisées. Agissez aujourd’hui!;

Sciforma centralise donc l’ensemble des projets liés à l’activité de l’entreprise.

Les projets menés chez Retraites Populaires concernent en bonne partie la digitalisation et l’évolution des systèmes d’information, qu’il s’agisse du développement interne d’une nouvelle application, ou de l’acquisition de progiciels externes dont le déploiement passe aussi par un projet. « Nous venons par exemple d’intégrer un progiciel complexe pour nous assister dans nos activités de gérance immobilière, et assurer son déploiement sécurisé a été pour nous un enjeu important », illustre Nolwen Favé.

Pas de Sciforma, pas de projet!

« Nous avons donc fait de Sciforma le passage obligé pour tout ce qui touche à la gestion de projets. Pour être retenue et obtenir un budget, une opportunité doit avant tout être saisie dans Sciforma et évaluée ; il en va de même lorsqu’il s’agit de faire évoluer un projet en cours. Pas de Sciforma, pas de projet ! »

Nolwen Favé
PMO
LES PROCHAINES ETAPES
Migration 7.1

L’entreprise évolue, l’outil aussi : Retraites Populaires a migré sur la version 7.1 de Sciforma au mois de novembre 2018, sans heurt.

« Nous avons fait de l’information plutôt que de la formation. L’outil est intuitif, et c’est pour moi une force que de ne pas avoir à m’encombrer de manuels d’utilisation à rallonge. Je peux ainsi me concentrer sur d’autres missions, par exemple prioriser le portefeuille, coacher les chefs de projet ou travailler à améliorer l’analyse ou le reporting. »

Une prise en main plus facile

« Cette migration n’a pas eu le même effet révolutionnaire sur la gestion de projets de Retraites Populaires que la mise en place initiale. Il s’agissait essentiellement d’améliorer la performance de l’outil, mais aussi son ergonomie, et notamment le graphisme des écrans, pour faciliter la prise en main par ceux qui ne sont pas spécialistes de la gestion de projets », pour Antoine Pouget.

Le choix de l'Agile

« Certains chefs de projets informatiques aguerris, qui faisaient déjà de l’agilité avant Sciforma, ont profité de la mise en place de l’outil pour y greffer leurs pratiques agiles. Cette capacité à coupler gestion de projets classique et brique agile pour ceux qui le souhaitent est une vraie plus-value de la solution, et il pourrait être intéressant d’essayer d’en élargir l’usage à l’avenir »